В каком порядке провести закрытый аукцион по 44-ФЗ

Что такое закрытый аукцион

Закрытый аукцион — это особая процедура определения поставщика, в которой вся закупка или некоторые сведения в документации являются гостайной. Его также проводят, когда в установленных законом случаях поставщика нужно выбрать только из числа специально приглашенных участников (ч. 1, 2 ст. 84 Закона N 44-ФЗ). Победителем закрытого аукциона признается участник, который предложит меньшую цену контракта (ч. 1 ст. 86 Закона N 44-ФЗ).

Когда нужно проводить закрытый аукцион на право заключить госконтракт

Проводите такой аукцион исключительно в следующих случаях (ч. 2 ст. 84 Закона N 44-ФЗ):

• в документации или проекте контракта есть информация, составляющая государственную тайну. Только при такой закупке публикуйте извещение, в остальных случаях рассылайте приглашения потенциальным участникам, а в ЕИС никакой информации не размещайте (ч. 4, 5 ст. 86 Закона N 44-ФЗ);
• государственной тайной является вся закупка в целом;
• закупаете услуги по страхованию, транспортировке и охране государственных драгоценных металлов и камней, а также передаваемых предметов искусства, музейных коллекций, исторических ценностей и т.д.;
• закупаете услуги по уборке помещений и услуги водителей для судей и судебных приставов;
• Правительство РФ включило вас в специальный перечень заказчиков из сферы обороны и обеспечения безопасности РФ, которые проводят закрытые процедуры.

Как согласовать закрытый аукцион

Проведение закрытых процедур нужно в обязательном порядке согласовать с ФАС. Это правило обязательно для всех, кроме заказчиков, относящихся к сфере обороны и безопасности (ч. 3 ст. 84 Закона N 44-ФЗ, п. 1 Положения о ФАС России).

Для этого в произвольной форме составьте обращение и приложите к нему:

• техническое задание или иное описание объекта закупки с указанием количества, цены и источника финансирования;
• перечень участников аукциона, которых планируете пригласить, и обоснование их количества, а также требования к таким участникам. Указанный перечень и требования прикладывать не надо, если проводите закрытый аукцион с размещением извещения в ЕИС;
• обоснование того, что закупка в целом засекречена или что сведения в документации, проекте контракта содержат гостайну, в зависимости от вашего случая.

Такой Порядок согласования утвержден Приказом Минэкономразвития России от 31.03.2015 N 189.

Направьте обращение в ФАС. Учтите, если обращение содержит секретную информацию, его нужно направлять с соблюдением требований законодательства о государственной тайне.

У ФАС есть 10 рабочих дней на рассмотрение вашего обращения.

Как провести закрытый аукцион

После согласования процедуры с ФАС разработайте документацию и проект контракта, разошлите приглашения или разместите в ЕИС извещение. Примите и рассмотрите заявки. Среди допущенных участников проведите аукцион. Рассмотрим каждый из этих шагов подробнее.

Что указать в документации закрытого аукциона

Чтобы соблюсти все требования Закона к содержанию документации, условно разделим ее на следующие четыре части: информационная карта закрытого аукциона, инструкция участнику по заполнению заявки, проект контракта и техническое задание.

В информационной карте укажите:

