Как вести налоговый учет по НДФЛ

ДАТА ПУБЛИКАЦИИ:
ДАТА ОБНОВЛЕНИЯ:
АВТОР:

Вести налоговый регистр – одна из обязанностей налогового агента, неисполнение которой может повлечь довольно серьезные штрафы. Такой регистр каждый налоговый агент разрабатывает самостоятельно, поскольку утвержденной формы нет. В него нужно включить обязательные сведения для правильного учета доходов, вычетов и сумм НДФЛ. При этом важно правильно сгруппировать эту информацию, чтобы на основании нее можно было легко заполнить отчетность по НДФЛ. При разработке регистра за основу можно взять утратившую силу форму карточки 1-НДФЛ, дополнив ее необходимыми реквизитами и убрав из нее лишнюю информацию. Вести учет в регистре необходимо отдельно по каждому физлицу.

 

Как разработать форму налогового регистра по НДФЛ

Для ведения налогового учета по НДФЛ желательно разработать такую форму регистра, которая отвечала бы двум условиям:

1) была удобной в использовании, то есть:

  • простой в заполнении, чтобы не возникло путаницы с теми или иными данными;
  • наглядной, чтобы на ее основе можно было легко заполнить отчетность по НДФЛ, своевременно отследить излишне удержанный НДФЛ и т.д.;
  • учитывала особенности налогового агента и его работников-налогоплательщиков (в частности, количество и налоговый статус сотрудников, виды выплачиваемых им доходов и пр.);

2) отражала все обязательные сведения.

 

Какие формы регистра применяются при ведении налогового учета по НДФЛ

Утвержденной формы налогового регистра по НДФЛ нет. Поэтому форму регистра по НДФЛ и порядок отражения в нем данных вам необходимо разработать самостоятельно (п. 1 ст. 230 НК РФ). В таком регистре ведется учет (пп. 3 п. 3 ст. 24, п. 1 ст. 230 НК РФ):

  • доходов, начисленных и выплаченных физлицам;
  • предоставленных им налоговых вычетов, а также сумм, которые уменьшают налоговую базу;
  • исчисленного, удержанного и перечисленного с таких доходов НДФЛ.

Количество применяемых организацией регистров налоговым законодательством не ограничено, поэтому можно предусмотреть любой из следующих вариантов:

  • отдельную форму регистра на каждый вид выплачиваемых доходов;
  • единую форму регистра, учитывающую все возможные виды доходов.

Хотя и нет специального требования, все же рекомендуем утвердить форму регистра по НДФЛ в качестве приложения к учетной политике.

Какие сведения нужно отразить в налоговом регистре по НДФЛ

Налоговый регистр по НДФЛ должен в обязательном порядке содержать сведения (пп. 3 п. 3 ст. 24, п. 1 ст. 230 НК РФ):

  • идентифицирующие налогоплательщика, включая его статус налогового резидентства;

Как определить статус налогоплательщика для целей уплаты НДФЛ

 

  • о выплаченных ему доходах: вид и код дохода, сумму дохода до уменьшения на вычеты и с учетом налоговых вычетов (до уменьшения на сумму НДФЛ), дату его фактического получения и выплаты;
  • о предоставленных вычетах: вид и код вычета, его сумму, а также сведения о расходах и суммах, уменьшающих налоговую базу по НДФЛ;

 

 

 

  • об исчисленном и удержанном НДФЛ: сумму налога, дату его удержания и перечисления, а также реквизиты платежных поручений на уплату НДФЛ.

Для учета доходов физлиц, у которых часто меняется налоговый статус (иностранцы либо граждане РФ, которые часто выезжают за границу), целесообразно выделить в регистре отдельную таблицу или поле с данными об их статусе по каждому месяцу налогового периода.

 

Как рассчитать время пребывания налогоплательщика в России для целей НДФЛ

 

Дополнительно в регистре можно указать сведения:

  • о налоговом агенте;
  • о сумме дохода с прошлого места работы (для работников, принятых на работу не с начала года), чтобы правильно рассчитать стандартные вычеты;
  • любую другую информацию, необходимую налоговому агенту.

Не отражаются в налоговом регистре доходы (ст. 217, п. п. 1, 2 ст. 227, пп. 2 п. 1, п. 2 ст. 228 НК РФ):

  • не облагаемые НДФЛ (за исключением доходов, освобождаемых от налогообложения в пределах норм);
  • выплаченные физлицу за приобретенное у него имущество (имущественные права), так как в этом случае физлицо само исчисляет и уплачивает налог;
  • выплаченные индивидуальному предпринимателю или лицу, которое занимается частной практикой, так как в этом случае физлицо также само исчисляет и уплачивает налог.

