Комиссия по осуществлению закупок

Создание комиссии по осуществлению закупок и определение порядка ее работы

Комиссия по осуществлению закупок является коллегиальным органом, который создается заказчиком для определения поставщиков (подрядчиков, исполнителей; далее – поставщик), если закупки осуществляются конкурентными способами. Для осуществления закупки у единственного поставщика создавать комиссию не требуется (ч. 1 ст. 39 Федерального закона от 05.04.2013 N 44-ФЗ “О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд”; далее – Закон N 44-ФЗ).

Для создания и обеспечения деятельности комиссии по осуществлению закупок заказчику необходимо определить вид комиссии, сформировать и утвердить ее состав (в том числе назначить председателя), установить порядок работы (ч. 2, 3 ст. 39 Закона N 44-ФЗ).

Срок: создать комиссию и определить порядок ее работы необходимо до начала проведения закупки, т.е. не позднее даты размещения извещения об осуществлении закупки (ч. 2 ст. 39 Закона N 44-ФЗ).

Определение вида комиссии по осуществлению закупок

Виды комиссий по осуществлению закупок, которые могут быть созданы заказчиками, определены в ч. 3 ст. 39 Закона N 44-ФЗ. Исходя из указанной нормы, заказчик вправе создать комиссию как для проведения конкретной закупки, так и для определения поставщика одним из способов, а также для осуществления всех закупок вне зависимости от способа определения поставщика.

Заказчик может формировать следующие комиссии (ч. 3 ст. 39 Закона N 44-ФЗ):

1) конкурсная комиссия – для проведения конкурсов (открытого конкурса, конкурса с ограниченным участием (конкурса с ограниченным участием в электронной форме), двухэтапного конкурса, закрытого конкурса, закрытого конкурса с ограниченным участием, закрытого двухэтапного конкурса), в том числе в электронной форме;

2) аукционная комиссия – для проведения электронного аукциона, закрытого аукциона, закрытого аукциона в электронной форме;

3) котировочная комиссия – для проведения запроса котировок и запроса котировок в электронной форме;

4) комиссия по рассмотрению заявок на участие в запросе предложений (в том числе в электронной форме) и окончательных предложений – для проведения запроса предложений и запроса предложений в электронной форме;

5) единая комиссия – для проведения закупок независимо от способа определения поставщика.

Рекомендация. Если закупки заказчика не отличаются спецификой и не требуется участия в работе комиссии специалистов в конкретных областях, целесообразно создать единую комиссию для осуществления всех закупок вне зависимости от объекта закупки и способа определения поставщика.

В то же время, когда осуществляется закупка специфического товара (работы, услуги), заказчик вправе создать комиссию по осуществлению конкретной закупки, в состав которой могут быть включены эксперты в соответствующих областях.

Формирование состава комиссии по осуществлению закупок

Перед принятием решения о создании комиссии по осуществлению закупок заказчику необходимо определить, кто будет входить в ее состав.

Законом установлен ряд требований и ограничений, которые следует учитывать при формировании комиссии.

1. Требования к числу членов комиссии.

Закон ограничивает только минимальное число членов комиссии, максимальное их число не ограничено.

Таблица. Требования к минимальному числу членов комиссии по осуществлению закупок

Внимание! Включение в состав комиссии значительного числа лиц может вызвать трудности с организацией ее работы. Если на заседании отсутствует более половины членов комиссии, выполнять свои функции она не вправе (ч. 8 ст. 39 Закона N 44-ФЗ).

Требования к профессиональному составу комиссии.

Комиссия должна формироваться преимущественно из лиц, прошедших профессиональную переподготовку или повышение квалификации в сфере закупок либо обладающих специальными знаниями, относящимися к объекту закупки (ч. 5 ст. 39 Закона N 44-ФЗ).

Рекомендация. Поскольку Законом N 44-ФЗ не установлены конкретные требования к числу членов комиссии, обладающих профессиональными знаниями в сфере закупок или знаниями об объекте закупок, целесообразно, чтобы комиссия на 50% или более состояла из лиц, обладающих указанными знаниями.

Ограничения на включение в состав комиссии.

