Как при расчете налога на прибыль учесть расходы на персонал

Расходы на персонал учитываются в прочих расходах или в расходах на оплату труда по налогу на прибыль. Так, в расходы на оплату труда включаются: затраты на питание сотрудников, выходные пособия и пособия по уходу за ребенком до трех лет. В прочих расходах учитываются:  компенсация работнику за использование его личного автомобиля, затраты на обучение сотрудников, на медосмотр, оплата больничных сотрудников.

Некоторые расходы признаются частично, а некоторые в полной сумме. Так, затраты на обязательное питание сотрудников учитываются в пределах норм, а расходы на обучение – в полном размере. Дата признания расходов на персонал зависит от метода учета доходов и расходов – кассового или метода начисления.

Как учесть компенсацию за использование личного транспорта при расчете налога на прибыль

Компенсация работнику за использование его личного транспорта – легковых автомобилей и мотоциклов – учитывается в прочих расходах на дату выплаты (перечисления) в пределах норм (пп. 11 п. 1 ст. 264, пп. 4 п. 7 ст. 272, п. 3 ст. 273 НК РФ).

Если вы выплатите такую компенсацию в большем размере, то сумму превышения в расходы по налогу на прибыль не включайте (п. 38 ст. 270 НК РФ).

В эти нормы уже включены расходы, возникающие в процессе эксплуатации транспорта (износ, горюче-смазочные материалы, ремонт и т.п.). Повторную их компенсацию работнику учесть нельзя (Письмо Минфина России от 14.08.2017 N 03-03-06/1/52036).

Такие расходы должны быть обоснованы и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ). Примером подтверждающих документов могут быть (Письмо Минфина России от 28.06.2012 N 03-03-06/1/326):

• приказ руководителя организации с указанием размера компенсации;
• копия свидетельства о регистрации автомобиля, принадлежащего сотруднику;
• заявление сотрудника.

При использовании личного транспорта сотрудника рекомендуем заключить с ним договор аренды. Тогда вместо компенсации за использование его личного транспорта вы будете выплачивать ему арендную плату. А ее можно включить в прочие расходы по налогу на прибыль в полном объеме (пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Можно ли учесть в расходах по налогу на прибыль компенсацию за использование иного личного транспорта

Компенсацию за использование иного личного транспорта (к примеру, грузового) можно учесть в расходах по налогу на прибыль, если такой расход экономически обоснован и документально подтвержден (ст. 188 ТК РФ, п. 1 ст. 252, пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Закрепите размер такой компенсации в дополнительном соглашении к трудовому договору с работником и включайте ее в прочие расходы по налогу на прибыль.

См. также: Арендная плата в налоговом учете арендатора

Как учесть оплату обучения сотрудников при расчете налога на прибыль

Расходы на обучение, в том числе на профессиональную переподготовку, учитываются в прочих расходах в полной сумме при соблюдении определенных условий на дату, которая зависит от метода учета доходов и расходов в организации (пп. 23 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Если вы применяете кассовый метод, то включите эти затраты в прочие расходы в момент их фактической оплаты (пп. 23 п. 1 ст. 264, п. 3 ст. 273 НК РФ).

При методе начисления учесть расходы на обучение можно (пп. 23 п. 1 ст. 264, пп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ):

• на дату оплаты обучения по договору;
• дату предъявления организации документов для оплаты обучения;
• последнее число отчетного или налогового периода.

Если вы оплачиваете обучение авансом, то сразу уменьшить налогооблагаемую базу на них нельзя. Учитывайте такие расходы ежемесячно как при кассовом методе, так и при методе начисления (п. 14 ст. 270 НК РФ, Письмо Минфина России от 16.03.2015 N 03-03-06/13706).

Условия признания расходов на обучение

Расходы на обучение можно учесть в расходах по налогу на прибыль, если одновременно выполняются следующие условия (п. 1 ст. 252, п. 3 ст. 264 НК РФ):

• обучение работников экономически обоснованно, то есть проводится в интересах организации;
• договор заключен между организацией и российской образовательной (научной) организацией или иностранной образовательной организацией. Если договор заключил работник, то компенсация стоимости такого обучения не включается в расходы на обучение (Письмо Минфина России от 09.12.2016 N 03-03-РЗ/73562);
• образовательная (научная) организация имеет право на ведение образовательной деятельности;
• обучаются работники, с которыми заключен трудовой договор. Также это могут быть иные лица (не работники), но по договору они должны не позднее трех месяцев после обучения заключить трудовой договор с организацией и отработать в ней не менее одного года.

Чтобы учесть расходы на обучение, нужно иметь подтверждающие их документы (п. 1 ст. 252 НК РФ). Поэтому в дополнение к договору на обучение имейте подтверждающие и обосновывающие данные расходы документы, к примеру:

• приказ руководителя о направлении работника на обучение;
• документ о прохождении обучения – диплом, сертификат, акт об оказании услуг;
• учебную программу с количеством часов обучения.

