Получение копий документов из ЕГРЮЛ

Получение копий документов из ЕГРЮЛ. Общая информация

Нормативное регулирование получения копий документов из ЕГРЮЛ

Порядок получения копий документов из ЕГРЮЛ регулируется:

– статьями 6 и 7 Федерального закона от 08.08.2001 N 129-ФЗ “О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей” (далее – Закон о госрегистрации);

– Административным регламентом предоставления Федеральной налоговой службой государственной услуги по предоставлению сведений и документов, содержащихся в Едином государственном реестре юридических лиц и Едином государственном реестре индивидуальных предпринимателей (утв. Приказом Минфина России от 15.01.2015 N 5н; далее – Регламент).

Случаи, в которых может потребоваться получение копий документов из ЕГРЮЛ

Возможность предоставления копий документов, содержащихся в ЕГРЮЛ, предусмотрена в абз. 3 п. 2 ст. 6 Закона о госрегистрации, абз. 3 пп. 1 п. 17 Регламента.

Случаи, когда организации могут потребоваться копии документов из собственного регистрационного дела

Получение копий документов из ЕГРЮЛ может потребоваться организации, в частности, в следующих случаях:

– представления копий учредительных документов <*> в различные государственные и иные органы и организации с целью совершения определенных действий, получения определенных документов. Однако необходимо отметить, что в ряде случаев представляться должны только те копии учредительных документов, которые заверены нотариально, а не регистрирующим органом.

——————————–

<*> Юридическое лицо действует на основании учредительного документа, а не учредительных документов (ст. 52 ГК РФ, пп. “е” п. 1 ст. 5 Закона N 129-ФЗ);

– представления копий учредительных документов в банк для открытия расчетного счета (п. 1.11, пп. “а” п. 4.1 Инструкции Банка России от 30.05.2014 N 153-И “Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам), депозитных счетов”, Письмо Банка России от 13.07.2010 N 011-31-1/3482 “О представлении копий учредительных документов при открытии счета”);

– утраты учредительных и иных документов, содержащихся в ее регистрационном деле;

– копии учредительных и иных документов, содержащихся в ЕГРЮЛ, могут быть затребованы от организации контрагентом по сделке.

Случаи, когда могут потребоваться копии документов из ЕГРЮЛ по иной организации

На практике получение копии учредительного документа, содержащегося в регистрационном деле другой организации, может потребоваться, в частности, в следующих случаях:

– подтверждение организацией в спорах с налоговыми органами того, что в выборе контрагентов она проявила должную осмотрительность.

Получение копии учредительного документа контрагента и ознакомление с ним (наряду с получением выписки из ЕГРЮЛ и копии свидетельства о госрегистрации) является одной из мер, которая свидетельствует о проявлении налогоплательщиком должной осмотрительности в выборе контрагента. Судебная практика в основном поддерживает данный подход (см. Энциклопедию спорных ситуаций по НДС, Энциклопедию спорных ситуаций по налогу на прибыль);

– определение организацией или индивидуальным предпринимателем возможных ограничений полномочий единоличного исполнительного органа организации-контрагента в части заключения сделок;

– установление дочерней организацией полномочий единоличного исполнительного органа “материнской” организации на дачу обязательных распоряжений в отношении дочерней организации;

– определение участниками или акционерами прав и обязанностей участника общества, полномочий органов управления, а также получение новой редакции устава после внесения в него изменений. В этой ситуации может потребоваться копия учредительного документа дочерней организации.

В ходе судебного разбирательства могут потребоваться и иные документы, содержащиеся в ЕГРЮЛ.

Документы, копии которых могут быть получены из ЕГРЮЛ, и лица, которые вправе их получить

Документы, копии которых могут быть получены из ЕГРЮЛ

Документы, представленные юридическим лицом при госрегистрации, являются частью ЕГРЮЛ (п. 6 ст. 5 Закона о госрегистрации). Требуемые документы перечислены в ст. ст. 12, 13.1, 14, 17, п. п. 1, 3 ст. 20, ст. ст. 21, 21.2 Закона о госрегистрации, а также в п. п. 18 – 26, 28 – 30 Административного регламента (утв. Приказом Минфина России от 30.09.2016 N 169н).