Законом N 44-ФЗ установлен ряд запретов на привлечение определенных лиц к работе комиссии. В частности, членами комиссии не могут быть (ч. 6 ст. 39):

1) эксперты, привлекаемые при организации и проведении закупки;

2) лично заинтересованные в результатах определения поставщиков лица;

3) лица, подавшие заявки на участие в закупке;

4) лица, состоящие в штате организаций, подавших заявки на участие в закупке;

5) лица, на которых способны оказать влияние участники закупки и (или) их органы управления;

6) лица, состоящие в браке с руководителем участника закупки либо являющиеся его близкими родственниками, усыновителями, усыновленными;

7) должностные лица, непосредственно осуществляющие контроль в сфере закупок.

В случае выявления в составе комиссии лиц, на привлечение которых установлен запрет, они подлежат замене (ч. 6 ст. 39 Закона N 44-ФЗ).

СИТУАЦИЯ: Отличается ли порядок формирования аукционной комиссии по Закону N 44-ФЗ от общего порядка формирования закупочной комиссии?

Ответ: Порядок формирования аукционной комиссии в рамках применения Закона N 44-ФЗ не отличается от общего порядка формирования комиссии по осуществлению закупок.

Обоснование: Статьей 39 Закона N 44-ФЗ не предусмотрено каких-то особенностей ее формирования. Подробнее см. разд. 1 и 2 настоящего Путеводителя.

СИТУАЦИЯ: Заказчики проводят совместный конкурс (аукцион). В каком порядке формируется комиссия по осуществлению закупок?

Ответ: По общему правилу в состав комиссии включаются представители заказчиков – сторон соглашения. Число представителей от каждого заказчика определяется пропорционально объему его закупок в общем объеме совместных закупок. Состав комиссии утверждается заказчиком – организатором совместных торгов. В то же время заказчики могут установить в соглашении иной порядок формирования комиссии.

Обоснование: Такие правила установлены п. 9 ч. 2, ч. 3 ст. 25 Закона N 44-ФЗ.

СИТУАЦИЯ: Заказчик проводит конкурс на создание произведений литературы и искусства (исполнение, прокат или показ национального фильма). Обязан ли он включать в состав комиссии по осуществлению закупок лиц творческих профессий из соответствующей области литературы или искусства?

Ответ: Да, обязан. При этом число таких лиц должно составлять не менее 50% от общего числа членов комиссии.

Обоснование: Данное требование прямо установлено ч. 4 ст. 39 Закона N 44-ФЗ.

Приказ о создании комиссии по осуществлению закупок

Необходимость принятия решения о создании комиссии по осуществлению закупок следует из ч. 2 ст. 39 Закона N 44-ФЗ. На практике такое решение оформляется приказом.

Форма: произвольная, письменная (на бумажном носителе).

Целесообразно указать:

1) вид комиссии по осуществлению закупки (единая, конкурсная, аукционная, котировочная или комиссия по рассмотрению заявок на участие в запросе предложений и окончательных предложений);

2) фамилию, имя, отчество, должность председателя комиссии;

3) фамилии, имена, отчества, должности членов комиссии;

4) порядок работы комиссии.

Рекомендация. Порядок работы комиссии целесообразно установить в отдельном документе (положении), на который можно сослаться при составлении приказа.

Кто составляет: работник контрактной службы (контрактный управляющий).

Кто утверждает: руководитель заказчика или иное уполномоченное лицо.

Дата утверждения: не позднее даты размещения извещения об осуществлении закупки, при проведении которой должна работать созданная комиссия (ч. 2 ст. 39 Закона N 44-ФЗ).

Положение о комиссии по осуществлению закупок

При принятии решения о создании комиссии должен быть определен порядок ее работы (ч. 2 ст. 39 Закона N 44-ФЗ). При этом следует исходить из требований, предусмотренных ч. 8 ст. 39 Закона N 44-ФЗ. На практике порядок работы комиссии устанавливается заказчиком в отдельном документе – положении о комиссии по осуществлению закупок. Вместе с тем наличие этого документа не является обязательным требованием Закона N 44-ФЗ. При отсутствии положения порядок работы комиссии может быть определен в приказе о ее создании.

