Управленческие расходы в налоговом учете по налогу на прибыль

В налоговом законодательстве нет понятия “управленческие расходы”, а потому и нет единых правил, по которым такие расходы учитываются при расчете налога на прибыль. Учет зависит от того, к какой группе относится конкретный расход (материальные, оплата труда, амортизация, прочие расходы), а также от того, какой метод учета вы применяете – кассовый или метод начисления. При методе начисления также нужно определить, к косвенным или прямым расходам относится тот или иной управленческий расход согласно вашей учетной политике. Большинство организаций относит управленческие расходы к косвенным, поэтому далее мы рассмотрим порядок учета управленческих расходов как косвенных. Если какие-то управленческие расходы отнесены у вас к прямым, то учитывайте их в том порядке, который предусмотрен для прямых расходов. Специального порядка для учета прямых управленческих расходов нет.

Какие расходы относятся к управленческим

Глава 25 НК РФ не содержит определения понятия “управленческие расходы”.

В Плане счетов бухгалтерского учета под управленческими (общехозяйственными) расходами понимаются затраты, которые напрямую не связаны с производством и реализацией товаров (выполнением работ, оказанием услуг).

К ним, в частности, можно отнести:

• административно-управленческие расходы (например, представительские расходы, расходы на деловую литературу, услуги нотариуса, услуги связи);
• расходы на зарплату общехозяйственного персонала, не связанного с производственным процессом;
• амортизацию и расходы на ремонт основных средств управленческого и общехозяйственного назначения;
• арендную плату за помещения общехозяйственного назначения;
• расходы по оплате информационных, аудиторских, консультационных услуг. 

Как учесть представительские расходы при расчете налога на прибыль

Представительские расходы учитываются в составе прочих расходов (пп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ). Но учесть можно не всю сумму таких расходов, а только ту, которая укладывается в норматив – не более 4% от расходов на оплату труда за отчетный (налоговый) период (п. 2 ст. 264 НК РФ).

При методе начисления расходы по общему правилу признаются в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся, независимо от поступления оплаты (п. 1 ст. 272 НК РФ).

Если представительские расходы оплачены через подотчетное лицо, то такие расходы нужно признавать на дату утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

При применении кассового метода расходы признаются только после их фактической оплаты (п. 3 ст. 273 НК РФ).

Какие расходы относятся к представительским

Представительскими являются расходы, которые связаны с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах для взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседание совета директоров (пп. 22 п. 1, п. 2 ст. 264 НК РФ).

Это могут быть ваши фактические или потенциальные клиенты (Письмо Минфина России от 05.06.2015 N 03-03-06/2/32859).

К представительским относятся затраты (п. 2 ст. 264 НК РФ):

• на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия);
• на проезд участников к месту проведения мероприятия и обратно;
• на буфетное обслуживание во время мероприятия;
• оплата услуг переводчиков во время мероприятия.

Не относятся к представительским расходы на развлечения, отдых, профилактику или лечение заболеваний участников мероприятий.

К примеру, нельзя учесть при расчете налога на прибыль расходы на развлекательную программу – фуршет, теплоход и артистов, – которая была организована после официальной части мероприятия. Также нельзя учесть расходы на проживание гостей (п. 2 ст. 264 НК РФ, Письмо Минфина России от 01.12.2011 N 03-03-06/1/796).

Как рассчитать норму представительских расходов

При расчете налога на прибыль за отчетный (налоговый) период представительские расходы учитываются по нормативу, который составляет не больше 4% от расходов на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период (п. 2 ст. 264 НК РФ).

Если вы применяете метод начисления, то для расчета нормы возьмите начисленную сумму расходов на оплату труда (п. 4 ст. 272, п. п. 1, 2 ст. 318 НК РФ).

При кассовом методе норму рассчитайте исходя из фактически выплаченных сумм (погашенной задолженности) работникам (пп. 1 п. 3 ст. 273 НК РФ).

Поскольку учет доходов и расходов для расчета налога на прибыль ведется нарастающим итогом с начала года, то и норма представительских расходов в течение года тоже будет изменяться (п. 7 ст. 274, п. 1 ст. 285 НК РФ).