К ним, в частности, относятся:

– решение о создании юридического лица в виде протокола, договора или иного документа в соответствии с законодательством РФ;

– учредительный документ юридического лица. Он не представляется, если юридическое лицо будет действовать на основании типового устава, предусмотренного пп. “е” п. 1 ст. 5 Закона о госрегистрации;

– выписка из реестра иностранных юридических лиц соответствующей страны происхождения или иное равное по юридической силе доказательство юридического статуса иностранного юридического лица – учредителя.

Дополнительная информация о получении из налогового органа данных о документах, имеющихся в ЕГРЮЛ в отношении конкретного юридического лица

Чтобы истребовать из ЕГРЮЛ копии именно тех документов, которые имеются в регистрационном деле юридического лица, и определить точный размер платы за предоставление этих копий, заинтересованное лицо может предварительно обратиться в уполномоченный налоговый орган с запросом о предоставлении информации о документах конкретной организации, содержащихся в ЕГРЮЛ. На такую возможность указано в п. 4.4 письма ФНС России от 30.12.2010 N ПА-37-6/19020@. Запрос рассматривается налоговым органом в сроки, установленные для рассмотрения обращений граждан и юридических лиц (т.е. не более 30 дней со дня регистрации письменного обращения, в исключительных случаях этот срок может быть продлен, но не более чем на 30 дней – ч. 1, 2 ст. 12 Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ “О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации”).

В ответе на обращение должна содержаться информация об имеющихся в ЕГРЮЛ документах интересующей организации с указанием их наименования и реквизитов. Если была запрошена информация об организации, место нахождения которой вне территории, подведомственной данному налоговому органу, в ответе указываются наименование и адрес того налогового органа, в который следует обратиться, или сообщается о невозможности определить конкретное юридическое лицо (п. 4.4 письма ФНС России от 30.12.2010 N ПА-37-6/19020@).

Документы, содержащиеся в ЕГРЮЛ, доступ к которым ограничен

Законом о госрегистрации установлены ограничения на предоставление сведений о документе, удостоверяющем личность физического лица (по общему правилу это паспорт), – номер, дата выдачи и выдавший орган. Данные сведения могут быть предоставлены исключительно госорганам, судам и органам государственных внебюджетных фондов в случаях и порядке, установленных Правительством РФ (абз. 2 п. 1 ст. 6 Закона о госрегистрации). Следовательно, копии документов, которые содержат паспортные данные физических лиц, налоговые органы выдавать не вправе. Такое ограничение должно действовать и в том случае, если организация запрашивает копии документов, содержащихся в ее регистрационном деле.

Однако данное ограничение не действует в отношении копий учредительных документов юридических лиц (абз. 2 п. 1 ст. 6 Закона о госрегистрации), поэтому копии таких документов можно получить, даже если они содержат паспортные данные.

Лица, которые могут получить копии документов из ЕГРЮЛ

Содержащиеся в ЕГРЮЛ документы являются открытыми и общедоступными (за исключением документов, доступ к которым ограничен) (абз. 1 п. 1 ст. 6 Закона о госрегистрации). Следовательно, получить их в виде копий может любое заинтересованное лицо (далее – заявитель): организация, физическое лицо, в том числе индивидуальный предприниматель, а также представители указанных лиц (п. п. 2, 3 Регламента).

Орган, выдающий копии документов из ЕГРЮЛ

Запрос о выдаче копий документов представляется (направляется) в уполномоченный налоговый орган по месту нахождения юридического лица (далее – налоговый орган), в отношении которого запрашиваются документы. Запрос также можно подать в этот орган через многофункциональный центр (пп. 3 п. 22 Регламента).

