Как предоставить стандартные вычеты по НДФЛ

Стандартные вычеты предоставляет налоговый агент, который выплачивает доход сотруднику. Вычеты могут быть предоставлены сотруднику как “на себя”, так и на детей. Вычеты “на себя” предоставляются только льготным категориям налогоплательщиков, вычеты на детей – родителям, супругам родителей, усыновителям, опекунам, попечителям, приемным родителям и супругам приемных родителей. Для предоставления вычета нужно получить заявление и подтверждающие документы от работника и определить размер вычета. Конкретный перечень документов и размер вычета будут зависеть от того, какие именно вычеты вы предоставляете “на себя” (вычеты инвалиду, чернобыльцу и т.д.) и на ребенка (на первого, второго ребенка и т.д.). Вычеты предоставляются ежемесячно при выплате дохода. Если в каком-то месяце дохода нет, то вычет можно предоставить в другом месяце до конца текущего года (на следующий год стандартный вычет не переносится).

Кто имеет право на стандартный налоговый вычет по НДФЛ

Стандартный налоговый вычет “на себя” могут получить следующие льготные категории налогоплательщиков:

• инвалиды;

• участники боевых действий, ветераны ВОВ, военнослужащие;

• чернобыльцы и иные лица, пострадавшие от радиационных аварий или в результате испытаний ядерных установок, ядерного оружия и космической техники, а также во время учений и иных работ на подобных объектах;

• другие категории лиц, перечисленные в пп. 1, 2 п. 1 ст. 218 НК РФ.

Стандартный налоговый вычет на детей предоставляется родителям, супругу (супруге) родителя, усыновителям, опекунам, попечителям, приемным родителям, супругу (супруге) приемного родителя, на обеспечении которых находится ребенок.

Стандартный вычет по договору подряда может получить физлицо, работающее по такому договору. Право на стандартный вычет также имеют физлица, работающие по иным гражданско-правовым договорам (договор оказания услуг, авторский договор и т.п.). Этот вывод следует из ст. 218 НК РФ, в которой нет ограничений на стандартные вычеты в зависимости от вида договора (трудовой или гражданско-правовой).

В каком размере предоставляются стандартные налоговые вычеты по НДФЛ

Стандартные вычеты налогоплательщику “на себя” предоставляются в размере:

• 3 000 руб. (право на вычет имеют чернобыльцы и иные лица, поименованные в пп. 1 п. 1 ст. 218 НК РФ);
• 500 руб. (право на вычет имеют инвалиды с детства, инвалиды I и II групп и иные лица, поименованные в пп. 2 п. 1 ст. 218 НК РФ).

Если физическое лицо имеет право на два стандартных вычета “на себя”, ему предоставляется максимальный из них. Суммировать вычеты (применять их одновременно) нельзя (п. 2 ст. 218 НК РФ).

Стандартные вычеты на детей в зависимости от количества детей предоставляются в следующем размере:

• вычет на первого и второго ребенка – 1 400 руб. на каждого ребенка;
• вычет на третьего и каждого последующего ребенка – 3 000 руб.

В повышенном размере (12 000 руб. или 6 000 руб.) предоставляются вычеты на детей-инвалидов (пп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ).

Какие документы для предоставления стандартных вычетов по НДФЛ необходимо подать налоговому агенту

Для предоставления налогоплательщику стандартного вычета налоговый агент должен иметь на руках заявление сотрудника о предоставлении вычета и документы, подтверждающие вычет. Если вычет предоставляется не с начала года, то нужна еще и справка 2-НДФЛ (п. 3 ст. 218, п. 3 ст. 230 НК РФ). Рассмотрим требования к каждому документу подробнее.

Заявление о предоставлении стандартного вычета по НДФЛ

Форма заявления на вычет по НДФЛ произвольная. В заявлении, которое вам принес налогоплательщик, должно быть указано:

• кому адресовано заявление (например, название вашей организации, ИНН, адрес места нахождения и т.п.);
• фамилия, имя, отчество сотрудника;
• основания для вычета;
• размер вычета;
• перечень прилагаемых документов.

В заявлении налогоплательщик может указать конкретный налоговый период, тогда для предоставления ему стандартных вычетов в следующем году потребуется новое заявление.

Документы, подтверждающие право на вычет

Право на вычет “на себя” подтверждают документы, которые позволяют установить, что налогоплательщик относится к одной из льготных категорий граждан. Например, наличие и степень инвалидности может подтвердить справка об установлении инвалидности.

Право на “детский” вычет могут подтверждать, например, следующие документы:

• копия свидетельства о рождении ребенка, свидетельство об установлении отцовства или справка об усыновлении (удочерении), копия удостоверения приемного родителя;
• документы, подтверждающие уплату алиментов на ребенка;
• справка из учебного заведения, в котором ребенок проходит обучение;
• справка об установлении инвалидности ребенка.

Справка о доходах налогоплательщика

Если сотрудник начал работать у вас не с первого месяца года, то для получения стандартного вычета на детей он, кроме заявления и подтверждающих документов, должен представить вам справку по форме 2-НДФЛ. Это следует из п. 3 ст. 218, п. 3 ст. 230 НК РФ.

На практике ее иногда называют справкой о налоговых вычетах.

Как предоставить стандартные вычеты по НДФЛ при отсутствии дохода

Если у сотрудника нет дохода, то предоставить стандартные вычеты ему нельзя, потому что вычет предоставляется путем уменьшения дохода, облагаемого НДФЛ. Но в ситуации, когда доход отсутствовал не весь год, а только в его отдельных месяцах, применяются следующие правила.

Если выплата доходов возобновилась до конца года – вычеты нужно предоставить в последующие месяцы до конца текущего года. При этом вычеты предоставляются и за те месяцы, в которых доход отсутствовал.

Если выплата доходов не возобновилась до конца года – в текущем году вычеты больше не предоставляются и на следующий год не переносятся.

Это следует из п. 3 ст. 210, ст. 216, п. 1 ст. 218, п. 3 ст. 226 НК РФ, Писем Минфина России от 30.10.2018 N 03-04-05/78020, от 15.02.2018 N 03-04-05/9654, от 04.09.2017 N 03-04-06/56583, от 22.10.2014 N 03-04-06/53186 (п. 2).

Стандартный вычет при отпуске за свой счет предоставляется так же, как и в ситуации, когда сотрудник не получал доход в отдельных месяцах. Никаких особенностей для этого случая Налоговый кодекс РФ не предусматривает.

Это следует из Писем Минфина России от 15.02.2018 N 03-04-05/9654, от 04.09.2017 N 03-04-06/56583.

Стандартные вычеты по НДФЛ при реорганизации

Если у вас произошла реорганизация, то для предоставления стандартного налогового вычета сотруднику он должен предоставить вам:

• новое заявление на вычет;
• документы, подтверждающие право на вычет;
• справку о полученных с начала года доходах, если реорганизация произошла не с первого месяца года.

Это следует из ст. 216, п. 3 ст. 218 НК РФ, Писем Минфина России от 23.05.2018 N 03-04-06/34866, ФНС России от 18.09.2014 N БС-4-11/18849@.

На основании этих документов новый налоговый агент будет предоставлять стандартные вычеты в обычном порядке.