Тогда сверхнормативные представительские расходы, которые на основании п. 42 ст. 270 НК РФ вы не учли при расчете налога на прибыль в одном отчетном периоде, можно учесть в следующих отчетных периодах текущего года.

Какими документами подтверждаются представительские расходы

Конкретного перечня документов, которыми можно подтвердить представительские расходы, в гл. 25 НК РФ нет.

Рекомендуем вам иметь документы, которые не только содержат информацию о самих расходах, но и подтверждают их непосредственную связь с представительским мероприятием.

Так, к примеру, подтвердить представительские расходы могут следующие документы (п. 1 ст. 252 НК РФ, Письмо Минфина России от 01.11.2010 N 03-03-06/1/675):

• приказ руководителя об осуществлении расходов на представительские цели;
• смета представительских расходов;
• первичные документы (счета, чеки, накладные, акты);
• отчет о представительских расходах, в котором отражаются цель мероприятия, результаты его проведения, сумма расходов и другая необходимая информация.

Пример учета представительских расходов при расчете налога на прибыль

В марте организация принимала деловых партнеров, которые прибыли для переговоров.

Сумма представительских расходов составила 15 000 руб. (без НДС). Эти расходы документально подтверждены.

Организация применяет метод начисления.

За январь – март сумма расходов на оплату труда нарастающим итогом составляет 225 000 руб.

Сумма представительских расходов, которую организация может признать в текущем отчетном периоде, составляет 9 000 руб. (225 000 руб. x 4%).

Фактическая сумма понесенных представительских расходов (15 000 руб.) превышает норматив (9 000 руб.).

Разницу в размере 6 000 руб. организация может учесть в следующих отчетных периодах текущего года, рассчитав норматив заново с учетом изменившейся суммы расходов на оплату труда.

Как учесть представительские расходы на чай, кофе

При расчете налога на прибыль представительские расходы на чай, кофе и другие подобные продукты учитываются в прочих расходах.

В бухучете эти продукты, как правило, учитываются на счете 10 “Материалы”, а потом списываются в расходы по обычным видам деятельности.

Как учесть представительские расходы на чай, кофе при расчете налога на прибыль

Если вы покупаете чай, кофе, сахар и другие подобные продукты в представительских целях, то такие расходы учитывайте в общем порядке как представительские затраты. То есть в прочих расходах в размере, не превышающем 4% от расходов на оплату труда за отчетный (налоговый) период (пп. 22 п. 1, п. 2 ст. 264 НК РФ).

Чтобы признать такие расходы в налоговом учете, у вас должны быть подтверждающие документы (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Как учесть представительские расходы на чай, кофе в бухгалтерском учете

Стоимость приобретенных продуктов может учитываться на счете 10 “Материалы” ¹ (п. 2 ПБУ 5/01 “Учет материально-производственных запасов”).

На дату передачи для представительских целей чай, кофе и т.п. списываются, их стоимость включается в расходы по обычным видам деятельности (п. п. 5, 7, 16, 18 ПБУ 10/99 “Расходы организации”).

Проводки по оприходованию и списанию продуктов в представительских целях следующие ¹:

Как учесть расходы на деловую литературу

При расчете налога на прибыль расходы на деловую литературу учитываются в прочих расходах.

В бухучете эти расходы отражаются в составе расходов по обычной деятельности без использования счета 10 “Материалы”, если литературу вы сразу передаете подразделениям вашей организации, без оприходования на склад.

Если вы покупаете литературу по заранее оплаченной подписке, то стоимость подписки до получения экземпляров издания отражается в составе дебиторской задолженности.

Как учесть расходы на деловую литературу при расчете налога на прибыль

Расходы на деловую, периодическую и специализированную литературу, которая необходима для производственной деятельности, можно учесть в прочих расходах по налогу на прибыль.

