Однако рекомендуем вам соблюдать сроки хранения документов, установленные Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558, которым расширен перечень документов и увеличен до пяти лет минимальный срок хранения. Это снизит риск претензий со стороны контрольных органов и позволит вам предоставлять нужные сведения при проверках.
Также вы вправе принять свой внутренний регламент и установить сроки, учитывая Приказ Минкультуры, а также расширить список документов и увеличить сроки хранения.
Обратите внимание: для документов о крупных и наиболее важных закупках Приказ предусматривает постоянное хранение. Однако критериев отнесения закупки к важной или крупной нет. Самостоятельно определите, что будете хранить бессрочно.
Установите начало отсчета срока хранения с 1 января года, следующего за годом, в котором произвели закупку.
Для установления сроков хранения конкретных документов воспользуйтесь таблицей:
| Документы | Срок хранения |
| Планы закупок, планы-графики | Постоянно |
| Документация, извещения об осуществлении закупок, уведомления, информационные карты, технические задания, вносимые в них изменения | Пять лет после завершения закупки (заключения договора, признания закупки несостоявшейся) |
| Протоколы, журналы регистрации протоколов | |
| Аудиозаписи, запросы, графики, календарные планы, доверенности, копии контрактов | |
| Заявки, журналы регистрации заявок на участие, журналы регистрации представителей потенциальных поставщиков (подрядчиков, исполнителей), сводные заявки | |
| Переписки о проведении процедур определения поставщика | |
| Государственные, муниципальные контракты на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг | Пять лет после исполнения |
| Положения о комиссиях по осуществлению закупок
См. также: Создание комиссии по закупкам в рамках Закона N 44-ФЗ | Постоянно |
| Реестры контрактов, заключенных заказчиком | Постоянно |
| Отчеты по государственным, муниципальным контрактам | Постоянно |
| Сведения о заключенных государственных, муниципальных контрактах, их изменении, об исполнении (прекращении действия) контрактов | Постоянно |
| Реестры закупок товаров, работ, услуг, осуществляемых организацией без заключения государственного или муниципального контракта | Пять лет после совершения закупки |