При этом доходы, которые облагаются НДФЛ частично, отражаются в регистре в полной сумме. Это нужно для того, чтобы отслеживать необлагаемый лимит и, в случае его превышения, включать часть дохода, которая вышла за пределы, в налоговую базу.

Как сгруппировать сведения в регистре налогового учета по НДФЛ

Сведения из налогового регистра по НДФЛ используются для заполнения Справки 2-НДФЛ и Расчета 6-НДФЛ. Поэтому в регистре данные сведения целесообразно сгруппировать в соответствии со структурой этих форм.

Рекомендуем вам отразить их в следующем порядке:

Сведения, отражаемые в регистреДанные, отражаемые в разделе налогового регистраГде в отчетности по НДФЛ отражаются данные из регистра
О налоговом агенте– наименование;

– ИНН/КПП;

– ОКТМО организации

Раздел 1 справки 2-НДФЛ
О налогоплательщике– Ф.И.О. физического лица;

– ИНН (при наличии);

– дата рождения;

– гражданство (с кодом страны);

– вид, код, серия и номер документа, удостоверяющего личность;

– статус на начало года (резидент/нерезидент) налогоплательщика;

– расчет количества дней пребывания в РФ

Раздел 2 справки 2-НДФЛ
Доходы– дата выплаты дохода;

– дата фактического получения дохода;

– вид и код дохода;

– сумма дохода:

1) до уменьшения на суммы вычета и НДФЛ;

2) за минусом вычетов, до налогообложения

Строки 020, 025, 100, 130 расчета 6-НДФЛ

Разделы 3 и 5 справки 2-НДФЛ

О предоставленных вычетах– вид и код вычета;

– сумма вычета;

– реквизиты документа, являющегося основанием для предоставления вычета

Разделы 3 и 4 справки 2-НДФЛ

Строка 030 расчета 6-НДФЛ

НДФЛ:
исчисленный– сумма налогаСтроки 040, 045 расчета 6-НДФЛ

Раздел 5 справки 2-НДФЛ

удержанный– сумма налога;

– дата удержания НДФЛ

Строка 070 и 110, 140 расчета 6-НДФЛ

Раздел 5 справки 2-НДФЛ

перечисленный– сумма налога;

– даты перечисления НДФЛ;

– номер и реквизиты платежных поручений на уплату НДФЛ

Раздел 5 справки 2-НДФЛ
излишне удержанный– сумма налога;

– дата удержания НДФЛ

возвращенный налоговым агентом– сумма налога (помесячно нарастающим итогом с начала года)Строка 090 расчета 6-НДФЛ
не удержанныйСтрока 080 расчета 6-НДФЛ

Раздел 5 справки 2-НДФЛ

Суммы фиксированных авансовых платежей работников-иностранцев– суммы платежа, на которые уменьшается исчисленный налог;

– реквизиты документа – основания для уменьшения налога на фиксированные авансовые платежи

Раздел 5 справки 2-НДФЛ

Строка 050 расчета 6-НДФЛ

Как разработать налоговый регистр на основе формы 1-НДФЛ

При разработке регистра за основу можно взять утратившую силу форму карточки 1-НДФЛ. Однако ее форма во многом не соответствует действующим положениям Налогового кодекса РФ. Например, в ней не предусмотрено отражение некоторых обязательных сведений, таких как даты выплаты доходов, удержания и перечисления НДФЛ в бюджет, реквизиты платежного документа (п. 1 ст. 230 НК РФ).

Поэтому ее нужно дополнить необходимыми реквизитами и убрать из нее лишнюю информацию.

При разработке налогового регистра по НДФЛ на основе карточки 1-НДФЛ из нее можно удалить:

  • разд. 7 “Сведения о доходах, налогообложение которых осуществляется налоговыми органами”, поскольку в отношении таких доходов организация налоговым агентом не является и налоговый учет по ним вести не должна. Это следует из п. 1 ст. 230 НК РФ;
  • разд. 9 “Сведения о представлении справок”.

В новом регистре останутся следующие разделы из формы 1-НДФЛ, в которые рекомендуется внести следующие основные изменения.

В разд. 1 “Сведения о налоговом агенте” реквизит “код ОКАТО” следует заменить на реквизит “код ОКТМО”.

В разд. 2 “Сведения о налогоплательщике (получателе доходов)” структуру рекомендуем частично изменить и дополнить (п. 1 ст. 230 НК РФ):

  • данными из справки о полученных физлицами доходах;
  • таблицей, где подробно отражаются помесячные данные об изменении налогового статуса работника на случай, если в организации имеются работники-иностранцы, у которых налоговый статус в течение года меняется.

В регистр можно не включать сведения об адресе налогоплательщика, поскольку в справке 2-НДФЛ этих данных нет.