Налоговый кодекс РФ запрещает учитывать в расходах литературу, которая не может быть использована в производственных целях, например развлекательную (п. 29 ст. 270 НК РФ). Значит, литературу, которая нужна для деятельности компании, можно учесть в расходах (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Расходы учитываются:

• при методе начисления – на дату расчетов по договору, на дату предъявления документов, которые служат основанием для расчетов, либо на последнее число отчетного (налогового) периода (пп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ). При этом датой предъявления документа, который служит основанием для расчета, считается дата составления такого документа (Письмо Минфина России от 12.07.2017 N 03-03-06/1/44099);
• при кассовом методе – после фактической оплаты (п. 3 ст. 273 НК РФ).

Расходы на деловую литературу должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Как учесть расходы на деловую литературу в бухгалтерском учете

Если приобретенные организацией печатные издания производственного характера сразу передаются в соответствующие подразделения для использования (без оприходования на склад), счет 10 “Материалы” для предварительного отражения стоимости деловой литературы может не применяться (п. 6 ПБУ 1/2008). Стоимость приобретенных и переданных для использования в деятельности организации экземпляров печатных изданий (без учета НДС) отражается в составе расходов по обычным видам деятельности (п. п. 5, 7, 16, 18 ПБУ 10/99).

Если печатные издания приобретаются на условиях предоплаты (например, оплачивается годовая подписка на периодику), то уплаченная сумма расходом организации не является, а отражается в составе дебиторской задолженности (п. п. 3, 16 ПБУ 10/99).

Проводки по отражению приобретения деловой литературы следующие:

Как учесть расходы на питьевую воду в офисе при расчете налога на прибыль

Расходы на питьевую воду, а также на покупку и установку кулера включайте в прочие расходы (пп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ, Письмо Минфина России от 17.07.2017 N 03-03-06/1/45286).

Расходы учитываются:

• при методе начисления – на дату расчетов по договору, на дату предъявления документов, которые служат основанием для расчетов, либо на последнее число отчетного (налогового) периода (пп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ). При этом датой предъявления документа, который служит основанием для расчета, считается дата составления такого документа (Письмо Минфина России от 12.07.2017 N 03-03-06/1/44099);
• при кассовом методе – после фактической оплаты (п. 3 ст. 273 НК РФ).

Расходы на питьевую воду и на кулеры должны быть документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Как учесть услуги нотариуса при расчете налога на прибыль

Расходы на оплату услуг нотариуса включайте в прочие расходы в пределах установленных тарифов (пп. 16 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Если вы оплатили нотариусу услуги правового или технического характера, то такие расходы вы можете включить в прочие расходы в полной сумме.

В зависимости от вида услуги правового или технического характера отражаются как расходы на юридические и информационные услуги либо как расходы на консультационные и иные аналогичные услуги (пп. 14, 15 п. 1 ст. 264 НК РФ, Письмо Минфина России от 26.08.2013 N 03-03-06/2/34843).

Расходы на услуги нотариуса учитываются:

• при методе начисления – на дату составления документа, который служит основанием для расчета (пп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ, Письмо Минфина России от 12.07.2017 N 03-03-06/1/44099);
• при кассовом методе – после фактической оплаты (п. 3 ст. 273 НК РФ).

Расходы на услуги нотариуса должны быть документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Как учесть консультационные услуги при расчете налога на прибыль

Расходы на консультационные услуги учитывайте в прочих расходах (пп. 15 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Расходы учитываются:

• при методе начисления – на дату расчетов по договору, на дату предъявления документов, которые служат основанием для расчетов, либо на последнее число отчетного (налогового) периода (пп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ, Письмо Минфина России от 13.10.2017 N 03-03-06/1/67063).

При этом датой предъявления документа, который служит основанием для расчета, считается дата составления такого документа (Письмо Минфина России от 12.07.2017 N 03-03-06/1/44099);

• при кассовом методе – после фактической оплаты (п. 3 ст. 273 НК РФ).

Расходы на консультационные услуги должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Как учесть расходы на участие в конференции при расчете налога на прибыль

Если конференцию для вас проводит сторонняя организация в целях обучения, то расходы на участие в ней учитывайте как затраты на оплату обучения сотрудников.