При составлении положения целесообразно руководствоваться приведенными ниже рекомендациями.

Форма: произвольная, письменная (на бумажном носителе).

Целесообразно указать:

1) порядок и сроки уведомления членов комиссии о месте, дате и времени проведения заседания.

Члены комиссии должны быть своевременно уведомлены председателем комиссии о месте, дате и времени проведения заседания. В связи с этим необходимо отразить в положении о комиссии условия, при которых уведомление членов комиссии о предстоящем заседании будет считаться надлежащим;

2) запрет на проведение заочного голосования при принятии решения.

Комиссия правомочна принимать решения исключительно на очном заседании;

3) условие о том, что комиссия правомочна принимать решения, если на заседании присутствует не менее 50% общего числа ее членов;

4) запрет на передачу (делегирование) членами комиссии своих полномочий третьим лицам;

5) порядок (регламент) проведения заседаний комиссии по осуществлению закупок;

6) права и обязанности председателя комиссии, членов комиссии, секретаря комиссии (при наличии) при определении поставщика каждым из предусмотренных способов закупки;

7) ответственность членов комиссии;

8) основания, сроки и порядок ротации членов комиссии.

Кто составляет: работник контрактной службы (контрактный управляющий).

Кто утверждает: руководитель заказчика или иное уполномоченное лицо.

Дата утверждения: не позднее даты размещения извещения об осуществлении закупки, при проведении которой должна работать созданная комиссия (ч. 2 ст. 39 Закона N 44-ФЗ).

Замена члена комиссии по осуществлению закупок

Приказ о внесении изменений в состав комиссии по осуществлению закупок

Замена члена комиссии допускается только по решению заказчика, принявшего решение о ее создании (ч. 7 ст. 39 Закона N 44-ФЗ). Необходимость такой замены может возникнуть как по инициативе заказчика, так и в связи с выявлением факта несоответствия лица, входящего в состав комиссии, требованиям к членам комиссии, увольнением такого лица и другими обстоятельствами. Для замены члена комиссии необходимо подобрать подходящую кандидатуру из числа работников заказчика или привлеченных лиц и оформить замену.

Срок: заменить члена комиссии необходимо незамедлительно после выявления его несоответствия требованиям Закона N 44-ФЗ (ч. 6 ст. 39 Закона N 44-ФЗ). Если замена вызвана другими обстоятельствами (увольнением, болезнью, длительным отпуском и т.п.), то произвести замену целесообразно сразу после обнаружения указанных обстоятельств, учитывая, что для работы комиссии необходимо присутствие не менее 50% ее членов (ч. 8 ст. 39 Закона N 44-ФЗ).

Рекомендация. Проверить явку членов комиссии лучше заранее. Дело в том, что оформление решения заказчика о замене членов комиссии требует определенного времени. Если к началу заседания больше половины из них отсутствует, то выполнять свои функции такая комиссия не вправе (ч. 8 ст. 39 Закона N 44-ФЗ). При этом отложить заседание непосредственно перед его началом также нельзя, поскольку законом данная возможность не предусмотрена. Нарушение установленных сроков проведения процедур определения поставщика (например, вскрытия конвертов с заявками на участие) может послужить основанием для признания определения недействительным (ст. 47 Закона N 44-ФЗ).

Приказ о внесении изменений в состав комиссии по осуществлению закупок

Чтобы зафиксировать решение о замене члена комиссии, необходимо издать соответствующий распорядительный документ. Если решение о создании комиссии отражено в приказе, то замену в ее составе целесообразно оформить аналогичным образом.

Форма: произвольная, письменная (на бумаге).

Целесообразно указать:

1) фамилии, имена, отчества, должности членов комиссии, подлежащих исключению из состава комиссии;

2) фамилии, имена, отчества, должности лиц, подлежащих включению в состав комиссии.

Кто составляет: работник контрактной службы (контрактный управляющий).

Кто утверждает: руководитель заказчика или иное уполномоченное лицо.

Дата утверждения: день выявления обстоятельств, препятствующих работе члена комиссии в ее составе (ч. 6 ст. 39 Закона N 44-ФЗ).