• основные требования к участникам закупки, которые предъявляются всегда вне зависимости от предмета контракта или размера НМЦК. Они перечислены в п. п. 1, 3, 4, 7, 1, 9, 10, 11 ч. 1 ст. 31 Закона N 44-ФЗ;
• дополнительные требования при необходимости. Например, об отсутствии участника в РНП или, если закупаете продукцию из перечня, требования о репутации и квалификации участника (ч. 1.1, 2 ст. 31 Закона N 44-ФЗ);
• краткое наименование и описание объекта закупки и условий контракта. Подробнее эту информацию и обоснование цены вы укажете в техническом задании и проекте контракта (п. 1 ч. 1 ст. 87 Закона N 44-ФЗ);
• требования к содержанию и составу заявок (п. 2 ч. 1 ст. 87 Закона N 44-ФЗ). Для этого скопируйте текст требований из ч. 2 ст. 88 Закона N 44-ФЗ;
• дату и время окончания срока подачи заявок (п. 3 ч. 1 ст. 87 Закона N 44-ФЗ). Установите дату окончания подачи заявок не раньше чем через 30 дней со дня публикации извещения или не раньше чем через 10 дней со дня направления приглашений участникам (ч. 4, 5 ст. 86 Закона N 44-ФЗ). Так как в этот день вы должны вскрыть конверты с заявками, установите окончание подачи заявок и начало вскрытия конвертов на одно и то же время (ч. 6 ст. 88 Закона N 44-ФЗ);
• место, дату и время вскрытия конвертов с заявками (п. 9 ч. 1 ст. 87 Закона N 44-ФЗ). Дату и время установите так, чтобы они совпадали с окончанием подачи заявок (ч. 6 ст. 88 Закона N 44-ФЗ);
• размер и порядок предоставления обеспечения заявок и требования к банковской гарантии (п. 4 ч. 1 ст. 87 Закона N 44-ФЗ);
• размер обеспечения исполнения контракта и требования к такому обеспечению (п. 5 ч. 1 ст. 87 Закона N 44-ФЗ);
• информацию о возможности изменить условия контракта (п. 6 ч. 1 ст. 87 Закона N 44-ФЗ). Данную возможность вы можете предусмотреть по желанию. Например, возможность снизить цену контракта без изменения количества и качества товара или изменить в пределах 10% и в пределах НМЦК цену контракта и соответственно количество товара (ч. 18 ст. 34, п. 1 ч. 1 ст. 95 Закона N 44-ФЗ);
• валюту контракта и порядок применения курса иностранной валюты, если валюта контракта не рубль (п. п. 7, 8 ч. 1 ст. 87 Закона N 44-ФЗ);
• дату рассмотрения заявок (п. 9 ч. 1 ст. 87 Закона N 44-ФЗ). Укажите здесь дату и время начала и дату окончания рассмотрения заявок, учтите, что у вас есть на это не больше 10 дней со дня вскрытия конвертов (ч. 9 ст. 88, ч. 2 ст. 89 Закона N 44-ФЗ);
• шаг аукциона (п. 10 ч. 1 ст. 87 Закона N 44-ФЗ). Разъясните в этом пункте участникам, что шаг аукциона равен 5% от начальной цены контракта и уменьшается на 0,5% начальной цены, если ни один из участников не согласился на цену, которую три раза объявили. Минимальный размер шага аукциона равен 0,5% от начальной цены контракта (ч. 4 ст. 90 Закона N 44-ФЗ);
• место, дату и время проведения закрытого аукциона (п. 11 ч. 1 ст. 87 Закона N 44-ФЗ). Назначьте дату аукциона с учетом того, что допущенные участники должны успеть получить ваши уведомления и прибыть на аукцион. Помните, что вы обязаны обеспечить им возможность принять участие в аукционе (ч. 1 ст. 90 Закона N 44-ФЗ);
• сведения о преимуществах участникам — организациям УИС, организациям инвалидов (п. 12 ч. 1 ст. 87 Закона N 44-ФЗ);
• о возможности одностороннего расторжения контракта (п. 13 ч. 1 ст. 87 Закона N 44-ФЗ). Данную возможность заказчик предусматривает по желанию. Рекомендуем это сделать, так как это позволит сократить издержки при работе с недобросовестным поставщиком;
• информацию о том, что закупка проводится только среди СМП и СОНО, если вы установили такое ограничение (п. 14 ч. 1 ст. 87 Закона N 44-ФЗ);
• информацию об ограничении допуска иностранной продукции (п. 15 ч. 1 ст. 87 Закона N 44-ФЗ).

Составьте инструкцию участнику по заполнению заявки (п. 2 ч. 1 ст. 87 Закона N 44-ФЗ).

При составлении заявки участник должен понимать, соответствует ли продукция, которую он предлагает, вашим требованиям. Если вы составите запутанную, сложную инструкцию, участник может быть введен в заблуждение в отношении конкретных показателей, которые ему необходимо указать.