Такие затраты учитываются в прочих расходах при соблюдении условий, указанных в п. 3 ст. 264 НК РФ (пп. 23 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Если целью конференции является получение консультации (информации), которая нужна для деятельности компании (например, о состоянии рынка, об изменениях законодательства и т.п.), то расходы на нее учитывайте как информационные или консультационные услуги – в прочих расходах (пп. 14, 15 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Как учесть расходы на услуги связи в налоговом учете

Расходы на услуги связи включайте в прочие расходы (пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Расходы учитываются:

• при методе начисления – на дату расчетов по договору, на дату предъявления документов, которые служат основанием для расчетов, либо на последнее число отчетного (налогового) периода (пп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ).

При этом датой предъявления документа, который служит основанием для расчета, считается дата составления такого документа (Письмо Минфина России от 12.07.2017 N 03-03-06/1/44099);

• при кассовом методе – после фактической оплаты (п. 3 ст. 273 НК РФ).

Расходы на услуги связи должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ). К примеру, для признания расходов на сотовую связь могут использоваться такие документы (Письмо Минфина России от 23.06.2011 N 03-03-06/1/378):

• договор с оператором на оказание услуг связи;
• детализированный счет оператора связи;
• перечень должностей работников, которым в силу исполняемых ими обязанностей необходимо использование связи. 

Как учесть членские взносы при расчете налога на прибыль

При расчете налога на прибыль можно учесть только определенные виды членских взносов:

• взносы и иные обязательные платежи некоммерческим организациям, которые осуществляются в силу законодательства (пп. 29 п. 1 ст. 264 НК РФ, Письма Минфина России от 23.07.2018 N 03-03-06/1/51357, от 17.10.2016 N 03-03-06/2/60260);
• взносы международным организациям и организациям, которые предоставляют платежные системы и электронные системы передачи информации (пп. 30 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Эти взносы учитываются в прочих расходах только при условии, что их уплата является обязательным условием для осуществления вашей деятельности (пп. 29, 30 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Если членство в различных общественных организациях, союзах, ассоциациях является для вас добровольным, то учесть расходы по уплате членского взноса при расчете налога на прибыль нельзя (п. 40 ст. 270 НК РФ).

Расходы на членские взносы признаются:

• при методе начисления – на дату расчетов по договору (соглашению), на дату предъявления документов, которые служат основанием для расчетов, либо на последнее число отчетного (налогового) периода (пп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ).

При этом датой предъявления документа, который служит основанием для расчета, считается дата составления такого документа (Письмо Минфина России от 12.07.2017 N 03-03-06/1/44099);

• при кассовом методе – после фактической оплаты (п. 3 ст. 273 НК РФ).

Как учесть взносы в СРО при расчете налога на прибыль

Членские взносы в СРО учитывайте в прочих расходах как членские взносы некоммерческим организациям (пп. 29 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Как учесть расходы на бытовую технику при расчете налога на прибыль

Расходы на покупку бытовой техники (например, чайник, микроволновка, увлажнитель воздуха, обогреватель) можно учесть в прочих расходах по налогу на прибыль. Главное условие – эта техника должна служить для обеспечения нормальных условий труда, а расходы на ее приобретение должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены (ст. ст. 163, 223 ТК РФ, п. 1 ст. 252, пп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ, Письмо Минфина России от 02.10.2015 N 03-03-06/56359).

Если бытовая техника не относится к амортизируемому имуществу, то расходы на нее учитываются:

• при методе начисления – на дату расчетов по договору, на дату предъявления документов, которые служат основанием для расчетов, либо на последнее число отчетного (налогового) периода (пп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ). При этом датой предъявления документа, который служит основанием для расчета, считается дата составления такого документа (Письмо Минфина России от 12.07.2017 N 03-03-06/1/44099);
• при кассовом методе – после фактической оплаты (п. 3 ст. 273 НК РФ).

Если бытовая техника признается амортизируемым имуществом, то расходы списывайте в налоговом учете через амортизацию (пп. 3 п. 2 ст. 253, ст. ст. 256, 257 НК РФ, Письмо Минфина России от 02.10.2015 N 03-03-06/56359).

