Как сдать отчетность по новой форме 2-НДФЛ за 2018 г.

Чтобы сдать справку 2-НДФЛ, нужно выяснить ряд вопросов: следует ли ее подавать, в какую инспекцию, в какой срок, в электронном виде или на бумаге. По общему правилу справки 2-НДФЛ подают в налоговый орган по месту нахождения по телекоммуникационным каналам связи. Срок подачи справок 2-НДФЛ зависит от информации, которую вы представляете. Если справка содержит сведения обо всех полученных физлицом доходах за год, то ее нужно подать не позднее 1 апреля года, следующего за отчетным. Если же это справка о том, что НДФЛ удержать невозможно, то срок ее представления – не позднее 1 марта года, следующего за отчетным. В случае нарушения срока подачи справки вам могут начислить штраф.

При выявлении ошибок в справках 2-НДФЛ налоговому агенту следует либо скорректировать ее, либо аннулировать. Однако, если ошибки в справках выявит налоговая инспекция, она может начислить штраф 500 руб. за каждую неправильную справку.

Кто сдает справку 2-НДФЛ

Все организации и ИП, которые выплачивают доходы физлицам, должны сдавать справки 2-НДФЛ в налоговую инспекцию (п. 1 ст. 226, п. 2 ст. 230 НК РФ). Это общее правило, из которого есть несколько исключений. Справку подавать не надо:

• если вы выплачивали физлицу только необлагаемые доходы. Например, вручили подарок не дороже 4 000 руб. и других доходов не выплачивали (Письмо ФНС России от 19.01.2017 N БС-4-11/787@, п. 28 ст. 217 НК РФ);
• если вы выплачивали доходы, с которых физлицо само должно заплатить налог и подать декларацию. Соответствующие случаи перечислены в ст. ст. 227, 228 НК РФ. В частности, составлять справку не придется, если доход выплачен:

– индивидуальному предпринимателю, частнопрактикующему нотариусу или адвокату (пп. 1, 2 п. 1 ст. 227 НК РФ);

– физлицу при покупке у него какого-нибудь имущества, например автомобиля или недвижимости (пп. 2 п. 1 ст. 228 НК РФ);

• если вы выплачивали доходы, указанные в ст. 226.1 НК РФ. Например, при выплате акционерным обществом дивидендов физлицам. В этом случае вместо справки 2-НДФЛ нужно заполнить Приложение N 2 к декларации по налогу на прибыль (п. 4 ст. 214, пп. 3, 4 п. 2 ст. 226.1, п. 4 ст. 230, ст. 289 НК РФ, п. 18.1 Порядка заполнения декларации по налогу на прибыль).

Обязанность представить справку при выплате таких доходов может сохраниться при невозможности удержать исчисленную сумму налога (п. 14 ст. 226.1 НК РФ).

В случае когда реорганизованная организация не подала справку, за нее это должен сделать правопреемник (п. 5 ст. 230 НК РФ). Если правопреемник тоже выплачивал доход физлицу, он подает две справки: за себя и за реорганизованную организацию (Письмо ФНС России от 17.01.2018 N ГД-4-11/582@).

Нужно ли сдавать нулевую 2-НДФЛ

Если в истекшем году вы не выплачивали физлицу доходы, с которых нужно было удерживать НДФЛ, то нулевую справку 2-НДФЛ подавать не нужно. Например, если организация не вела деятельность и не платила зарплату работникам или выплачивала физлицу только необлагаемые доходы, указанные в ст. 217 НК РФ.

Дело в том, что справки 2-НДФЛ должны сдавать налоговые агенты. Если вы не платите физлицу доходов или платите только необлагаемые доходы, то не являетесь налоговым агентом, а значит, не должны подавать справку на это физлицо. Такой вывод можно сделать из п. 1 ст. 24, п. 2 ст. 230 НК РФ, п. 2 Порядка представления справок 2-НДФЛ, Писем ФНС России от 19.01.2017 N БС-4-11/787@ и Минфина России от 08.05.2013 N 03-04-06/16327.