Особые правила действуют для расходов по договорам о сетевой форме реализации образовательных программ. Такие расходы вы можете признать в том году, когда они понесены. Но для этого нужно, чтобы хотя бы один из окончивших обучение по такой образовательной программе заключил с вами в этом году трудовой договор на срок не менее года (п. 3 ст. 264 НК РФ, Письмо Минфина России от 20.06.2018 N 03-03-06/1/42046).

Как учесть питание сотрудников при расчете налога на прибыль

Затраты на питание сотрудников можно учесть в расходах на оплату труда (п. п. 4, 25 ст. 255 НК РФ).

Если работники обеспечиваются питанием по закону и в пределах норм, то учесть такие расходы можно в полной сумме. Если вы выдали (оплатили) питание в размерах выше норм, то сумма превышения в расходы не включается (п. 4 ст. 255, п. 25 ст. 270 НК РФ).

Например, включить в расходы можно стоимость молока, выданного сотрудникам, которые работают во вредных условиях (ч. 1 ст. 222 ТК РФ, п. 4 ст. 255 НК РФ), в пределах норм.

Затраты на питание должны быть обоснованы и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Можно ли учесть в налоговом учете компенсацию за молоко

Если вы выплачиваете денежную компенсацию взамен выдачи молока или других равноценных пищевых продуктов, то ее также можно учесть в налоговом учете в пределах норм (п. 4 ст. 255, п. 25 ст. 270 НК РФ). Ее размер и порядок индексации нужно закрепить (п. 4 Порядка выплаты денежной компенсации, утвержденного Приказом Минздравсоцразвития России от 16.02.2009 N 45н):

• в коллективном договоре – при наличии профсоюза или иного представительного органа работников;
• трудовом договоре с работником – если нет представительного органа работников.

Можно ли учесть расходы на питание работника по инициативе организации

Учесть расходы на питание работника по инициативе организации можно, если одновременно выполняются два условия (п. 25 ст. 255, п. 25 ст. 270 НК РФ, Письмо Минфина России от 09.01.2017 N 03-03-06/1/80065):

• расходы закреплены в трудовом (коллективном) договоре;
• есть возможность определить сумму дохода (в виде бесплатного питания) каждого сотрудника.

Дата признания расходов на питание зависит от метода учета доходов и расходов, который вы применяете.

Если это кассовый метод, то включите эти затраты в расходы по налогу на прибыль в момент оплаты питания работнику (пп. 1 п. 3 ст. 273 НК РФ).

При методе начисления учитывайте затраты на питание в прямых или косвенных расходах.

Расходы на питание в прямых расходах списывайте по мере реализации продукции (работ, услуг), в стоимость которых они вошли (п. п. 1, 2 ст. 318 НК РФ).

В косвенных расходах такие затраты можно списывать в полном объеме ежемесячно в момент начисления (п. п. 1, 4 ст. 272, п. 2 ст. 318 НК РФ).

См. также: Прямые и косвенные расходы в налоговом учете

Как учесть расходы на чай, кофе для сотрудников

В налоговом учете расходы на приобретение для сотрудников продуктов питания в виде чая, кофе (сахара и т.д.) не учитывайте. В бухгалтерском учете стоимость таких продуктов может быть учтена в составе расходов по обычным видам деятельности.

Как учесть расходы на чай, кофе для сотрудников в налоговом учете

Расходы на приобретение для работников продуктов питания, например чая, кофе (сахара и т.п.), не включаются в расходы по налогу на прибыль (Письмо Минфина России от 11.06.2015 N 03-07-11/33827).

Заметим, что контролирующие органы не возражают против учета затрат на питание работников в расходах на оплату труда. Но при этом нужно соблюдать два условия (п. 25 ст. 255, п. 25 ст. 270 НК РФ, Письмо Минфина России от 09.01.2017 N 03-03-06/1/80065):

• расходы закреплены в трудовом (коллективном) договоре;
• есть возможность определить сумму дохода на каждого сотрудника.

Поэтому если у вас организовано питание сотрудников в виде потребления ими чая, кофе и иных подобных продуктов, то такие затраты можно учесть при расчете налога на прибыль. Но учет таких расходов имеет дополнительные риски и минусы:

• в трудовых (коллективных) договорах должно быть четко прописано, как организовано питание работников. Но налоговые органы могут попытаться оспорить включение таких расходов в налоговый учет;
• придется удерживать у работников НДФЛ со стоимости чая, кофе и других продуктов. А учет таких доходов может быть проблематичным.

Как учесть расходы на чай, кофе для сотрудников в бухгалтерском учете

В бухгалтерском учете стоимость чая, кофе и тому подобного для работников может признаваться расходом по обычным видам деятельности, так как эти продукты приобретаются для обеспечения бытовых нужд работников во время выполнения ими трудовых обязанностей.

Стоимость приобретенных продуктов может учитываться на счете 10 “Материалы” и списываться на счета учета затрат на производство (расходов на продажу) на дату их передачи для нужд работников (п. 2 ПБУ 5/01 “Учет материально-производственных запасов”, п. 16 ПБУ 10/99 “Расходы организации”, п. 93 Методических указаний по бухгалтерскому учету МПЗ).