В инструкции укажите:

• место в документации (раздел, пункт, документ), в котором участник найдет ваши требования к продукции;
• какие показатели заполнять участнику, какие из них он вправе изменить и в каких пределах, а какие неизменны. Когда участник должен указать диапазон значений, а когда конкретное значение;
• конкретные показатели из технических регламентов и стандартов, которым должна соответствовать продукция;
• расшифровку обозначений знаков, указанных при описании вами товара;
• разъяснения для участника о том, что необходимо указывать только конкретные показатели, не использовать такие слова, как «не более» «от … до …», «типа» и подобные, которые позволят растолковать характеристики товара как примерные или допускающие отклонения от необходимых значений.

Укажите требования к прошивке и нумерации страниц из ч. 4 ст. 88 Закона N 44-ФЗ.

Используйте рекомендации ФАС России при подготовке инструкции.

Составьте техническое задание и укажите функциональные, технические, качественные, количественные эксплуатационные характеристики необходимой вам продукции. Приложите к техническому заданию обоснование НМЦК (п. 1 ч. 1 ст. 87 Закона N 44-ФЗ). Руководствуйтесь правилами описания объекта закупки, установленными ст. 33 Закона N 44-ФЗ.

Приложите проект контракта (ч. 2 ст. 87 Закона N 44-ФЗ).

Проверьте, есть ли в ЕИС типовой контракт, который применяется для закупки необходимых вам товаров, работ, услуг. Если нет, подготовьте контракт самостоятельно. Включите в него все известные вам условия, а для информации, которая будет известна только по результатам аукциона, оставьте пустые графы для заполнения.

Как направить приглашения участникам

В приглашении участникам укажите свое наименование, почтовый адрес, объект закупки, место, порядок, сроки и способ получения документации (ч. 6 ст. 86 Закона N 44-ФЗ).

Укажите крайний срок подачи участниками запросов на получение документации. Установите, что сделать такой запрос можно минимум за пять дней до вскрытия конвертов. Так как именно за пять дней до вскрытия вы должны направить в ФАС копии приглашений и информацию обо всех, кому направили документацию (ч. 7 ст. 86 Закона N 44-ФЗ).

Если будете выдавать документацию платно, укажите в приглашении реквизиты и размер такой платы. Не требуйте денег за документацию больше, чем потратили на изготовление ее копии (ч. 3 ст. 87 Закона N 44-ФЗ).

Разошлите приглашение участникам, которых ранее согласовали с ФАС.

Срок рассылки — не позже чем за 10 дней до вскрытия конвертов (ч. 5 ст. 86 Закона N 44-ФЗ). В эти 10 дней не включается день направления приглашений и день вскрытия конвертов (ст. ст. 191, 194 ГК РФ).

Учтите также, что нельзя направлять приглашения раньше, чем через 10 дней после того, как включили закупку в план-график (ч. 14 ст. 21 Закона 44-ФЗ).

Как разместить в ЕИС извещение о закрытом аукционе

Помните, что размещать извещение в ЕИС нужно, только если проводите закрытый аукцион, поскольку в документации или проекте контракта содержится гостайна (ч. 4 ст. 86 Закона N 44-ФЗ).

Сформируйте извещение при помощи функционала ЕИС, создавать отдельный файл в текстовом редакторе не нужно. Зайдите в личный кабинет ЕИС, в реестре закупок нажмите кнопку «создать» и из выпадающего меню выберите «Извещение о проведении закупки на основании плана-графика». Выберите необходимую позицию плана графика и заполните форму для извещения. Часть данных загрузится из плана-графика, остальное, кроме гостайны, возьмите из документации о проведении аукциона. Отдельно на вкладке «Документация» укажите порядок предоставления документации о проведении закрытого аукциона.

Подпишите внесенные сведения электронной подписью.

Срок публикации извещения — не позже, чем за 30 дней до вскрытия конвертов (ч. 4 ст. 86 Закона N 44-ФЗ). В эти 30 дней не включается день публикации извещения и день вскрытия конвертов (ст. ст. 191, 194 ГК РФ). Если закупка новая, не размещайте извещение раньше, чем через 10 дней после того, как включили ее в план-график (ч. 14 ст. 21 Закона 44-ФЗ).

Как предоставить документацию о проведении закрытого аукциона

Сначала получите от участника запрос на выдачу документации.

