К видам поощрений, которыми вы можете отблагодарить работника за добросовестный и эффективный труд, относятся: благодарность, премия, награждение ценным подарком, почетной грамотой, представление к званию лучшего по профессии. Помимо указанных поощрений вы можете установить и другие в коллективном договоре (если он есть) или в правилах внутреннего трудового распорядка. Применить поощрение (независимо от его вида) несложно: как правило, непосредственный руководитель готовит представление о поощрении, затем издается приказ о поощрении и на основании его вносится специальная запись о поощрении в личную карточку и трудовую книжку работника (кроме записи о премиях, предусмотренных вашей системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе).
Какие виды поощрений предусмотрены для работников
Основные виды поощрений – благодарность, премия, награждение ценным подарком, почетной грамотой, представление к званию лучшего по профессии (ч. 1 ст. 191 ТК РФ).
Эти и другие виды поощрений, как правило, указываются в правилах внутреннего трудового распорядка (ч. 2 ст. 191, ч. 4 ст. 189 ТК РФ). Дополнительные виды поощрений вы можете также предусмотреть в коллективном договоре, если он есть в вашей организации (ч. 2 ст. 191 ТК РФ).
| См. также: Что предусмотреть в правилах внутреннего трудового распорядка |
Как применить поощрение независимо от его вида
Порядок применения любого поощрения схож и не зависит от вида поощрения.
Как правило, непосредственный руководитель работника готовит представление о поощрении. Затем издается приказ о поощрении. Вы можете не просто издать приказ о поощрении работника. Дополнительно вы вправе, например, оформить благодарность на специальном бланке или на отдельной именной табличке.
Запись о поощрении (кроме записи о премиях, предусмотренных вашей системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе) нужно внести в трудовую книжку. Кроме того, необходимо внести такую запись в личную карточку работника.
Внимание! Многие упускают из виду то, что в трудовую книжку не вносятся сведения о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или регулярно выплачиваемых (п. 25 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Обязательно оцените, не отвечает ли ваша премия-поощрение таким требованиям, иначе вы не избежите вопросов проверяющих органов, если внесете запись ошибочно.
Подробнее о применении поощрений поговорим далее.
Как составить представление о поощрении работника
Представление о поощрении работника – необязательный документ. Но его, как правило, используют, чтобы дополнительно обосновать поощрение работника. Кроме того, на основании такого представления рекомендовано составлять приказы о поощрении по формам N N Т-11 и Т-11а.
На наш взгляд, достаточно, если представление составит непосредственный руководитель работника. Форма представления произвольная. В представлении о поощрении помимо данных работника желательно подробно указать информацию о его трудовых достижениях и вид поощрения.
Такой подход можно использовать, если специальные требования не предусмотрены в вашем локальном нормативном акте (например, в правилах внутреннего трудового распорядка). Если такой локальный нормативный акт есть, руководствуйтесь им. Это следует из ч. 2 ст. 22 ТК РФ.
| Образец представления о поощрении работника |
Как составить приказ о поощрении работника
Как правило, на практике используются приказы по форме N Т-11 (если нужно поощрить одного работника), а также по форме N Т-11а (для поощрения нескольких работников). Но вы можете также использовать собственную форму приказа.
Как заполнить приказ о поощрении по форме N Т-11
Для заполнения приказа о поощрении по форме N Т-11 руководствуйтесь Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденными Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.
Заполните приказ на основании представления руководителя отдела (иного структурного подразделения), в котором работает работник.
Если поощрение не денежное, допускается исключить реквизит “в сумме ____ руб. ____ коп.”.
После подписания такого приказа у руководителя организации (другого уполномоченного им лица) ознакомьте работника с приказом под подпись.
О том, как прописать в приказе мотив поощрения, читайте ниже.
| Образец заполнения приказа о поощрении по форме N Т-11 |
Как заполнить приказ о поощрении по форме N Т-11а
Для заполнения приказа о поощрении по форме N Т-11а руководствуйтесь Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденными Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.
Заполняйте его по тем же правилам, что и приказ по форме N Т-11. Только в отличие от этой формы в форме N Т-11а отсутствует реквизит “в сумме ____ руб. ____ коп.” и, соответственно, нечего исключать из формы.
О том, как прописать в приказе мотив поощрения, читайте ниже.
| Образец заполнения приказа о поощрении по форме N Т-11а |
Какие формулировки мотивов поощрения используют в приказе о поощрении
Формулировки мотивов поощрения для заполнения приказа о поощрении не установлены законом. Предлагаем вам использовать следующие формулировки: “за добросовестный эффективный труд”, “за добросовестное исполнение трудовых обязанностей” – они упоминаются в ч. 1 ст. 22, ч. 1 ст. 191 ТК РФ. Также можно использовать формулировку “награждение за успехи в работе” – это основание указано в п. 4 Правил ведения и хранения трудовых книжек.
Вы можете более подробно указать мотив поощрения, а именно в чем конкретно заключался такой “добросовестный эффективный труд”, описав более подробно достижение работника (например, перевыполнение плана работы на 50% от запланированного в I квартале 2018 г., вклад в развитие продуктовой линейки организации и так далее).
