Получение и регистрация заявок на участие в открытом конкурсе
После размещения информации об открытом конкурсе в ЕИС заказчик обязан принимать заявки в том месте, которое он указал в извещении и конкурсной документации. Это следует из положений п. 6 ст. 42, п. 1 ч. 3 ст. 49, ч. 1 ст. 50 Закона N 44-ФЗ.
Заявки должны поступать в запечатанных конвертах по тем правилам, которые изложены в конкурсной документации (ч. 2 ст. 51 Закона N 44-ФЗ).
При получении заявки заказчику необходимо осуществить следующие действия:
1) зарегистрировать заявку в журнале регистрации (ч. 6 ст. 51 Закона N 44-ФЗ);
2) обеспечить ее сохранность. Лица, осуществляющие хранение конвертов с заявками, не вправе допускать повреждение конвертов до момента их вскрытия (ч. 11 ст. 51 Закона N 44-ФЗ).
Срок: прием заявок на участие в конкурсе осуществляется с даты размещения в ЕИС извещения о проведении открытого конкурса и прекращается с наступлением срока вскрытия конвертов с заявками (ч. 10 ст. 51 Закона N 44-ФЗ).
СИТУАЦИЯ: Конверт с заявкой на участие в открытом конкурсе поступил после окончания срока подачи заявок. Должен ли заказчик принять и зарегистрировать эту заявку? Нужно ли возвращать деньги, перечисленные в качестве обеспечения заявки?
Ответ: Заказчик не обязан принимать и регистрировать заявку. Денежные средства, которые были перечислены в качестве обеспечения заявки, должны быть возвращены.
Обоснование: Заказчик обязан принять и зарегистрировать только те заявки, которые поступили в срок, указанный в конкурсной документации (ч. 6 ст. 51 Закона N 44-ФЗ). Заявки, поданные после окончания этого срока, необходимо вернуть. Конверт с заявкой не вскрывается. Если на нем указан почтовый адрес лица, подавшего заявку, то конверт возвращается этому лицу (ч. 12 ст. 51 Закона N 44-ФЗ). Обязанность возвратить денежные средства, перечисленные в обеспечение заявки, установлена п. 5 ч. 6 ст. 44 Закона N 44-ФЗ.
СИТУАЦИЯ: От участника закупки поступили изменения заявки на участие в открытом конкурсе. Должен ли заказчик зарегистрировать такие изменения?
Ответ: Хотя Законом N 44-ФЗ не предусмотрен порядок приема и регистрации изменений ранее поданной заявки, их необходимо зарегистрировать.
Обоснование: Невнесение в журнал регистрации записи об изменении заявки не влечет для заказчика каких-либо санкций. Однако ее отсутствие приведет к неполноте данных журнала регистрации, что впоследствии может вызвать технические сбои как в ходе самого конкурса, так и при проведении проверок.
В случаях, когда несколько заявок на участие в конкурсе содержат одинаковые условия исполнения контракта, победителем признается участник, заявка которого поступила ранее других (ч. 7, 8 ст. 53 Закона N 44-ФЗ). В Законе N 44-ФЗ не урегулирован вопрос о том, как определять дату подачи заявки, если участник представил изменения в нее. Минэкономразвития России считает, что такой датой является день подачи последних изменений (Письма от 27.10.2015 N Д28и-3110 и от 11.06.2015 N Д28и-1758). Согласно позиции ведомства заказчику необходимо регистрировать изменения заявок, чтобы правильно определить победителя конкурса, если участниками будут предложены равные условия исполнения контракта.
Рекомендация. Так как изменения заявки являются ее частью, принимать и регистрировать их целесообразно в порядке, аналогичном порядку регистрации самой заявки.
СИТУАЦИЯ: От участника открытого конкурса поступило уведомление об отзыве заявки. Должен ли заказчик зарегистрировать такое уведомление? Нужно ли возвращать деньги, перечисленные в качестве обеспечения заявки?
Ответ: Хотя Законом N 44-ФЗ не предусмотрен порядок приема и регистрации уведомления об отзыве заявки, его следует зарегистрировать. Заказчик обязан вернуть денежные средства, перечисленные в качестве обеспечения заявки, в течение пяти рабочих дней с даты получения уведомления об отзыве заявки.