Если вы размещали извещение, то участники к своему запросу должны еще приложить документы, подтверждающие, что они соответствуют требованиям извещения и у них есть допуск к гостайне. Выдавайте документацию только на бумаге и тем способом, который указали в извещении или приглашении. Направлять ее по электронной почте либо передавать иным способом в виде электронного документа нельзя (ч. 8 ст. 86 Закона N 44-ФЗ).

Срок направления документации после запроса — три календарных дня при аукционе с извещением и два рабочих дня при аукционе с приглашениями (ч. 4 ст. 86, ч. 3 ст. 87 Закона N 44-ФЗ).

Как дать разъяснения документации

Любой участник, которому вы предоставили аукционную документацию, может письменно попросить разъяснить ее условия (ч. 4 ст. 87 Закона N 44-ФЗ).

Подготовьте в письменной форме ответ по существу, включите в него текст вопроса, но не указывайте, от кого он поступил. Не изменяйте ответом суть документации, если понадобится, можно официально внести изменения в документацию. Разошлите письменный ответ всем участникам, получившим документацию. Учтите, что направлять разъяснения в виде электронных документов нельзя (ч. 8 ст. 86 Закона N 44-ФЗ).

Срок ответа на запрос — не позже чем через один день после получения запроса. Не отвечайте на запрос, если получили его за два дня до вскрытия конвертов или позже (ч. 5 ст. 87 Закона N 44-ФЗ).

Как изменить документацию

Внесите необходимые правки в документацию. Перенесите сроки подачи заявок так, чтобы с того дня, как вы разошлете изменения участникам, до дня вскрытия конвертов прошло не меньше 10 дней. Помните, что в эти 10 дней не включаются день отправки изменений и день вскрытия конвертов (ч. 7 ст. 87 Закона N 44-ФЗ).

Учтите, что менять объект закупки запрещено. Поэтому, если вам нужно внести существенные изменения в техническое задание, лучше отмените закупку, повторно согласуйте с ФАС и объявите заново с необходимыми изменениями. Так вы избежите возможных претензий со стороны контрольных органов.

Разошлите изменения всем участникам, которым выдавали документацию. Помните о запрете использовать электронные документы. Если публиковали извещение и в нем есть сведения, которые меняются в результате изменения документации, сформируйте и разместите в ЕИС изменения такого извещения (ч. 7 ст. 87, ч. 8 ст. 86 Закона N 44-ФЗ).

Срок внесения изменений — не позже чем за три дня до дня вскрытия конвертов. В этот срок вы должны направить изменения участникам, которым выдавали документацию, и изменить извещение, если размещали его в ЕИС. Этот срок вытекает из того, что принять решение о внесении изменений вы можете не позже чем за пять дней до вскрытия конвертов, а разослать изменения в течение двух рабочих дней со дня принятия решения (ч. 7 ст. 87 Закона N 44-ФЗ).

 Как направить в ФАС сведения об участниках аукциона

За пять дней до вскрытия конвертов составьте и направьте в ФАС письмо с перечнем лиц, которым выдавали документацию. Если рассылали приглашения, приложите к письму еще и копии таких приглашений (ч. 7 ст. 86 Закона N 44-ФЗ).

Как принять и вскрыть конверты с заявками

Заведите журнал регистрации заявок. Регистрируйте в этом журнале все поступающие конверты с заявками. Если участник потребует, выдайте ему расписку, в которой укажите дату и время приема конверта. Заявки принимайте вплоть до момента начала вскрытия конвертов. Если кто-то из участников опоздал и представил заявку после начала вскрытия, верните эту заявку участнику в тот же день (ч. 6 — 8 ст. 88 Закона N 44-ФЗ).

Вскройте конверты. Начните вскрывать конверты не раньше времени, которое вы установили в документации. Закон не требует проводить заседание комиссии по вскрытию конвертов, но лучше сделайте это под протокол и в присутствии членов комиссии. Это позволит зафиксировать все поданные заявки и избежать лишних жалоб от участников.

Если заявки никто не подал, закрытый аукцион признается несостоявшимся. При необходимости измените документацию и проведите новую закупку либо откажитесь от нее вовсе (ст. 92 Закона N 44-ФЗ).