Куда сдавать 2-НДФЛ

По общему правилу справки 2-НДФЛ нужно сдавать в налоговую инспекцию по месту нахождения организации или по месту жительства ИП (п. 2 ст. 230, п. 1 ст. 83 НК РФ).

Если у организации есть обособленное подразделение, то, как правило, справки нужно сдавать по месту учета этого подразделения. В таком порядке подаются (п. 2 ст. 230 НК РФ):

• справки по работникам обособленного подразделения;
• справки по физлицам, с которыми обособленным подразделением заключены гражданско-правовые договоры.

Если организация крупнейшая, она отчитывается по месту учета в качестве крупнейшего налогоплательщика (п. 2 ст. 230 НК РФ). Сдавать справки по месту такого учета можно, в том числе по работникам обособленного подразделения организации (Письмо ФНС России от 02.03.2016 N БС-4-11/3460@).

Если ИП ведет деятельность на ЕНВД или ПСН, справки по работникам, занятым в такой деятельности, нужно сдавать по месту учета в связи с осуществлением указанной деятельности (п. 2 ст. 230 НК РФ).

Срок сдачи сведений о доходах по форме 2-НДФЛ

Срок представления сведений о доходах в налоговый орган зависит от того, какой код указан в поле “Признак” в заголовке.

Срок сдачи 2-НДФЛ с признаком 1 или 3 – не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим календарным годом (ст. 216, п. 2 ст. 230 НК РФ, п. 2.7 Порядка заполнения справки 2-НДФЛ).

Срок сдачи 2-НДФЛ с признаком 2 или 4 – в общем случае не позднее 1 марта года, следующего за истекшим календарным годом. В этот срок нужно не только сдать справку в налоговый орган, но и вручить физлицу (ст. 216, п. 5 ст. 226 НК РФ, п. 2.7 Порядка заполнения справки 2-НДФЛ).

Если последний день срока выпадет на выходной или нерабочий праздничный день, то последним днем представления справки 2-НДФЛ будет ближайший следующий рабочий день (п. 7 ст. 6.1 НК РФ).

Каким способом сдавать 2-НДФЛ

Как подавать справку 2-НДФЛ – в электронном виде или на бумаге – зависит от численности физлиц, которым вы выплатили доход (п. 2 ст. 230 НК РФ):

• если их 25 человек и больше, то справки нужно подавать только в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи;
• если до 25 человек – вы сами выбираете способ передачи справок.

Как сдать 2-НДФЛ на бумажном носителе

Справки 2-НДФЛ на бумаге можно сдать в налоговую инспекцию следующими способами (п. 3 Порядка представления справок 2-НДФЛ, п. 1 ст. 26, п. 1 ст. 27, п. 3 ст. 29 НК РФ):

• принести самим в налоговую инспекцию. Это может сделать руководитель организации (ИП) или лицо, действующее по доверенности, например бухгалтер;
• отправить почтой с описью вложения.

Если вы сами подаете справки в инспекцию, то они будут считаться представленными в тот день, когда вы их передали инспектору, а если отправляете почтой – в день отправки письма (п. 4 Порядка представления справок 2-НДФЛ).

Чтобы сдать справки 2-НДФЛ на бумаге, к ним нужно составить сопроводительный реестр в двух экземплярах (п. 7 Порядка представления справок 2-НДФЛ).

Как заполнить и сдать реестр 2-НДФЛ

При представлении справок 2-НДФЛ на бумаге нужно оформить сопроводительный Реестр справок о доходах и суммах налога физлиц. Форма Реестра приведена в Приложении N 1 к Порядку представления справок 2-НДФЛ.

Реестры составляются отдельно на справки 2-НДФЛ с разными признаками.

В Реестре нужно указать:

• наименование вашей организации (Ф.И.О. предпринимателя) и ИНН;
• признак, с которым подаются справки 2-НДФЛ;
• количество справок;
• номер каждой справки, Ф.И.О. каждого физлица, на кого подается справка, и дата его рождения.

Реестр нужно оформить в двух экземплярах и сдать в налоговую инспекцию вместе со справками (п. 7 Порядка представления справок 2-НДФЛ).

