Как учесть прочие расходы

Порядок налогового учета прочих расходов зависит от метода учета, который вы применяете, и от конкретного вида расходов. При методе начисления расходы по общему правилу признаются в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся, независимо от времени их оплаты. При этом, например, расходы на уплату налогов, сборов, страховых взносов учитываются на дату начисления, а командировочные и представительские расходы – на дату утверждения авансового отчета. При кассовом методе прочие расходы признаются после их фактической оплаты. В бухгалтерском учете прочими считаются все расходы, которые не относятся к расходам по обычным видам деятельности.

Что входит в состав прочих расходов в налоговом учете по налогу на прибыль

В состав прочих расходов входят затраты организации, которые связаны с производством и реализацией, но не относятся к другим группам расходов: к материальным расходам, расходам на оплату труда и амортизационным отчислениям (п. 2 ст. 253 НК РФ).

Основной перечень прочих расходов приведен в п. 1 ст. 264 НК РФ. В частности, к таким расходам относятся:

• суммы налогов, сборов, страховых взносов, таможенных пошлин, кроме тех, что перечислены в ст. 270 НК РФ;
• расходы на сертификацию продукции (услуг);
• комиссионные сборы за выполненные сторонними организациями работы (услуги);
• портовые и аэродромные сборы;
• подъемные, которые выплачены в пределах норм, установленных законодательством РФ;
• расходы на пожарную безопасность, а также охрану;
• расходы на обеспечение нормальных условий труда и мер по технике безопасности, расходы на лечение профзаболеваний работников, которые заняты на работах с вредными или тяжелыми условиями труда;
• расходы по набору персонала;
• расходы на оказание услуг по гарантийному ремонту и обслуживанию;
• арендные и лизинговые платежи за арендуемое и принятое в лизинг имущество;
• расходы на содержание служебного транспорта, в том числе компенсации работникам за использование в служебных целях их легковых автомобилей и мотоциклов;
• командировочные расходы;
• расходы на доставку работников, которые работают вахтовым способом или в полевых (экспедиционных) условиях, при условии, что указанные расходы предусмотрены коллективными договорами;
• расходы на юридические и информационные услуги;
• расходы на консультационные и иные аналогичные услуги;
• плата за нотариальное оформление. Такие расходы принимаются в пределах утвержденных тарифов;
• расходы на аудиторские услуги;
• расходы на управление организацией (на приобретение услуг по управлению) или отдельными ее подразделениями;
• расходы на приобретение услуг по предоставлению труда работников у сторонних организаций для участия в производственной деятельности;
• расходы на публикацию бухгалтерской (финансовой) отчетности;
• представительские расходы, связанные с официальным приемом и обслуживанием для установления и поддержания сотрудничества;
• расходы на обучение работников и независимую оценку их квалификации;
• расходы на канцтовары;
• расходы на оплату услуг связи (почта, телефон, Интернет и т.п.);
• расходы на покупку прав на использование программ ЭВМ и баз данных по лицензионным (сублицензионным) соглашениям;
• расходы на текущее изучение конъюнктуры рынка;
• расходы на рекламу;
• расходы на подготовку и освоение новых производств, цехов и агрегатов;
• расходы, связанные с внедрением технологий производства, а также методов организации производства и управления;
• расходы на услуги по ведению бухгалтерского учета, которые оказывает для вас сторонняя организация или ИП;
• платежи за регистрацию прав на недвижимость, землю и сделок с ними, за предоставление информации о зарегистрированных правах, а также расходы на оплату услуг по оценке имущества, изготовлению документов кадастрового и технического учета;
• расходы по договорам гражданско-правового характера, заключенным с ИП, который не состоит в штате вашей организации;
• потери от брака.

Перечень прочих расходов является открытым. То есть вы можете учесть в их составе и иные расходы, связанные с производством и реализацией, которые не поименованы в этом перечне (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ), например:

• расходы лизингополучателя на доведение оборудования, полученного им в лизинг, до состояния, в котором оно пригодно для эксплуатации (Письмо Минфина России от 27.07.2012 N 03-03-06/1/363);
• расходы в виде сумм налогов и сборов, уплаченных на территории иностранного государства (Письма Минфина России от 25.06.2018 N 03-03-06/1/43473, от 10.02.2017 N 03-03-06/1/7449). Однако в расходах нельзя учесть те налоги, для которых Налоговым кодексом РФ и международными договорами предусмотрен порядок устранения двойного налогообложения путем зачета налога, уплаченного в иностранном государстве, в счет уплаты соответствующего налога в РФ.

Напомним, что все расходы должны быть экономически оправданны, подтверждены документами и направлены на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Можно ли учесть расходы на переезд офиса при расчете налога на прибыль?

Расходы на переезд офиса (плата транспортной компании за погрузочно-разгрузочные работы и перевозку мебели и документов) можно учесть в составе прочих расходов, если они соответствуют критериям п. 1 ст. 252 НК РФ (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Можно ли для целей налогообложения прибыли учесть расходы на обустройство офиса?

Расходы на обустройство офиса можно учесть в составе прочих расходов при условии, что эти расходы соответствуют критериям, которые установлены п. 1 ст. 252 НК РФ.