В разд. 3 “Расчет налоговой базы и НДФЛ (для доходов, облагаемых по ставке 13% и 30%)” рекомендуем внести следующие изменения (п. 1 ст. 230 НК РФ):

1) дополнить новыми строками для отражения следующих сведений:

  • даты получения дохода;
  • даты перечисления дохода;
  • даты удержания налога;
  • даты перечисления налога;
  • реквизитов платежного документа на перечисление налога;
  • имущественных вычетов;
  • социальных вычетов;

2) ввести для наглядности две строки для стандартных вычетов: “Стандартные вычеты на детей” и “Иные стандартные вычеты” – вместо одной строки “Стандартные налоговые вычеты”;

3) удалить коды стандартных вычетов, поскольку они изменились. Они будут проставляться при заполнении формы;

4) ввести строки для отражения сумм фиксированного авансового платежа (пп. 2 п. 1, п. 6 ст. 227.1 НК РФ), если в организации работают иностранцы, использующие патент;

5) скорректировать существующие, а также ввести новые поля для отражения сведений о праве на вычеты и подтверждающих документах после таблицы расчета налоговой базы (по примеру карточки 1-НДФЛ).

В разд. 4 “Доходы от долевого участия в деятельности организации (дивиденды), облагаемые по ставке 13% (15% – для нерезидента РФ), и сумма налога” (п. п. 1, 3 ст. 224, п. 1 ст. 230 НК РФ), заимствованный из формы 1-НДФЛ, рекомендуем внести следующие изменения:

1) дополнить новыми строками:

  • код дохода;
  • дата получения дохода;
  • дата выплаты дохода;
  • дата удержания налога;
  • дата перечисления налога;
  • реквизиты платежного документа на перечисление налога;

2) ввести отдельные строки для налога, рассчитываемого по ставкам 13% (для резидентов РФ) и 15% (для нерезидентов РФ).

Раздел 5 “Доходы, облагаемые по ставке 35%” целесообразно изменить следующим образом (п. 2 ст. 210, ст. 224, п. 1 ст. 230 НК РФ):

1) удалить сведения о доходах в виде призов и выигрышей, поскольку большинство организаций не выдает физлицам выигрыши и призы в целях рекламы;

2) дополнить новыми строками:

  • дата получения дохода;
  • дата перечисления дохода;
  • дата удержания налога;
  • дата перечисления налога;
  • реквизиты платежного документа на перечисление налога.

В разд. 6 “Общая сумма налога по итогам налогового периода” следует удалить строку с недействующей ставкой 6% по доходам в виде дивидендов (ст. 224 НК РФ).

В разд. 8 “Результаты перерасчета налога за предшествующие налоговые периоды” вы можете удалить отдельные строки раздела, если у вас нет сведений для их заполнения.

 

Как вести налоговые регистры по НДФЛ

Организация ведет регистр по НДФЛ отдельно по каждому физлицу, в отношении которого является налоговым агентом по НДФЛ. В нем на основании аналитических регистров учета и первичных документов отражаются данные по налогоплательщику за весь календарный год (пп. 3 п. 3 ст. 24, ст. 216, п. 1 ст. 230 НК РФ).

Организации ведут такой учет в отношении доходов, выплаченных физлицам в том числе (п. п. 1, 2 ст. 226, п. 1 ст. 230 НК РФ):

  • по трудовым договорам;
  • по гражданско-правовым договорам на выполнение работ, оказание услуг;
  • авторским договорам.

 

С каких доходов налоговый агент обязан удержать НДФЛ

 

При ведении регистра данные в нем нужно отражать помесячно и нарастающим итогом с начала года (п. 3 ст. 226, п. 1 ст. 230 НК РФ):

  • доходы – отдельно по каждому коду и по каждой дате выплаты;
  • вычеты – отдельно по каждому коду.

Доходы, облагаемые по разным ставкам, целесообразно отражать в регистре в разных разделах, поскольку налоговая база по ним определяется раздельно (п. 2 ст. 210 НК РФ).

Суммы доходов и вычетов отражаются в регистре в рублях и копейках, также как эти показатели отражаются в отчетности по НДФЛ (см., например, форму расчета 6-НДФЛ).

Показатели в иностранной валюте отражаются в регистре в рублях по курсу Банка России (п. 5 ст. 210 НК РФ):

  • на дату фактического получения – для показателей доходов;
  • на дату фактического осуществления расходов – для показателей к вычету.

Сумма НДФЛ отражается в полных рублях (суммы до 50 коп. отбрасываются, суммы в 50 коп. и более округляются до полного рубля) (п. 6 ст. 52 НК РФ).

Налоговым законодательством не установлена обязанность оформления регистров исключительно на бумажном носителе. Поэтому вести их можно как в бумажном, так и в электронном виде.