Как учесть почтовые расходы при расчете налога на прибыль

Почтовые затраты можно включить в прочие расходы (пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Расходы учитываются:

• при методе начисления – на дату расчетов по договору, на дату предъявления документов, которые служат основанием для расчетов, либо на последнее число отчетного (налогового) периода (пп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ).

При этом датой предъявления документа, который служит основанием для расчета, считается дата составления такого документа (Письмо Минфина России от 12.07.2017 N 03-03-06/1/44099);

• при кассовом методе – после фактической оплаты (п. 3 ст. 273 НК РФ).

Почтовые расходы должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Как учесть расходы на мойку автомобиля при расчете налога на прибыль

Расходы на мойку служебного автомобиля можно учесть в прочих расходах по налогу на прибыль (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, Письмо Минфина России от 20.06.2006 N 03-03-04/1/530).

При методе начисления расходы по общему правилу признаются в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся, независимо от оплаты (п. 1 ст. 272 НК РФ).

При этом расходы на мойку, которые оплачены через подотчетное лицо, нужно учитывать на дату утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

При применении кассового метода расходы на мойку учитывайте после их фактической оплаты (п. 3 ст. 273 НК РФ).

Как учесть в налоговом учете расходы на программное обеспечение

Расходы на лицензионное программное обеспечение, а также на обновления к нему учитывайте в прочих расходах (пп. 26 п. 1 ст. 264 НК РФ, Письмо Минфина России от 30.01.2017 N 03-03-06/1/4386).

Если вы покупаете исключительные права на программное обеспечение, которые относятся к амортизируемому имуществу, то расходы списывайте через амортизацию НМА (пп. 3 п. 2 ст. 253, ст. 256, п. 3 ст. 257, пп. 26 п. 1 ст. 264 НК РФ).

В остальных случаях расходы на ПО признаются:

• при методе начисления – в том отчетном (налоговом) периоде, в котором они возникают исходя из условий сделок (п. 1 ст. 272 НК РФ). При этом расходы на ПО списываются равномерно в течение срока его использования. Этот срок определяйте исходя из условий лицензионного договора либо иного соглашения (Письмо Минфина России от 31.08.2012 N 03-03-06/2/95).

Если конкретный срок договором не предусмотрен, вы вправе самостоятельно определить период списания расходов с учетом принципа равномерности (Письмо Минфина России от 18.03.2014 N 03-03-06/1/11743);

• при применении кассового метода учитывайте расходы после их фактической оплаты (п. 3 ст. 273 НК РФ).

Расходы для их признания в налоговом учете должны быть обоснованы и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Как учесть услуги банка при расчете налога на прибыль

При расчете налога на прибыль расходы на оплату банковских услуг учитывайте:

• в прочих расходах, если такие услуги оказаны для производственных целей организации. Например, комиссия банку за перечисление с расчетного счета организации зарплаты на счета работников (пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ, Письмо Минфина России от 10.11.2014 N 03-03-06/1/56590);
• во внереализационных расходах – в остальных случаях (пп. 15 п. 1 ст. 265 НК РФ).

Расходы учитываются:

• при методе начисления – на дату расчетов по договору, на дату предъявления документов, которые служат основанием для расчетов, либо на последнее число отчетного (налогового) периода (пп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ).

При этом датой предъявления документа, который служит основанием для расчета, считается дата составления такого документа (Письмо Минфина России от 12.07.2017 N 03-03-06/1/44099);

• при кассовом методе – после фактической оплаты (п. 3 ст. 273 НК РФ). 

Можно ли учесть расходы на оформление офиса цветами при расчете налога на прибыль

Расходы на оформление офиса цветами нельзя учесть при расчете налога на прибыль. Такие расходы не направлены на получение дохода, а также не связаны с осуществлением деятельности организации. Это следует из анализа п. 1 ст. 252 НК РФ и Письма Минфина России от 25.05.2007 N 03-03-06/1/311.