Как рассмотреть заявки

Изучите поданные заявки. Проверьте, представил ли участник все сведения, документы и соответствует ли он требованиям, которые вы установили в документации.

Если замечаний к заявке нет, допускайте участника. Если участник не соответствует требованиям или не представил необходимые документы, откажите в допуске. Если один и тот же участник подал две заявки на один лот, верните ему все заявки без рассмотрения (ч. 3 ст. 89 Закона N 44-ФЗ).

Составьте протокол и укажите:

• информацию о поданных заявках;
• решение о допуске или недопуске участника к аукциону;
• положение (раздел, пункт, статью) Закона, документации, которому не соответствует участник или его заявка, и конкретное положение заявки, которое не соответствует закону и документации;
• решение каждого члена комиссии по каждому участнику.

Подпишите протокол у комиссии (ч. 4 ст. 89 Закона N 44-ФЗ).

Отправьте уведомления о принятых решениях участникам, чьи заявки рассмотрели, а копию протокола в ФАС. Направить уведомления и протокол нужно не позже чем на следующий день после его подписания (ч. 5, 6 ст. 89 Закона N 44-ФЗ).

Верните обеспечение заявок участникам, которых не допустили. У вас есть на это пять рабочих дней после подписания протокола (ч. 7 ст. 89 Закона N 44-ФЗ).

Если вы допустили только одну заявку, аукцион признается несостоявшимся. В этом случае либо объявите новую закупку, либо по согласованию с ФАС заключите контракт с единственным поставщиком (ст. 92 Закона N 44-ФЗ).

Как провести закрытый аукцион среди допущенных участников

В день проведения аукциона соберите комиссию. Открытым голосованием между членами комиссии выберите из их числа аукциониста (ч. 2, 5 ст. 90 Закона N 44-ФЗ).

Зарегистрируйте представителей участников и выдайте им пронумерованные карточки. Поднятием такой карточки участник будет объявлять о согласии заключить контракт по названной аукционистом цене. Если лот не один, регистрируйте участников непосредственно перед началом аукциона по каждому лоту. Перед началом аукциона советуем разъяснить участникам правила проведения аукциона, порядок изменения шага аукциона и снижения цены контракта (п. 1 ч. 6 ст. 90 Закона N 44-ФЗ).

Аукционист объявляет о начале аукциона и называет:

• номер лота, если лотов больше одного;
• наименование объекта закупки;
• начальную цену аукциона;
• шаг аукциона;
• участников аукциона, которые не явились.

Затем аукционист приглашает участников делать свои предложения о цене контракта (п. 2 ч. 6 ст. 90 Закона N 44-ФЗ).

Аукционист должен назвать НМЦК и трижды цену контракта, сниженную на шаг аукциона — 5% от НМЦК. Если после этого никто из участников карточку не поднял, то аукционисту необходимо объявить о снижении шага аукциона на 0,5 и объявить цену контракта, сниженную на шаг — 4,5% от НМЦК и сам шаг аукциона. Таким образом, шаг аукциона может уменьшаться до 0,5% от НМЦК.

Если после объявления цены контракта, сниженной на шаг аукциона, участники поднимают карточки, аукционист объявляет номер карточки, снижает текущую цену на шаг аукциона и опять объявляет ее.

Аукцион закончится, если аукционист объявит три раза цену контракта, сниженную на минимальный шаг 0,5% (п. п. 3 — 5 ч. 6 ст. 90 Закона N 44-ФЗ).

Победит участник, который последним поднимет карточку и таким образом предложит самую низкую цену контракта (ч. 7 ст. 90 Закона N 44-ФЗ).

Составьте протокол закрытого аукциона, в котором укажите:

• место, дату и время проведения аукциона;
• участников аукциона;
• НМЦК;
• последнее и предпоследнее предложение о цене контракта;
• наименование победителя и его адрес;
• наименование и адрес участника, который занял второе место.

В день проведения аукциона подпишите два экземпляра протокола от имени заказчика и у всех присутствующих на аукционе членов комиссии (ч. 8 ст. 90 Закона N 44-ФЗ).

Не позже следующего после аукциона рабочего дня отправьте копию протокола в ФАС (ч. 9 ст. 90 Закона N 44-ФЗ).