Адреса налоговых органов и их контактная информация приводятся на сайтах ФНС России в сервисе “Узнай адрес ИФНС”, УФНС России по соответствующему субъекту РФ (абз. 1 п. 7 Регламента). Адреса сайтов УФНС России по субъектам РФ указаны на сайте ФНС России (www.nalog.ru).

Порядок получения копий документов из ЕГРЮЛ

Составление запроса на получение копий документов из ЕГРЮЛ

Для получения копий документов из ЕГРЮЛ необходимо подать запрос в соответствующий налоговый орган (п. 20 Регламента). Форма не установлена, поэтому его можно составить в произвольном виде. При этом Регламент предусматривает сведения, которые следует включить в запрос (пп. 1 – 3 п. 20 Регламента):

1) об организации, в отношении которой запрашиваются копии документов:

– полное или сокращенное наименование юридического лица (согласно абз. 1 п. 1 ст. 54 ГК РФ в него входит указание на организационно-правовую форму);

– основной государственный регистрационный номер (ОГРН);

– идентификационный номер налогоплательщика (ИНН).

В случае если неизвестны оба или один из реквизитов (ИНН или ОГРН), их можно установить с помощью сайта ФНС России (www.nalog.ru) по наименованию организации или одному из известных реквизитов;

2) о заявителе:

– данные, аналогичные тем, которые приводятся в запросе в отношении организации, о которой запрашиваются копии документов.

Если заявителем является индивидуальный предприниматель, указываются его фамилия, имя и отчество (при наличии), основной государственный регистрационный номер (ОГРНИП) и идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) (пп. 1 п. 20 Регламента). В случае когда заявителем выступает физическое лицо, то исходя из пп. 1 п. 31 Регламента приводятся его фамилия, имя и отчество (при наличии);

– телефон, почтовый адрес;

3) об удобном способе получения копий документов.

Копии документов из ЕГРЮЛ могут быть выданы заявителю (его представителю) лично или направлены по почте (абз. 1 пп. 3 п. 20 Регламента). Отметим, что они не могут быть представлены в электронной форме, так как исходя из положений Регламента (например, пп. 3 п. 17, п. 92 Регламента) такой способ получения применяется только для предоставления из ЕГРЮЛ сведений.

Если в запросе способ получения не указан, то копии запрашиваемых документов направляются по почте (абз. 2 пп. 3 п. 20 Регламента).

Рекомендуем также отразить:

– данные о конкретных документах из числа содержащихся в ЕГРЮЛ, копии которых необходимо представить.

Следует перечислить конкретные документы, копии которых требуются запрашивающему лицу. Если известны реквизиты этих документов (точное наименование, дата, номер), целесообразно их указать. В случае если организация предварительно обращалась в налоговый орган с запросом о том, какие именно документы содержатся в регистрационном деле интересующего юридического лица, рекомендуем указывать реквизиты документов в соответствии с полученным от налоговой инспекции ответом;

– количество копий каждого документа.

Копии документов, содержащихся в ЕГРЮЛ, предоставляются заинтересованному лицу в количестве экземпляров, указанном в запросе (абз. 2 п. 78 Регламента). В связи с этим, если требуется не одна копия, а несколько, в запросе необходимо указать необходимое их количество по каждому документу;

– срочность запроса.

Предоставление копий документов из ЕГРЮЛ производится либо в обычный срок, составляющий не более пяти дней, либо в срочном порядке – не позднее рабочего дня, следующего за днем поступления запроса (пп. 1 п. 18 Регламента). Если требуется срочное предоставление копий документов, рекомендуем указать это в запросе.

Запрос подписывается заявителем. Исходя из пп. 2(г) п. 31 Регламента, если заявителем является организация или индивидуальный предприниматель, следует указать фамилию и инициалы лица, подписавшего запрос.