Обратите внимание, что конкретные трудовые достижения, за которые предусмотрены поощрения, могут быть описаны в вашем локальном нормативном акте (например, в правилах внутреннего трудового распорядка). Обязательно сверьтесь с ним.
Как оформить запись в трудовой книжке о поощрении
Внесите запись о поощрении в трудовую книжку на основании приказа о поощрении не позднее недельного срока (ч. 4 ст. 66 ТК РФ, п. п. 4, 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
Включите такую запись в специальный раздел в трудовой книжке – “Сведения о награждении” в следующем порядке (разд. 4 Инструкции по заполнению трудовых книжек):
- в виде заголовка укажите полное наименование организации, а также сокращенное (при его наличии);
- в графе 1 укажите порядковый номер записи нарастающим итогом за весь период трудовой деятельности работника;
- в графе 2 укажите дату награждения;
- в графе 3 напишите, кем награжден работник, за какие трудовые достижения и какой наградой. Обратите внимание, что нужно вносить все поощрения работника за трудовые заслуги, кроме сведений о премиях, предусмотренных вашей системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе (п. п. 4, 24, 25 Правил ведения и хранения трудовых книжек);
- в графе 4 укажите наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер.
В трудовую книжку ранее утвержденного образца (утв. Постановлением Совмина СССР и ВЦСПС от 06.09.1973 N 656) запись о поощрении (награждении) вносится в соответствующий раздел: “Сведения о поощрениях”, “Сведения о награждениях”.
Пример формулировки записи о поощрении в графе 3 трудовой книжки
Награжден генеральным директором за добросовестное исполнение трудовых обязанностей и высокие профессиональные достижения почетной грамотой и ценным подарком.
Запись о поощрении при увольнении работника нужно заверить подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, а также подписью самого работника (кроме случая, когда он в день увольнения отсутствовал или отказался получить трудовую книжку) (п. п. 35, 36 Правил ведения и хранения трудовых книжек). При наличии в организации печати также заверьте ею запись, а если печать отсутствует, с вашей стороны подписи работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, будет достаточно (п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, Разъяснение, утвержденное Приказом Минтруда России от 31.10.2016 N 589н).
| Образец записи о поощрении в трудовой книжке |
Как внести запись о поощрении в личную карточку
Внесите запись о поощрении в личную карточку работника по форме N Т-2, если применяете унифицированную форму.
Сделать это рекомендуется на основании приказа о поощрении.
Внесите запись в разд. VII “Награды (поощрения), почетные звания” на 4-й странице указанной формы.
Если применяете собственную форму личной карточки, внесите сведения о поощрении в соответствующий раздел такой личной карточки.
Что учитывать при применении самых распространенных видов поощрений
К самым популярным видам поощрений относятся благодарность и премия. Поэтому далее мы расскажем, что учитывать при их применении.
Как объявить благодарность работнику
Если вы хотите объявить работнику благодарность, то вам нужно учитывать порядок применения поощрения, указанный выше: как правило, непосредственный руководитель готовит представление о поощрении, после чего издается приказ о поощрении и на основании его вносится специальная запись о поощрении в личную карточку и трудовую книжку работника.
Помимо указанных действий вы можете специальным образом оформить такую благодарность. Например, можно подготовить именную табличку, в которой подробно описать, за что вы решили объявить работнику благодарность. Такое поощрение останется в памяти работника надолго.
Объявление благодарности вы можете приурочить к какому-либо событию. Например, можете объявить работнику благодарность на специальном собрании или праздничном мероприятии по итогам года.
Как составить приказ об объявлении благодарности
Как правило, на практике используются приказы по форме N Т-11 (если нужно объявить благодарность одному работнику), а также по форме N Т-11а (для объявления благодарности нескольким работникам). Но можете также использовать собственную форму приказа.
См. также:
Образец приказа об объявлении благодарности
Как поощрить работника премией
Вы можете премировать работника в соответствии с действующей у вас системой оплаты труда и премирования.
Если же вы хотите оформить премию как разовое поощрение, можете руководствоваться порядком поощрения, который предусмотрен вашим локальным нормативным актом (например, правилами внутреннего трудового распорядка). Это следует из ч. 4 ст. 189, ст. 191 ТК РФ.
Не будет нарушением, если за особые трудовые достижения вы разово премируете работника, даже в том случае, если специальный порядок премирования не предусмотрен. Это ваше право в силу ч. 1 ст. 22, ч. 1 ст. 191 ТК РФ.
При объявлении поощрения в виде такой премии рекомендуем дополнительно проконсультироваться с вашим налоговым консультантом, так как есть риск, что подобную премию нельзя будет учесть в расходах на оплату труда.
Как составить приказ о премировании
Вы можете составить приказ о премировании в произвольной форме, которую сами разработали, если решили не пользоваться унифицированными формами. Если вы используете их, то оформляйте приказ по форме N Т-11 (для одного работника) или N Т-11а (для нескольких работников). Такие формы приказов подходят для оформления всех видов поощрений.
Укажите в таком приказе помимо данных работника информацию о виде поощрения, а также за какие трудовые заслуги вы премируете работника (мотив поощрения).
Образец приказа о премировании