Верните обеспечение заявок всем участникам аукциона, кроме победителя. У вас есть на это не больше пяти рабочих дней (ч. 11 ст. 90 Закона N 44-ФЗ).

Если получите от участника письменный запрос о разъяснениях результата аукциона, ответьте не позже чем на второй рабочий день со дня получения (ч. 10 ст. 90 Закона N 44-ФЗ).

Как заключить контракт после закрытого аукциона

Для этого включите в проект контракта, который прикладывали к документации, данные победителя и предложенную им цену. Направьте ему заполненный проект контракта и экземпляр протокола закрытого аукциона.

Сделайте это в течение трех рабочих дней после аукциона (ч. 8 ст. 90 Закона N 44-ФЗ).

Победитель должен подписать проект контракта в двух экземплярах и вместе с документами, подтверждающими внесение обеспечения контракта, передать его вам в срок, который вы установили в документации (ч. 1 ст. 91 Закона N 44-ФЗ).

Проверьте обеспечение исполнения контракта. Если победитель снизил начальную цену контракта на 25% и более, требуйте от него обеспечения исполнения контракта в полтора раза больше, чем было установлено документацией (ч. 1 ст. 37 Закона N 44-ФЗ). Если НМЦК не превышала 15 млн руб., вместо увеличения обеспечения участник может представить информацию из реестра об исполненных контрактах для подтверждения своей добросовестности (ч. 3 ст. 37 Закона N 44-ФЗ).

Участник считается добросовестным, если соблюдается одно из следующих условий:

• в течение одного либо трех лет до даты подачи заявки на участие в конкурсе или аукционе участником исполнены три и более контракта без применения к нему неустоек (штрафов, пеней);
• в течение двух лет до даты подачи заявки участником исполнены четыре и более контракта, из которых не менее 75% — без применения к нему неустоек (штрафов, пеней).

Цена одного из таких исполненных контрактов должна составлять не менее чем 20% от цены заключаемого контракта.

Если представлена банковская гарантия, проверьте ее на соответствие всем требованиям, указанным в ст. 45 Закона N 44-ФЗ. Сведения о банковских гарантиях включаются в реестр банковских гарантий, который размещается в ЕИС, а если сведения о закупке составляют гостайну — в закрытый реестр банковских гарантий, который в ЕИС не размещается (ч. 8, 8.1, 11 ст. 45 Закона N 44-ФЗ).

Если обеспечение вносится деньгами, проверьте, поступили ли они на ваш счет.

Признайте участника уклонившимся от заключения контракта, если такой участник:

• вовремя не представил подписанный контракт (ч. 1 ст. 91 Закона N 44-ФЗ);
• вовремя не представил надлежащее обеспечение (ч. 5 ст. 96 Закона N 44-ФЗ);
• не исполнил требования по подтверждению добросовестности, когда это обязательно (п. 2 ч. 10 ст. 37 Закона N 44-ФЗ);
• не представил обоснование цены контракта на поставку товаров, необходимых для нормального жизнеобеспечения, если снизил начальную цену на 25% и более (ч. 9 ст. 37 Закона N 44-ФЗ).

Советуем зафиксировать факт такого уклонения протоколом. Направьте сведения о таком участнике в ФАС для включения в РНП (ч. 4 ст. 104 Закона N 44-ФЗ).

Если понесли убытки из-за уклонения участника, можете взыскать их через суд.

Направьте контракт второму участнику, если победитель уклонился. Заключать контракт с участником, занявшим второе место, не обязательно, делайте это на свое усмотрение. Второй участник вправе отказаться от заключения без каких-либо негативных для него последствий (ч. 3 ст. 91 Закона N 44-ФЗ).

Подпишите контракт и направьте или передайте один экземпляр участнику.

Сделайте это не раньше чем через 10 дней с даты подписания протокола закрытого аукциона (ч. 2 ст. 91 Закона N 44-ФЗ). Так как максимального срока заключения контракта для закрытого аукциона Законом N 44-ФЗ не установлено, рекомендуем руководствоваться п. 4 ст. 528 ГК и заключить контракт не позже 20 дней со дня подписания протокола аукциона.