Обоснование: Невнесение в журнал регистрации записи об изменении заявки не влечет для заказчика каких-либо санкций. Однако ее отсутствие приведет к неполноте данных журнала регистрации, что впоследствии может вызвать технические сбои как в ходе самого конкурса, так и при проведении проверок.
Обязанность возвратить денежные средства, перечисленные в обеспечение заявки, установлена п. 4 ч. 6 ст. 44 Закона N 44-ФЗ.
Рекомендация. Принимать и регистрировать указанные уведомления целесообразно в порядке, аналогичном порядку регистрации самой заявки.
Журнал регистрации заявок на участие в открытом конкурсе
Заказчик должен зарегистрировать каждый конверт с заявкой (далее – заявка) на участие в открытом конкурсе. При этом регистрации подлежат только те заявки, которые поступили в срок, указанный в конкурсной документации (ч. 6 ст. 51 Закона N 44-ФЗ).
Для учета заявок на участие в открытом конкурсе, изменений поданных заявок и уведомлений об отзыве заявок целесообразно вести журнал регистрации.
Форма: произвольная.
Поскольку требований к форме журнала и порядку его ведения Закон N 44-ФЗ не устанавливает, журнал может быть оформлен как на бумажном носителе, так и в виде электронного документа. Заказчик вправе вести как отдельный журнал для каждой закупки, так и единый журнал для всех закупок.
Рекомендация. Целесообразно вести единый журнал регистрации заявок для всех закупок, осуществляемых в календарном году (за исключением электронных процедур). Для удобства учета поступающих заявок такой журнал рекомендуется оформить на бумажном носителе, прошить и пронумеровать.
Обязательно указать:
1) информацию о закупке.
Приводятся сведения о наименовании и предмете закупки, а также иные сведения о закупке, позволяющие ее идентифицировать (например, номер закупки);
2) регистрационный номер заявки.
Заказчик вправе по своему усмотрению использовать при регистрации заявок порядковые номера либо иной формат номеров, установленный в организации;
3) дату и время поступления заявки;
4) сведения о лице, принявшем заявку;
5) информацию о лице, ответственном за хранение заявки;
6) сведения о лице, подавшем заявку (если они указаны на конверте с заявкой).
Кто заполняет: сотрудник контрактной службы (контрактный управляющий).
Кто подписывает: лицо, принимающее заявку.
Дата подписания: непосредственно в момент приема и регистрации заявки.
СИТУАЦИЯ: Вправе ли заказчик отказать в приеме и регистрации заявки на участие в открытом конкурсе, если на конверте не указана информация о лице, подающем заявку?
Ответ: Нет, не вправе.
Обоснование: Согласно ч. 6 ст. 51 Закона N 44-ФЗ отказ в приеме и регистрации конверта с заявкой, на котором отсутствует информация о подавшем его лице, не допускается.
Расписка в получении заявки на участие в открытом конкурсе
Закон N 44-ФЗ не обязывает заказчика выдавать расписку в получении заявки на участие в открытом конкурсе. Вместе с тем в соответствии со сложившейся практикой делового оборота, если заявка подается представителем участника закупки лично, по его требованию следует выдать такую расписку.
Форма: произвольная.
Обязательно указать:
1) информацию о закупке.
Приводятся сведения о наименовании и предмете закупки, а также иные сведения о закупке, позволяющие ее идентифицировать (например, номер закупки при наличии);
2) регистрационный номер заявки.
Указывается номер, присвоенный конверту с заявкой при его регистрации;
3) дату и время поступления заявки;
4) сведения о лице, принявшем заявку.
Кто составляет: сотрудник контрактной службы (контрактный управляющий).
Кто подписывает: лицо, принимающее заявку.
Дата подписания: непосредственно в момент приема и регистрации заявки.
Обеспечение сохранности заявок на участие в открытом конкурсе
Заказчик (специализированная организация) обеспечивает сохранность конвертов с заявками на участие в открытом конкурсе. В течение срока, установленного для приема заявок, лица, осуществляющие хранение конвертов, не вправе допускать их повреждения (ч. 11 ст. 51 Закона N 44-ФЗ).
См.также: Срок хранения документов о закупках по Закону N 44-ФЗ
Рекомендация. Целесообразно определить лиц, ответственных за хранение конвертов с заявками, оборудовать помещение для их хранения и ограничить доступ в него.