Следует иметь в виду, что с 7 апреля 2015 г. наличие печатей для АО и ООО не является обязательным (ст. ст. 2, 6 Федерального закона от 06.04.2015 N 82-ФЗ). Вместе с тем данные организации вправе иметь печать, сведения о наличии которой должны содержаться в уставе. ФНС России указала, что документы, представляемые (направляемые) в налоговые органы, принимаются вне зависимости от наличия (отсутствия) печати в них (письмо ФНС России от 05.08.2015 N БС-4-17/13706@).

Оплата предоставления копий документов из ЕГРЮЛ

Организациям и физическим лицам предоставление копий документов из ЕГРЮЛ осуществляется за плату (п. 1 ст. 7 Закона о госрегистрации). Ее размер зависит от срочности запроса (абз. 7 п. 1 Постановления Правительства РФ от 19.05.2014 N 462):

– 200 руб. за каждый документ – при предоставлении копий документов в обычном порядке;

– 400 руб. за каждый документ – при предоставлении копий документов в срочном порядке.

Если запрашиваются не одна, а несколько копий, каждый экземпляр оплачивается отдельно (абз. 2 п. 78 Регламента).

На практике оплатить получение копий документов из ЕГРЮЛ можно как безналичным способом, так и наличными через банк. В первом случае документом, подтверждающим оплату, является платежное поручение, во втором – квитанция об оплате.

Реквизиты для заполнения платежных документов можно найти на сайте управления ФНС России по субъекту РФ или узнать в самом налоговом органе, выдающем копии документов из ЕГРЮЛ. Кроме того, сформировать платежный документ на оплату предоставления копий документов позволяет сервис “Уплата госпошлины”, размещенный на сайте ФНС России (www.nalog.ru).

В законодательстве не уточняется, должно ли предоставление копий документов из ЕГРЮЛ быть оплачено тем же лицом, от имени которого подается запрос. МНС России ранее разъясняло, что, если в платежном документе в графе “плательщик” указано не то лицо, которое представляло запрос, данный запрос не может быть отклонен или оставлен без рассмотрения (письмо от 13.10.2004 N 09-0-10/4058@). Поэтому в качестве плательщика может выступить любое лицо, а не только то, которое подает запрос о получении копий документов из ЕГРЮЛ.

Представление в налоговый орган запроса на получение копий документов из ЕГРЮЛ

Для получения копий документов из ЕГРЮЛ запрос в бумажном виде может быть представлен в соответствующий налоговый орган лично или по почте либо через многофункциональный центр (абз. 2 п. 21, пп. 3 п. 22 Регламента).

При подаче запроса через представителя полномочия последнего должны быть подтверждены документально (абз. 3 пп. 3 п. 20 Регламента), например доверенностью.

Рекомендация: при направлении такого запроса по почте целесообразно приложить к нему документ, подтверждающий полномочия представителя, а при личном обращении – иметь такой документ при себе для его представления.

Другие документы, необходимые для получения копий из ЕГРЮЛ, в Регламенте не указаны.

Налоговый орган не вправе требовать от заявителя представить документы и информацию или осуществить действия, которые не предусмотрены нормативными правовыми актами, регулирующими выдачу копий документов из ЕГРЮЛ. Кроме того, не могут быть затребованы документы и информация, которые находятся в распоряжении самих налоговых органов и иных госорганов и организаций, органов местного самоуправления, за исключением перечисленных в ч. 6 ст. 7 Федерального закона от 27.07.2010 N 210-ФЗ (п. 30 Регламента).

По собственной инициативе заявитель может представить документ, подтверждающий оплату получения копий документов (п. 28 Регламента). Если такой документ им к запросу не приложен, то налоговый орган получает его самостоятельно, направив межведомственный запрос в Федеральное казначейство (п. 64 Регламента).

На практике лицо, которое непосредственно обращается в налоговый орган с запросом о предоставлении копий документов, просят предъявить документ, удостоверяющий личность.