Как исправить ошибку в справке 2-НДФЛ

Если вам нужно что-то исправить в справке 2-НДФЛ, например, код или сумму дохода физлица, придется сдать в налоговую инспекцию корректирующую справку.

Если же необходимо отменить ранее поданную справку, например, из-за того, что сдали ее не в ту инспекцию или не на того человека, представьте аннулирующую справку.

Как подать уточненную справку 2-НДФЛ

Уточненная справка 2-НДФЛ подается по той же форме, что и первичная, то есть по форме, действовавшей в периоде, за который вносятся уточнения (п. 5 Порядка представления справок 2-НДФЛ).

В заголовке такой справки нужно указать (п. п. 2.5, 2.8 Порядка заполнения справки 2-НДФЛ):

• в поле “Номер справки” – номер первичной справки;
• в поле “Номер корректировки” – номер корректировки по порядку. При первой корректировке – 01, второй – 02 и т.д.

Если на момент заполнения корректирующей справки 2-НДФЛ изменились персональные данные физлица, ее нужно заполнять с учетом этих изменений (Письмо ФНС России от 27.03.2018 N ГД-4-11/5667@).

В остальном корректирующая справка 2-НДФЛ заполняется в том же порядке, что и первичная. Только в ней нужно указать правильные данные.

Как подать аннулирующую справку 2-НДФЛ

Аннулирующую справку 2-НДФЛ нужно подавать по той же форме, что и первичную.

В ней необходимо заполнить заголовок и разд. 1 “Данные о физическом лице – получателе дохода”. Разделы 2, 3, а также Приложение к справке не заполняются (п. 1.20 Порядка заполнения справки 2-НДФЛ).

В заголовке аннулирующей справки укажите (п. п. 2.5, 2.8 Порядка заполнения справки 2-НДФЛ):

• в поле “Номер справки” – номер первичной справки;
• в поле “Номер корректировки” – 99.

В разд. 1 перенесите данные из представленной ранее первичной справки.

Как сдать справку 2-НДФЛ при реорганизации

Справку 2-НДФЛ необходимо сдать до окончания реорганизации.

Иначе отчитаться за реорганизованную организацию должен будет правопреемник (правопреемники), который подает справки в инспекцию по месту своего учета (п. 5 ст. 230 НК РФ).

Специальных сроков подачи сведений правопреемником не установлено, поэтому он должен руководствоваться общими правилами.

Какие штрафы установлены за нарушения при сдаче 2-НДФЛ

За нарушения при сдаче справки 2-НДФЛ на налогового агента могут налагаться штрафы и применяться другие негативные меры. Причем разные штрафы установлены:

• за ошибки и недостоверные сведения в справке 2-НДФЛ;
• за неподачу и несвоевременное представление справки 2-НДФЛ.

Штраф за недостоверные сведения и ошибки в справке 2-НДФЛ

Если в поданной справке 2-НДФЛ будут неправильные данные (например, ИНН физлица, номер его паспорта, код или сумма дохода и т.д.), это повлечет штраф в размере 500 руб. за каждую неправильную справку (п. 1 ст. 126.1 НК РФ, п. 3 Письма ФНС России от 09.08.2016 N ГД-4-11/14515).

Недостоверными сведениями инспекция может посчитать любые заполненные реквизиты сведений по форме 2-НДФЛ, которые не соответствуют действительности (п. 3 Письма ФНС России от 09.08.2016 N ГД-4-11/14515).

Штрафа можно избежать, если представить уточненную справку. Главное – сделать это до того, как налоговый орган сообщит вам об ошибке (п. 2 ст. 126.1 НК РФ).

Штрафы за непредоставление 2-НДФЛ в срок

Если не сдать справки 2-НДФЛ в срок, налоговая инспекция вас оштрафует. Штраф составляет:

• 200 руб. – с организации (ИП) за каждую несданную справку (п. 1 ст. 126 НК РФ);
• от 300 до 500 руб. – с руководителя организации (примечание к ст. 2.4, ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ).

При этом неважно, опоздали вы с подачей справок или не сдали их вовсе. Штраф может быть начислен в любом из этих случаев.