Проводки по оприходованию и списанию продуктов для сотрудников следующие:

Как учесть расходы на медицинский осмотр при расчете налога на прибыль

Расходы на проведение обязательных по закону медосмотров сотрудников учитываются в прочих расходах при соблюдении требований п. 1 ст. 252 НК РФ (пп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ, Письма Минфина России от 31.08.2018 N 03-03-06/3/62206, от 10.09.2015 N 03-03-06/52289). Дата учета таких расходов зависит от метода учета доходов и расходов, который применяет организация.

Если вы применяете кассовый метод, то включите эти затраты в прочие расходы в момент их фактической оплаты (п. 3 ст. 273 НК РФ).

При методе начисления учесть расходы на медосмотры можно (пп. 7 п. 1 ст. 264, пп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ):

• на дату оплаты медосмотров по договору;
• дату предъявления организации документов для оплаты медосмотров;
• последнее число отчетного или налогового периода.

Учесть затраты на такой медосмотр в расходах можно, даже если прошедшее его лицо не было принято на работу (Письмо Минфина от 06.10.2009 N 03-03-06/1/648).

Можно ли учесть расходы на необязательные медосмотры

Если прохождение медосмотра по закону необязательно, то учесть такие расходы организация вправе при условии, что они являются элементом системы оплаты труда и удовлетворяют требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ (Письмо Минфина России от 19.11.2015 N 03-03-07/67078).

Как учесть выходное пособие при расчете налога на прибыль

Выходные пособия, выплаченные работнику при увольнении, включаются в расходы на оплату труда при соблюдении определенных условий (п. 9 ст. 255 НК РФ). Дата признания таких расходов зависит от метода учета доходов и расходов в организации.

Если вы применяете кассовый метод, то включите эти пособия в расходы на оплату труда в момент их выплаты (п. 9 ст. 255, пп. 1 п. 3 ст. 273 НК РФ).

При методе начисления учитывайте выходные пособия в прямых или косвенных расходах. Выходные пособия в прямых расходах списывайте по мере реализации продукции (работ, услуг), в стоимость которых вошли эти затраты (п. п. 1, 2 ст. 318 НК РФ).

Выходные пособия в косвенных расходах можно списывать в полном объеме ежемесячно в периоде начисления (п. п. 1, 4 ст. 272, п. 2 ст. 318 НК РФ).

См. также: Прямые и косвенные расходы в налоговом учете

Условия признания расходов на выходные пособия следующие.

1. Выплата пособия закреплена в Трудовом кодексе РФ или в трудовом договоре (отдельных соглашениях, коллективном договоре, локальном нормативном акте) (абз. 1 ст. 255, п. 9 ст. 255 НК РФ). Это значит, что включать в расходы можно выходное пособие, выплаченное как по закону, так и по иным основаниям, если это предусмотрено трудовым договором (отдельным соглашением, коллективным договором, локальным нормативным актом).
2. Выплата пособия должна быть экономически обоснованна (п. 1 ст. 252 НК РФ, п. 14 Обзора судебной практики Верховного Суда РФ N 4 (2016), Письма Минфина России от 25.04.2017 N 03-04-06/24848, N 03-04-06/24850, N 03-04-06/24853 (п. 3)).

Это значит, что размер такого пособия должен соответствовать трудовой деятельности работника, к примеру его трудовому стажу, вкладу в работу и тому подобное. Иначе есть риск возникновения споров с налоговыми органами по вопросу экономической оправданности таких расходов.

3. Выплата пособия должна быть документально подтверждена (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Как учесть оплату больничного листа при расчете налога на прибыль

Оплату больничного листа за первые три дня болезни работника включайте в прочие расходы по налогу на прибыль (пп. 48.1 п. 1 ст. 264, п. 1 ст. 272, п. 3 ст. 273 НК РФ):

• в периоде начисления пособия – при методе начисления;
• в момент фактической оплаты – при кассовом методе.

С четвертого дня болезни сумму пособия организации возмещает ФСС РФ (пп. 1 ч. 2 ст. 3 Закона 255-ФЗ). Поэтому эту часть пособия нельзя включать в расходы по налогу на прибыль.

Как учесть пособие по уходу за ребенком до трех лет при расчете налога на прибыль

Пособия по уходу за ребенком до трех лет включайте в расходы на оплату труда (ст. 255 НК РФ, Письмо Минфина России от 02.04.2012 N 03-03-07/13). Дата признания таких расходов зависит от метода учета доходов и расходов в организации.

Если вы применяете кассовый метод, то включите эти пособия в расходы на оплату труда в момент их выплаты (пп. 1 п. 3 ст. 273 НК РФ).

При методе начисления учитывайте пособия в прямых или косвенных расходах. Пособия в прямых расходах списывайте по мере реализации продукции (работ, услуг), в стоимость которых вошли эти затраты (п. п. 1, 2 ст. 318 НК РФ).

Пособия в косвенных расходах можно списывать в полном объеме ежемесячно в периоде начисления (п. п. 1, 4 ст. 272, п. 2 ст. 318 НК РФ).