Исходя из отраслевой специфики ваших закупок, распределите обязанности между работниками контрактной службы. Передайте функции по планированию, организации и сопровождению процедур определения поставщика специалисту, а экспертизу и консультирование — эксперту. Закрепите соответствующие требования и трудовые функции в должностных инструкциях для каждого. Минтруд утвердил профстандарты в сфере закупок. Используйте их при определении должностей и функционала работников контрактной службы.
Как распределить функции среди работников контрактной службы
Полномочия руководителя контрактной службы состоят в общем управлении службой и координацией действий ее сотрудников.
Помимо руководителя, вам предстоит включить в состав контрактной службы работников, на каждого из которых будут возложены определенные полномочия — экспертов, специалистов и иных. Должности вам предстоит обозначить самостоятельно в соответствии с существующим штатным расписанием.
С учетом рекомендованных к применению профстандартов распределите трудовые функции между сотрудниками.
Специалист в сфере закупок может выполнять следующие функции:
- обеспечение закупок — определение потребностей заказчика и подготовка документов закупки;
- осуществление закупок — планирование и обоснование, проведение процедур;
- экспертиза результатов закупок, приемка контракта — проверка соблюдения условий контракта и качества результата;
- контроль — мониторинг, аудит и контроль в сфере закупок.
Эксперт в сфере закупок может осуществлять:
- консультирование — мониторинг рынка и консультации;
- экспертизу исполнения и результатов исполнения контракта;
- организацию работ по экспертизе и консультированию по закупкам — управление организацией, обеспечивающей консультирование и экспертизу, исследовательская работа, проведение аттестации в сфере закупок.
Распределять указанные функции вам предстоит при составлении должностных инструкций.
Учитывайте уровень образования назначаемых сотрудников — к работникам контрактной службы закон предъявляет специальные требования о наличии высшего или дополнительного профессионального образования в сфере закупок.
Что учесть заказчику при установлении требований к специалисту по закупкам
Единственным обязательным требованием к специалисту контрактной службы является наличие высшего либо дополнительного профессионального образования в сфере закупок (ч. 6 ст. 38 Закона N 44-ФЗ).
Иные требования, например, к опыту практической работы, устанавливайте по желанию и в соответствии с набором полномочий, которые поручаете тому или иному сотруднику. Мы рекомендуем ориентироваться на профстандарт в части определения квалификации специалиста: это обеспечит единообразие требований и при этом справедливо распределит полномочия между работниками на разных должностях.
Помимо стандартных требований о знаниях основ контрактной системы и сопутствующих сфер законодательства, ориентируйтесь на специфику закупаемых вами групп товаров, работ, услуг и учитывайте, что тот или иной специалист сопровождает все стадии процедуры определения поставщика — от планирования до потенциальных спорных ситуаций. Предъявляйте набор требований к квалификации на свое усмотрение.
Профстандарт «Специалист в сфере закупок», утвержденный Приказом Минтруда России от 10.09.2015 N 625н, можете применять при установлении требований к контрактному управляющему или работнику контрактной службы (в том числе руководителю службы).
Учитывать весь профстандарт не обязательно. Предъявите требования к наличию соответствующего норме ч. 6 ст. 38 Закона N 44-ФЗ образования и этого будет достаточно для соблюдения положений закона (Письмо Минэкономразвития России от 21.11.2016 N Д28и-3048).
Самой ценной частью профстандарта могут стать разделы с приведением функций, а также соответствующих трудовых действий, необходимых для этого знаний и умений. Применяйте их при приеме на работу специалистов по закупкам различных квалификаций. Формируйте должностные инструкции в соответствии с возлагаемой на работника ответственностью.
Составьте должностную инструкцию для того, чтобы максимально подробно прописать все основные функции, права и обязанности, ответственность специалиста по закупкам.
При необходимости те или иные функции такого специалиста могут быть отнесены к должностным обязанностям работников иных подразделений вне зависимости от наименования должностей. Включайте в инструкции обязанности специалиста в зависимости от исполняемых на разных этапах процедуры функций и для каждого из таких этапов — соответствующие меры ответственности, налагаемые в случае нарушений.
Что учесть заказчику при установлении требований к эксперту в сфере закупок
Обязательным требованием к эксперту контрактной службы является наличие высшего образования либо профпереподготовки (повышения квалификации) в сфере закупок (ч. 6 ст. 38 Закона N 44-ФЗ). Иных квалификационных требований к эксперту закон не предъявляет, установите их самостоятельно.
Ориентируйтесь на предполагаемые функции такого работника. Вам может потребоваться поручить эксперту, например, оценку профессиональной квалификации сотрудников или проведение практических исследований в сфере закупок.
При составлении должностной инструкции эксперта в сфере закупок вы можете ориентироваться на положения профстандарта «Эксперт в сфере закупок», утвержденного Приказом Минтруда России от 10.09.2015 N 626н. Обязательно учтите требования к образованию, иные положения задействуйте по своему усмотрению (Письмо Минэкономразвития России от 21.11.2016 N Д28и-3048).
Составьте должностную инструкцию, для того чтобы максимально подробно прописать все основные функции, права и обязанности, ответственность эксперта по закупкам.