Запрос принимается уполномоченным налоговым органом при отсутствии оснований для отказа в приеме документов (абз. 1 п. 60 Регламента), а при их наличии возвращается заявителю (абз. 1 п. 59 Регламента). В любом случае по просьбе заявителя на запросе может быть проставлена отметка о его приеме (отказе в приеме с указанием причины). При этом указываются фамилия, инициалы и должность ответственного специалиста, а также дата приема или отказа в приеме запроса. Если запрос принят, то для проставления отметки необходимо иметь его второй экземпляр (абз. 2 п. 59, абз. 1 п. 60 Регламента).

В каких случаях может быть отказано в принятии запроса

Налоговый орган может отказать в приеме запроса по следующим основаниям (пп. 1 – 3 п. 31 Регламента):

1) в запросе физического лица (не являющегося индивидуальным предпринимателем) отсутствует:

– фамилия, имя и отчество (при наличии);

– почтовый адрес (в случае если в качестве способа получения запрашиваемого документа указано направление по почте);

– подпись физического лица;

2) в запросе организации или индивидуального предпринимателя отсутствует:

– наименование организации-заявителя или фамилия, имя и отчество (при наличии) индивидуального предпринимателя, являющегося заявителем;

– ОГРН (или ОГРНИП) и ИНН заявителя;

– почтовый адрес (если в качестве способа получения запрашиваемого документа указано направление по почте);

– подпись и указание фамилии и инициалов физического лица;

3) текст запроса не поддается прочтению.

Получение копий документов из ЕГРЮЛ

В установленные сроки (не более пяти дней со дня получения обычного запроса или следующий рабочий день после получения срочного запроса) (п. 3 ст. 6 Закона о госрегистрации, пп. 1 п. 18 Регламента) уполномоченный налоговый орган предоставляет (направляет) заявителю (абз. 3, 4 п. 2 ст. 6 Закона о госрегистрации, абз. 3, 6 пп. 1, пп. 4 п. 17, п. 82 Регламента) один из следующих документов:

1) копию (копии в количестве экземпляров, указанном в запросе) запрашиваемого документа (абз. 2 п. 78 Регламента).

Требования к ее оформлению приведены в п. 79 Регламента;

2) справку об отсутствии запрашиваемой информации.

Такая справка выдается в следующих случаях (п. 80 Регламента):

– если в ЕГРЮЛ нет запрашиваемых документов;

– когда невозможно определить, в отношении какого именно юридического лица следует предоставить копии документов.

Это может быть в случае, например, если в запросе не указаны ОГРН и ИНН юридического лица, в отношении которого запрашиваются копии документов, а в ЕГРЮЛ имеются записи о нескольких юридических лицах с одинаковым наименованием и организационно-правовой формой.

Ранее ФНС России разъясняло, что справка об отсутствии запрашиваемой информации выдается и в ситуации, когда юридическое лицо находится вне территории, подведомственной налоговому органу, в который подавался запрос. При этом в выдаваемой справке должны быть указаны наименование и адрес инспекции, в которую необходимо обратиться за предоставлением запрашиваемых копий документов, либо должно быть указано, что определить конкретное юридическое лицо невозможно (п. 4.2 письма ФНС России от 30.12.2010 N ПА-37-6/19020@).

При выдаче справки об отсутствии запрашиваемой информации плата за выдачу сведений из ЕГРЮЛ заявителю не возвращается, так как плата взимается в том числе и за предоставление указанных сведений в виде справки об отсутствии запрашиваемой информации (см. Постановление ФАС Северо-Западного округа от 26.05.2009 N А42-5594/2008);

3) уведомление о невозможности предоставления копий документов с указанием причины. См. информацию о случае выдачи такого уведомления.

Указанные документы предоставляются заявителю способом, определенным им в запросе, а если он не указан – по почте (абз. 2 пп. 3 п. 20, абз. 1 п. 112 Регламента). Если запрос подавался через многофункциональный центр, то документы, подлежащие выдаче, направляются в этот центр (абз. 2 п. 112 Регламента).

