Для проведения закупок вы вправе привлечь специализированную организацию. Это должна быть команда профессионалов, которая поможет вам разработать документацию о закупке и эффективно провести определение поставщика. В контракте на оказание услуг специализированной организации определите перечень функций, которые хотите передать. Для выбора квалифицированной компании целесообразно провести конкурс. Поручайте специализированной организации проводить все ваши конкурентные закупки либо некоторые из них.
Что такое специализированная организация
Под специализированной организацией понимается юридическое лицо, которое оказывает заказчикам услуги по проведению процедур закупок. Это, как правило, квалифицированные специалисты в области государственных и корпоративных закупок. Любой заказчик вправе передать специализированной организации выполнение отдельных функций по определению поставщика конкурентными способами (ч. 1 ст. 40 Закона N 44-ФЗ).
Специализированная организация действует от вашего имени, однако права и обязанности в результате ее действий возникают у вас. Рекомендуем привлечь такую организацию, если вам не хватает кадровых или временных ресурсов: так вы эффективнее организуете процесс закупок (ч. 3 ст. 40 Закона N 44-ФЗ).
Для вашего удобства вы можете заключить контракт на оказание услуг со специализированной организацией для проведения конкретной процедуры, либо для проведения отдельных видов закупок (по способу определения поставщика, цене, объекту закупки), либо на определенный период — например, год.
Важно отметить, что специализированная организация не может стать участником закупки, которая находится у нее в работе (ч. 5 ст. 40 Закона N 44-ФЗ).
Какие функции можно передать специализированной организации
Открытый перечень функций, которые допустимо передать специализированной организации, закреплен в Законе N 44-ФЗ. Также есть исключительные функции, которые может осуществлять только заказчик (ч. 1 ст. 40 Закона 44-ФЗ).
Вы можете передать как максимально возможный объем функций, так и только некоторые из них. Именно от этого будет зависеть порядок профессионального участия специализированной организации в вашей закупочной деятельности.
Вы вправе передать специализированной организации следующие функции:
- разработка документации о закупке;
- размещение в ЕИС и на электронных площадках извещений и иных сведений и документов;
- направление приглашений принять участие в закрытых торгах;
- созыв и организация заседаний комиссий заказчика;
- сбор заявок от участников и обеспечение их сохранности;
- анализ и проверка заявок участников (на полноту сведений и соответствие требованиям документации);
- ведение протоколов и подписание их у членов комиссии;
- подготовка разъяснений документации о закупке;
- организационно-техническое сопровождение (печать документов, рассылка писем, предоставление помещений для вскрытия конвертов, организация аудио- и видеосопровождения и т.д.);
- консультирование сотрудников заказчика по возникающим вопросам;
- уведомление участников закупки о решении комиссии заказчика;
- подготовка документов при обжаловании закупки;
- участие в заседаниях ФАС России и территориальных органах и судах.
Не передавайте специализированной организации следующие функции:
- создание комиссии по осуществлению закупок;
- определение начальной (максимальной) цены контракта;
- определение предмета и существенных условий контракта;
- утверждение проекта контракта, документации о закупке;
- подписание контракта.
Как выбрать специализированную организацию
Для начала разработайте проект контракта, в котором укажите перечень функций привлекаемой организации. Затем проведите процедуру одним из предусмотренных Законом N 44-ФЗ способов. От набора функций и количества закупок, к которым собираетесь привлекать специализированную организацию, зависит стоимость ее услуг, а значит и возможный способ ее выбора.
Что включить в контракт со специализированной организацией
Специализированная организация действует на основании контракта. Поэтому потребности и ожидания детально пропишите в его условиях. Лучше отражать сведения следующими блоками:
- функции, которые передаете организации. Эти сведения станут, по сути, условием о предмете контракта. Согласование существенных условий необходимо, чтобы контракт был признан заключенным (п. 1 ст. 432 ГК РФ). Формулируйте их максимально подробно, чтобы определить точные пределы ответственности специализированной организации;
- закупки, для проведения которых привлекается специализированная организация. Определите все случаи, основания и процедуру привлечения организации — приведите конкретный перечень закупок из плана-графика, перечислите конкретные категории товаров, работ и услуг, закупку которых будет курировать специализированная организация, и т.д. Эти данные разграничат функции и зоны ответственности сторон;
- перечень действий и случаев, за которые организация будет нести ответственность, как гражданско-правовую, так и административную. Обратите внимание, что заказчик не освобождается от ответственности, если ошибки специализированной организации навредили юридическим и физическим лицам, участвующим в торгах (ч. 4 ст. 40 Закона N 44-ФЗ);
- порядок взаимодействия заказчика и специализированной организации. Он всегда индивидуален и зависит от ваших требований и технических возможностей сторон. Укажите контактных лиц, которые будут оперативно решать возникающие вопросы и контролировать процесс оказания услуг. Разработайте график выполнения всех этапов, от отправки писем до разработки документации и подготовки отчетов.
Дополнительно можно определить, какие специалисты должны участвовать при анализе заявок и разработке документации, каким способом будут проводиться консультации заказчика (письменные, устные, возможность удаленной работы и т.д.).
Закрепите обязательное наличие у сотрудников специализированной организации электронных подписей для своевременного размещения в ЕИС всей необходимой информации.
Каким способом выбрать специализированную организацию
Это можно сделать любым способом, предусмотренным Законом N 44-ФЗ. Важно соблюдать ограничения, установленные для каждого из таких способов (ч. 2 ст. 40 Закона N 44-ФЗ). Если закупка не была ранее запланирована, не забудьте внести изменения в план закупок и при необходимости план-график закупок (ч. 11 ст. 21 Закона N 44-ФЗ).
Для выбора специализированных организаций рекомендуем проводить открытый конкурс. Этот способ определения поставщика позволит оценить уровень квалификации и опыта организации. Тем более что предельная значимость квалификационных критериев при закупке такого вида услуг может доходить до 60%.
Не заключайте безвозмездных контрактов со специализированными организациями, это противоречит Закону N 44-ФЗ, а значит, есть риск привлечения к ответственности (см. Письмо Минэкономразвития России от 27.03.2017 N Д28и-1366).