Пример отражения обязательных сведений в налоговом регистре по НДФЛ

Организация ежемесячно начисляет работнику – резиденту РФ зарплату 50 000 руб. и выплачивает ее два раза в месяц равными частями. Работнику предоставляется стандартный налоговый вычет на первого ребенка.

В феврале 2018 г. работник болел с 6 по 12 февраля (7 дней).

Заработную плату за февраль сотруднику организация начислила в размере:

  • 16 666,67 руб. – за первую половину февраля;
  • 19 444,44 руб. – за вторую половину февраля.

В течение I квартала 2018 г., помимо заработной платы, работник получил:

  • 02.2018 – материальную помощь в размере 7 000 руб.;
  • 02.2018 – пособие по временной нетрудоспособности в размере 8 630,14 руб.

Зарплата перечислялась работнику на его расчетный счет в банке:

  • за январь – 22.01.2018 и 07.02.2018;
  • за февраль – 20.02.2018 и 07.03.2018;
  • за март – 20.03.2018 и 09.04.2018.

НДФЛ с зарплаты перечислялся в бюджет:

  • за январь – 07.02.2018;
  • за февраль – 07.03.2018;
  • за март – 09.04.2018.

Начисленные работнику доходы, вычеты, а также суммы НДФЛ отражены в налоговом регистре следующим образом:

ДОХОДЫ, ОБЛАГАЕМЫЕ НАЛОГОМ ПО СТАВКЕ 13 ПРОЦЕНТОВ
МесяцДОХОДЫВЫЧЕТЫДОХОДЫ МИНУС ВЫЧЕТЫНДФЛ
Дата выплаты доходаДата фактического получения доходаКод доходаСуммаКод вычетаСуммаСтавка, %Сумма, руб.Дата удержанияДата перечисленияПлатежное поручение (дата, номер)
Январь22.01.201831.01.2018200025 000,0025 000,00133 25007.02.201807.02.2018от 07.02.2018 N 78
07.02.201831.01.2018200025 000,001261 400,00 123 600,00133 06807.02.201807.02.2018от 07.02.2018 N 78
Итого за месяц50 000,001 400,0048 600,00136 318
Итого с начала года50 000,001 400,0048 600,00136 318
Февраль15.02.201815.02.201827607 000,005034 000,003 000,001339015.02.201815.02.2018от 15.02.2018 N 85
20.02.201820.02.201823008 630,148 630,14131 12220.02.201820.02.2018от 20.02.2018 N 92
20.02.201828.02.2018200016 666,6716 666,67132 16707.03.201807.03.2018от 07.03.2018 N 97
07.03.201828.02.2018200019 444,441261 400,0018 044,44132 34607.03.201807.03.2018от 07.03.2018 N 97
Итого за месяц51 741,255 400,0046 341,25136 025
Итого с начала года101 741,256 800,0094 941,251312 343
Март20.03.201831.03.2018200025 000,0025 000,00133 25009.04.201809.04.2018от 09.04.2018 N 125
Март09.04.201831.03.2018200025 000,001261 400,0023 600,00133 06809.04.201809.04.2018от 09.04.2018 N 125
Итого за месяц50 000,001 400,0048 600,00136 318
Итого с начала года151 741,258 200,00143 541,251318 661
1 Стандартный налоговый вычет на ребенка предоставляется работнику после выплаты зарплаты за вторую половину месяца, когда будет известно, не превышает ли его доход с начала года установленный предел – 350 000 руб. Основание – пп. 4 п. 1 ст. 218, п. 2 ст. 223 НК РФ.

 

Ответственность (штрафы) за отсутствие налогового учета (регистров) по НДФЛ

Если налоговый агент не ведет налоговый учет по НДФЛ, налоговый орган может оштрафовать его за грубое нарушение правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения (ст. ст. 120, 216 НК РФ):

  • на 10 000 руб. – если нет регистров за один календарный год;
  • на 30 000 руб. – если нет регистров более чем за один календарный год.

Если из-за отсутствия налогового регистра была занижена налоговая база по НДФЛ, то штраф за нарушение правил учета составит 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб. (п. 3 ст. 120 НК РФ). За неуплату (неполную уплату) налога установлена отдельная ответственность (штраф составит от 20 до 40% от суммы недоимки – ст. 122 НК РФ).

Кроме того, если организация не представит налоговые регистры по требованию налогового органа, то ей грозит штраф в размере (пп. 4 п. 3 ст. 24, п. 4 ст. 93, п. 1 ст. 126 НК РФ) 200 руб. за каждый не представленный в установленный срок документ.

А ее должностных лиц могут привлечь к административной ответственности и оштрафовать на сумму от 300 до 500 руб. (примечание к ст. 2.4, ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ).

 


Не нашли ответа на свой вопрос?

Узнайте, как решить именно Вашу проблему

Email - [email protected]