Отказ в предоставлении копий документов из ЕГРЮЛ или их непредставление в установленный срок

Отказ в предоставлении копий документов, содержащихся в ЕГРЮЛ (за исключением документов, доступ к которым ограничен), не допускается (п. 4 ст. 6 Закона о госрегистрации).

Вместе с тем согласно п. 33 Регламента копии запрашиваемых документов не предоставляются при наличии сведений о непоступлении оплаты. При этом заявителю выдается (направляется) уведомление о невозможности предоставления копий документов, в котором указывается причина. К уведомлению также прилагается документ об оплате, если он был представлен (пп. 4 п. 17, п. 81 Регламента).

Дополнительная информация о возможных действиях заявителя при отказе в выдаче копий документов, неправомерной выдаче справки об отсутствии запрашиваемой информации или при невыдаче копий документов в установленный срок

Если заявителю:

– было отказано в предоставлении копий документов из ЕГРЮЛ,

– или вместо запрашиваемых копий была выдана справка об отсутствии запрашиваемой информации (в том случае, когда запрашивающее лицо уверено, что необходимые документы в ЕГРЮЛ есть – например, если организация подавала запрос о предоставлении копий документов из своего регистрационного дела),

– или если в установленный срок (пять дней с момента получения обычного запроса, следующий рабочий день – при срочном запросе) копии документов из ЕГРЮЛ заявителю не предоставлены,

соответствующее решение (действие, бездействие) можно обжаловать в судебном порядке. Обращаться следует в арбитражный суд (если копии документов из ЕГРЮЛ запрашивались юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем) или в суд общей юрисдикции (если за получением копий документов обращалось физическое лицо, не являющееся индивидуальным предпринимателем). Заявление при этом будет рассматриваться в порядке, предусмотренном гл. 24 АПК РФ или гл. 22 КАС РФ соответственно. Обжаловать действие (бездействие) можно в течение 3 месяцев со дня, когда организации или физическому лицу стало известно о нарушении их прав и законных интересов (ч. 4 ст. 198 АПК РФ, ч. 1 ст. 219 КАС РФ).

Кроме того, возможен административный порядок обжалования, установленный в гл. 2.1 Федерального закона от 27.07.2010 N 210-ФЗ “Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг” (далее – Закон N 210-ФЗ) и разд. V Регламента. В ст. 11.1 Закона N 210-ФЗ, п. 125 Регламента приведен примерный перечень тех нарушений порядка предоставления госуслуг, которые могут обжаловаться в досудебном (внесудебном) порядке. К ним относятся, в частности, нарушение срока предоставления госуслуги, отказ в ее предоставлении по основаниям, не установленным нормативно-правовыми актами, требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативно-правовыми актами, или отказ в приеме документов.

Общие требования к порядку подачи и рассмотрения жалобы установлены в ст. 11.2 Закона N 210-ФЗ, Правилах (утв. Постановлением Правительства РФ от 16.08.2012 N 840; далее – Правила) и п. п. 126 – 134 Регламента. Жалоба подается в тот орган, который предоставляет госуслугу (ч. 1 ст. 11.2 Закона N 210-ФЗ, п. 2 Правил, п. 126 Регламента). Обжаловать решения и действия (бездействие) налогового органа можно также в вышестоящем органе (п. 2 Правил). Решение руководителя (должностного лица) налогового органа обжалуется только в вышестоящем органе. Если запрос о выдаче копий документов подавался в районную налоговую инспекцию, вышестоящим органом будет УФНС России по субъекту РФ. Если же запрос подавался в данное Управление, вышестоящим органом является ФНС России. При подаче запроса через МФЦ жалобу на его решения, действия (бездействие) можно подать учредителю МФЦ или иному лицу, уполномоченному нормативным правовым актом субъекта РФ на рассмотрение жалобы (п. 2 Правил).

Требования к содержанию жалобы указаны в ч. 5 ст. 11.2 Закона N 210-ФЗ, п. 3 Правил, абз. 3 п. 127 Регламента.