Если работник или другое физлицо, которые получали доходы от вашей организации (ИП), обратились к вам с заявлением о выдаче справки 2-НДФЛ, то вы обязаны ее выдать. Срок, в который вы должны ее выдать, зависит от того, кто за ней обратился – работник (в том числе бывший), увольняющийся сотрудник или другое физлицо. Срок выдачи справки может составлять от одного до тридцати дней. Также не забудьте, что если в течение года вы не смогли удержать НДФЛ с доходов сотрудника, то нужно сообщить ему об этом. Такое сообщение оформляется в виде справки 2-НДФЛ с признаком 2, которую нужно направить работнику не позднее 1 марта следующего года.
В каких случаях нужно выдавать справки работникам
Вы должны выдать справку 2-НДФЛ сотруднику (в том числе бывшему), который получил от вас доход, если он обратился к вам с заявлением о ее выдаче (п. 1 ст. 226, п. 3 ст. 230 НК РФ).
Также справку 2-НДФЛ вы обязаны выдать физлицу, если в течение календарного года не смогли удержать с его доходов НДФЛ. В этом случае ее нужно заполнить с признаком 2 (п. 5 ст. 226 НК РФ, гл. II Порядка заполнения справки 2-НДФЛ).
Если сообщение о невозможности удержать налог вместо налогового агента подает его правопреемник, он указывает в справке 2-НДФЛ признак 4 (гл. II Порядка заполнения справки 2-НДФЛ). Такую справку необходимо выдать и физлицу.
Как сообщить о невозможности удержать НДФЛ
Как должно быть составлено заявление от работника
Заявление о выдаче справки заполняется работником в свободной форме, поскольку утвержденной формы нет.
Пример заявления работника о выдаче справки 2-НДФЛ
Заявление
о выдаче справки 2-НДФЛ
Прошу выдать мне справки по форме 2-НДФЛ за 2017 г. и за январь – март 2018 г.
3 апреля 2018 г.
Как заполнить справку 2-НДФЛ при выдаче ее работнику
Справка 2-НДФЛ, которую вы выдаете физлицу по его заявлению, заполняется по общим правилам, так же как при подаче справки по итогам года в налоговую инспекцию.
Если справка запрашивается за текущий год, то она заполняется за полные месяцы (гл. V Порядка заполнения справки 2-НДФЛ).
Как организации заполнить справку по форме 2-НДФЛ
Если вы сообщаете физлицу о том, что с его доходов не был удержан налог, то заполните справку 2-НДФЛ с признаком 2 в обычном порядке.
Если вы правопреемник, укажите в справке 2-НДФЛ признак 4 (гл. II Порядка заполнения справки 2-НДФЛ).
Как заполнить справку 2-НДФЛ с признаком 2
Как при реорганизации заполнить справку 2-НДФЛ с признаком 3 или 4
В какой срок нужно выдать справку 2-НДФЛ работнику
Выдать справку 2-НДФЛ нужно:
- работнику (в том числе бывшему) – в течение трех рабочих дней со дня получения от него заявления (ч. 1 ст. 62 ТК РФ);
- увольняющемуся работнику – в последний день его работы (ч. 1 ст. 62, ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ);
- другому физлицу, которое получало от вас доход, – в течение 30 дней с даты получения от него заявления (п. 1 ст. 230 НК РФ, п. п. 1, 2 ст. 3, ч. 1 ст. 20 Закона о персональных данных).
Если справку вы направляете, чтобы сообщить физлицу о том, что с его доходов не был удержан налог, сделать это нужно не позднее 1 марта следующего года (п. 5 ст. 226 НК РФ, гл. II Порядка заполнения справки 2-НДФЛ).
Каким способом можно выдать работнику справку 2-НДФЛ
Справку 2-НДФЛ можно передать сотруднику любым способом. В законодательстве способы ее выдачи по заявлению работника не определены (Письмо ФНС России от 10.08.2018 N ПА-4-11/15498). Рекомендуем передать ее так, чтобы вы могли подтвердить факт и дату выдачи справки, например:
- выдать справку лично работнику и попросить его дать расписку о ее получении на копии этого документа;
- направить справку по почте ценным письмом с описью вложения.
Как отправить сообщение о невозможности удержания
Ответственность за несоблюдение срока выдачи справки 2-НДФЛ работнику
Налоговый кодекс РФ не предусматривает ответственности за нарушение сроков выдачи справки 2-НДФЛ физлицу. Однако несоблюдение этих сроков или отказ в выдаче справки может повлечь административный штраф (ст. ст. 5.27, 5.39 КоАП РФ).