К таким затратам, в частности, можно отнести расходы (пп. 7, 48 п. 1 ст. 264 НК РФ, Письма Минфина России от 14.07.2011 N 03-03-06/2/112, от 26.09.2011 N 03-03-06/2/149, от 03.10.2012 N 03-03-06/2/112, от 02.10.2015 N 03-03-06/56359):

• на оборудование и содержание помещения для питания сотрудников (при условии, что это помещение не является объектом ОПХ);
• комплектацию аптечек первой помощи;
• покупку чистой питьевой воды, установку кулеров;
• покупку увлажнителей воздуха.

Если для обустройства офиса вы приобрели амортизируемое имущество, то расходы списывайте через амортизацию (ст. ст. 256 – 257 НК РФ, Письмо Минфина России от 02.10.2015 N 03-03-06/56359).

Как учитываются прочие расходы при налогообложении прибыли

Порядок учета прочих расходов зависит, прежде всего, от метода учета, который вы применяете.

При методе начисления расходы по общему правилу признаются в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся, независимо от времени их оплаты (п. 1 ст. 272 НК РФ).

В некоторых случаях расходы нужно распределять на несколько отчетных (налоговых) периодов (п. 1 ст. 272 НК РФ).

Порядок признания прочих расходов при методе начисления установлен п. 7 ст. 272 НК РФ и зависит от вида расхода, например:

• налоги, сборы, страховые взносы признаются на дату начисления (пп. 1 п. 7 ст. 272 НК РФ);
• комиссионные сборы, арендные (лизинговые) платежи, оплата сторонним организациям работ и услуг – на одну из следующих дат (пп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ):

– дату расчетов в соответствии с условиями договора;

– дату предъявления документа, который является основанием для проведения расчетов. Под этой датой следует понимать дату составления этого документа (Письмо Минфина России от 03.11.2015 N 03-03-06/1/63478);

– на последнее число отчетного (налогового) периода;

• подъемные, компенсация за использование личных автомобилей и мотоциклов работников в служебных целях – на дату перечисления денег с расчетного счета или выплаты из кассы (пп. 4 п. 7 ст. 272 НК РФ);
• командировочные, представительские расходы – на дату утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Особый порядок учета также предусмотрен для расходов на освоение природных ресурсов, на НИОКР и на создание резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию (ст. ст. 261, 262, 267 НК РФ).

Кроме того, при применении метода начисления тот или иной прочий расход нужно списывать в зависимости от того, к прямым или косвенным расходам он относится (п. 1 ст. 272, ст. ст. 318 – 320 НК РФ).

См. также:

Прямые и косвенные расходы в налоговом учете

Метод начисления по налогу на прибыль

При кассовом методе прочие расходы признаются после их фактической оплаты. Оплатой является прекращение встречного обязательства перед продавцом товаров (работ, услуг, имущественных прав), например, путем перечисления денег на счет продавца или передачи иного имущества в счет оплаты (п. 3 ст. 273 НК РФ).

Расходы на уплату налогов, сборов, страховых взносов учитываются в размере их фактической уплаты. А при погашении задолженности по налогам (сборам, страховым взносам) расходы учитываются в пределах фактически погашенной задолженности и в те отчетные (налоговые) периоды, когда вы погашаете эту задолженность (пп. 3 п. 3 ст. 273 НК РФ).

Особенности учета при кассовом методе есть для расходов на освоение природных ресурсов и на НИОКР (пп. 2 п. 3 ст. 273, ст. ст. 261, 262 НК РФ).

См. также: Кассовый метод признания доходов и расходов по налогу на прибыль

Что входит в состав прочих расходов в целях бухгалтерского учета

В бухгалтерском учете прочими считают все расходы, которые не относятся к расходам по обычным видам деятельности (п. 4 ПБУ 10/99 “Расходы организации”).

Прочими расходам являются (п. 11 ПБУ 10/99):

• расходы, связанные с предоставлением имущества в аренду ¹;
• расходы, связанные с предоставлением прав на объекты интеллектуальной собственности по лицензионным договорам или договорам коммерческой концессии ¹;
• расходы, связанные с участием в уставных капиталах других организаций ¹;
• расходы, связанные с продажей, выбытием и прочим списанием основных средств, материалов, иностранной валюты;
• подлежащие уплате проценты по кредитам и займам;
• расходы на услуги банков;
• отчисления в резервы по сомнительным долгам, под обесценение финансовых вложений, под снижение стоимости материальных ценностей;
• штрафы, пени, неустойки за нарушение условий договоров;
• расходы на возмещение ущерба, причиненного организацией третьим лицам;
• убытки прошлых лет, признанные в отчетном году;
• суммы дебиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности, других долгов, нереальных для взыскания;
• курсовые разницы;
• суммы уценки финансовых вложений, имеющих рыночную стоимость, основных средств и других активов;
• перечисление средств (взносов, выплат и т.д.), связанных с благотворительной деятельностью, расходы на осуществление спортивных мероприятий, отдыха, развлечений, мероприятий культурно-просветительского характера и иных аналогичных мероприятий;
• иные расходы, не являющиеся расходами по обычным видам деятельности.

Прочими расходами являются также расходы, возникающие в результате стихийных бедствий, пожаров, аварий и иных чрезвычайных обстоятельств (п. 13 ПБУ 10/99).

Как учитываются в бухгалтерском учете прочие расходы

Прочие расходы признают в бухгалтерском учете при выполнении условий, установленных п. 16 ПБУ 10/99, и учитывают по дебету счета 91 “Прочие доходы и расходы”, субсчет 91-2 “Прочие расходы”.

Примеры бухгалтерских записей в связи с признанием прочих расходов: