Как вести налоговый учет по НДФЛ

Вести налоговый регистр – одна из обязанностей налогового агента, неисполнение которой может повлечь довольно серьезные штрафы. Такой регистр каждый налоговый агент разрабатывает самостоятельно, поскольку утвержденной формы нет. В него нужно включить обязательные сведения для правильного учета доходов, вычетов и сумм НДФЛ. При этом важно правильно сгруппировать эту информацию, чтобы на основании нее можно было легко заполнить отчетность по НДФЛ. При разработке регистра за основу можно взять утратившую силу форму карточки 1-НДФЛ, дополнив ее необходимыми реквизитами и убрав из нее лишнюю информацию. Вести учет в регистре необходимо отдельно по каждому физлицу.

Как разработать форму налогового регистра по НДФЛ

Для ведения налогового учета по НДФЛ желательно разработать такую форму регистра, которая отвечала бы двум условиям:

1) была удобной в использовании, то есть:

• простой в заполнении, чтобы не возникло путаницы с теми или иными данными;
• наглядной, чтобы на ее основе можно было легко заполнить отчетность по НДФЛ, своевременно отследить излишне удержанный НДФЛ и т.д.;
• учитывала особенности налогового агента и его работников-налогоплательщиков (в частности, количество и налоговый статус сотрудников, виды выплачиваемых им доходов и пр.);

2) отражала все обязательные сведения.

Какие формы регистра применяются при ведении налогового учета по НДФЛ

Утвержденной формы налогового регистра по НДФЛ нет. Поэтому форму регистра по НДФЛ и порядок отражения в нем данных вам необходимо разработать самостоятельно (п. 1 ст. 230 НК РФ). В таком регистре ведется учет (пп. 3 п. 3 ст. 24, п. 1 ст. 230 НК РФ):

• доходов, начисленных и выплаченных физлицам;
• предоставленных им налоговых вычетов, а также сумм, которые уменьшают налоговую базу;
• исчисленного, удержанного и перечисленного с таких доходов НДФЛ.

Количество применяемых организацией регистров налоговым законодательством не ограничено, поэтому можно предусмотреть любой из следующих вариантов:

• отдельную форму регистра на каждый вид выплачиваемых доходов;
• единую форму регистра, учитывающую все возможные виды доходов.

Хотя и нет специального требования, все же рекомендуем утвердить форму регистра по НДФЛ в качестве приложения к учетной политике.

Какие сведения нужно отразить в налоговом регистре по НДФЛ

Налоговый регистр по НДФЛ должен в обязательном порядке содержать сведения (пп. 3 п. 3 ст. 24, п. 1 ст. 230 НК РФ):

• идентифицирующие налогоплательщика, включая его статус налогового резидентства;

Как определить статус налогоплательщика для целей уплаты НДФЛ

• о выплаченных ему доходах: вид и код дохода, сумму дохода до уменьшения на вычеты и с учетом налоговых вычетов (до уменьшения на сумму НДФЛ), дату его фактического получения и выплаты;

• о предоставленных вычетах: вид и код вычета, его сумму, а также сведения о расходах и суммах, уменьшающих налоговую базу по НДФЛ;

• об исчисленном и удержанном НДФЛ: сумму налога, дату его удержания и перечисления, а также реквизиты платежных поручений на уплату НДФЛ.

Для учета доходов физлиц, у которых часто меняется налоговый статус (иностранцы либо граждане РФ, которые часто выезжают за границу), целесообразно выделить в регистре отдельную таблицу или поле с данными об их статусе по каждому месяцу налогового периода.

Как рассчитать время пребывания налогоплательщика в России для целей НДФЛ

Дополнительно в регистре можно указать сведения:

• о налоговом агенте;
• о сумме дохода с прошлого места работы (для работников, принятых на работу не с начала года), чтобы правильно рассчитать стандартные вычеты;
• любую другую информацию, необходимую налоговому агенту.

Не отражаются в налоговом регистре доходы (ст. 217, п. п. 1, 2 ст. 227, пп. 2 п. 1, п. 2 ст. 228 НК РФ):

• не облагаемые НДФЛ (за исключением доходов, освобождаемых от налогообложения в пределах норм);
• выплаченные физлицу за приобретенное у него имущество (имущественные права), так как в этом случае физлицо само исчисляет и уплачивает налог;
• выплаченные индивидуальному предпринимателю или лицу, которое занимается частной практикой, так как в этом случае физлицо также само исчисляет и уплачивает налог.

При этом доходы, которые облагаются НДФЛ частично, отражаются в регистре в полной сумме. Это нужно для того, чтобы отслеживать необлагаемый лимит и, в случае его превышения, включать часть дохода, которая вышла за пределы, в налоговую базу.

Как сгруппировать сведения в регистре налогового учета по НДФЛ

Сведения из налогового регистра по НДФЛ используются для заполнения Справки 2-НДФЛ и Расчета 6-НДФЛ. Поэтому в регистре данные сведения целесообразно сгруппировать в соответствии со структурой этих форм.

Рекомендуем вам отразить их в следующем порядке:

Как разработать налоговый регистр на основе формы 1-НДФЛ

При разработке регистра за основу можно взять утратившую силу форму карточки 1-НДФЛ. Однако ее форма во многом не соответствует действующим положениям Налогового кодекса РФ. Например, в ней не предусмотрено отражение некоторых обязательных сведений, таких как даты выплаты доходов, удержания и перечисления НДФЛ в бюджет, реквизиты платежного документа (п. 1 ст. 230 НК РФ).

Поэтому ее нужно дополнить необходимыми реквизитами и убрать из нее лишнюю информацию.

При разработке налогового регистра по НДФЛ на основе карточки 1-НДФЛ из нее можно удалить:

• разд. 7 “Сведения о доходах, налогообложение которых осуществляется налоговыми органами”, поскольку в отношении таких доходов организация налоговым агентом не является и налоговый учет по ним вести не должна. Это следует из п. 1 ст. 230 НК РФ;
• разд. 9 “Сведения о представлении справок”.

В новом регистре останутся следующие разделы из формы 1-НДФЛ, в которые рекомендуется внести следующие основные изменения.

В разд. 1 “Сведения о налоговом агенте” реквизит “код ОКАТО” следует заменить на реквизит “код ОКТМО”.

В разд. 2 “Сведения о налогоплательщике (получателе доходов)” структуру рекомендуем частично изменить и дополнить (п. 1 ст. 230 НК РФ):

• данными из справки о полученных физлицами доходах;
• таблицей, где подробно отражаются помесячные данные об изменении налогового статуса работника на случай, если в организации имеются работники-иностранцы, у которых налоговый статус в течение года меняется.

В регистр можно не включать сведения об адресе налогоплательщика, поскольку в справке 2-НДФЛ этих данных нет.

В разд. 3 “Расчет налоговой базы и НДФЛ (для доходов, облагаемых по ставке 13% и 30%)” рекомендуем внести следующие изменения (п. 1 ст. 230 НК РФ):

1) дополнить новыми строками для отражения следующих сведений:

• даты получения дохода;
• даты перечисления дохода;
• даты удержания налога;
• даты перечисления налога;
• реквизитов платежного документа на перечисление налога;
• имущественных вычетов;
• социальных вычетов;

2) ввести для наглядности две строки для стандартных вычетов: “Стандартные вычеты на детей” и “Иные стандартные вычеты” – вместо одной строки “Стандартные налоговые вычеты”;

3) удалить коды стандартных вычетов, поскольку они изменились. Они будут проставляться при заполнении формы;

4) ввести строки для отражения сумм фиксированного авансового платежа (пп. 2 п. 1, п. 6 ст. 227.1 НК РФ), если в организации работают иностранцы, использующие патент;

5) скорректировать существующие, а также ввести новые поля для отражения сведений о праве на вычеты и подтверждающих документах после таблицы расчета налоговой базы (по примеру карточки 1-НДФЛ).

В разд. 4 “Доходы от долевого участия в деятельности организации (дивиденды), облагаемые по ставке 13% (15% – для нерезидента РФ), и сумма налога” (п. п. 1, 3 ст. 224, п. 1 ст. 230 НК РФ), заимствованный из формы 1-НДФЛ, рекомендуем внести следующие изменения:

1) дополнить новыми строками:

• код дохода;
• дата получения дохода;
• дата выплаты дохода;
• дата удержания налога;
• дата перечисления налога;
• реквизиты платежного документа на перечисление налога;

2) ввести отдельные строки для налога, рассчитываемого по ставкам 13% (для резидентов РФ) и 15% (для нерезидентов РФ).

Раздел 5 “Доходы, облагаемые по ставке 35%” целесообразно изменить следующим образом (п. 2 ст. 210, ст. 224, п. 1 ст. 230 НК РФ):

1) удалить сведения о доходах в виде призов и выигрышей, поскольку большинство организаций не выдает физлицам выигрыши и призы в целях рекламы;

2) дополнить новыми строками:

• дата получения дохода;
• дата перечисления дохода;
• дата удержания налога;
• дата перечисления налога;
• реквизиты платежного документа на перечисление налога.

В разд. 6 “Общая сумма налога по итогам налогового периода” следует удалить строку с недействующей ставкой 6% по доходам в виде дивидендов (ст. 224 НК РФ).

В разд. 8 “Результаты перерасчета налога за предшествующие налоговые периоды” вы можете удалить отдельные строки раздела, если у вас нет сведений для их заполнения.

Как вести налоговые регистры по НДФЛ

Организация ведет регистр по НДФЛ отдельно по каждому физлицу, в отношении которого является налоговым агентом по НДФЛ. В нем на основании аналитических регистров учета и первичных документов отражаются данные по налогоплательщику за весь календарный год (пп. 3 п. 3 ст. 24, ст. 216, п. 1 ст. 230 НК РФ).

Организации ведут такой учет в отношении доходов, выплаченных физлицам в том числе (п. п. 1, 2 ст. 226, п. 1 ст. 230 НК РФ):

• по трудовым договорам;
• по гражданско-правовым договорам на выполнение работ, оказание услуг;
• авторским договорам.

С каких доходов налоговый агент обязан удержать НДФЛ

При ведении регистра данные в нем нужно отражать помесячно и нарастающим итогом с начала года (п. 3 ст. 226, п. 1 ст. 230 НК РФ):

• доходы – отдельно по каждому коду и по каждой дате выплаты;
• вычеты – отдельно по каждому коду.

Доходы, облагаемые по разным ставкам, целесообразно отражать в регистре в разных разделах, поскольку налоговая база по ним определяется раздельно (п. 2 ст. 210 НК РФ).

Суммы доходов и вычетов отражаются в регистре в рублях и копейках, также как эти показатели отражаются в отчетности по НДФЛ (см., например, форму расчета 6-НДФЛ).

Показатели в иностранной валюте отражаются в регистре в рублях по курсу Банка России (п. 5 ст. 210 НК РФ):

• на дату фактического получения – для показателей доходов;
• на дату фактического осуществления расходов – для показателей к вычету.

Сумма НДФЛ отражается в полных рублях (суммы до 50 коп. отбрасываются, суммы в 50 коп. и более округляются до полного рубля) (п. 6 ст. 52 НК РФ).

Налоговым законодательством не установлена обязанность оформления регистров исключительно на бумажном носителе. Поэтому вести их можно как в бумажном, так и в электронном виде.

Пример отражения обязательных сведений в налоговом регистре по НДФЛ

Организация ежемесячно начисляет работнику – резиденту РФ зарплату 50 000 руб. и выплачивает ее два раза в месяц равными частями. Работнику предоставляется стандартный налоговый вычет на первого ребенка.

В феврале 2018 г. работник болел с 6 по 12 февраля (7 дней).

Заработную плату за февраль сотруднику организация начислила в размере:

• 16 666,67 руб. – за первую половину февраля;
• 19 444,44 руб. – за вторую половину февраля.

В течение I квартала 2018 г., помимо заработной платы, работник получил:

• 02.2018 – материальную помощь в размере 7 000 руб.;
• 02.2018 – пособие по временной нетрудоспособности в размере 8 630,14 руб.

Зарплата перечислялась работнику на его расчетный счет в банке:

• за январь – 22.01.2018 и 07.02.2018;
• за февраль – 20.02.2018 и 07.03.2018;
• за март – 20.03.2018 и 09.04.2018.

НДФЛ с зарплаты перечислялся в бюджет:

• за январь – 07.02.2018;
• за февраль – 07.03.2018;
• за март – 09.04.2018.

Начисленные работнику доходы, вычеты, а также суммы НДФЛ отражены в налоговом регистре следующим образом:

Ответственность (штрафы) за отсутствие налогового учета (регистров) по НДФЛ

Если налоговый агент не ведет налоговый учет по НДФЛ, налоговый орган может оштрафовать его за грубое нарушение правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения (ст. ст. 120, 216 НК РФ):

• на 10 000 руб. – если нет регистров за один календарный год;
• на 30 000 руб. – если нет регистров более чем за один календарный год.

Если из-за отсутствия налогового регистра была занижена налоговая база по НДФЛ, то штраф за нарушение правил учета составит 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб. (п. 3 ст. 120 НК РФ). За неуплату (неполную уплату) налога установлена отдельная ответственность (штраф составит от 20 до 40% от суммы недоимки – ст. 122 НК РФ).

Кроме того, если организация не представит налоговые регистры по требованию налогового органа, то ей грозит штраф в размере (пп. 4 п. 3 ст. 24, п. 4 ст. 93, п. 1 ст. 126 НК РФ) 200 руб. за каждый не представленный в установленный срок документ.

А ее должностных лиц могут привлечь к административной ответственности и оштрафовать на сумму от 300 до 500 руб. (примечание к ст. 2.4, ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ).