Планирование закупок можно условно разделить на два этапа: подготовка документов о потребностях учреждения и подготовка документов для планирования закупок. На первом этапе соберите с подразделений учреждения заявки на закупку товаров (работ, услуг) и сформируйте проект плана закупок. Убедитесь, что расходы на будущие закупки и закупки, которые уже проведены, но будут оплачены в будущих периодах, бухгалтерия включила в план ФХД или бюджетную смету. На втором этапе подготовьте план закупок и план-график. Следите, чтобы план закупок соответствовал плану ФХД или бюджетной смете, а план-график — плану закупок. В противном случае вы не пройдете финансовый контроль при размещении их в ЕИС. Если потребности в товарах (работах, услугах) будут меняться, то измените план закупок и план-график.
Как подготовить документы о потребностях учреждения
Чтобы запланировать закупки, определите потребности в товарах (работах, услугах) на следующие три года работы. Эту информацию нужно собрать в письменном виде с подразделений учреждения.
Часть таких сведений вам уже представляли в прошлом году, когда планировались закупки на три года. Однако лучше их уточнить, поскольку могла измениться стоимость товаров (работ, услуг), их объем или необходимость в товарах отпала.
Оформите приказом, кто и в какие сроки должен предоставить информацию о потребностях в контрактную службу (контрактному управляющему).
Утвердите форму заявки на закупку товаров (работ, услуг). Поскольку на основании заявок вы впоследствии будете формировать план закупок и план-график закупок, то рекомендуем учесть необходимые для этого параметры: наименование и характеристики товаров (работ, услуг), их стоимость и т.д.
Форма заявки для включения закупки в план закупок
СОГЛАСОВАНО:
Руководитель учреждения:
___________________/_________________/
Главный бухгалтер:
___________________/_________________/
«__» ________20__ г.
Заявка
на закупку товаров, работ, услуг
Структурное подразделение (отдел) _______________________
| N п/п | Наименование товара, работы, услуги | Характеристики товара, работы, услуги | Место, условия поставки, выполнения работ (услуг) | Срок поставки | Ед. изм. | Кол-во | Цена (НМЦК) | Источник финансирования/цель приобретения товаров (работ, услуг) |
Требования к поставщику (подрядчику, исполнителю):____________________________
Приложение:______________________________________________
Инициатор закупки:
__________________________/_________________/
Также подготовьте проект плана закупок, в котором укажите потребности на три года.
Срок его подготовки и представления на согласование установит ваш ГРБС. Это может быть лето — начало осени текущего года. Заранее уточните этот срок.
Например, заказчики Московской области формируют проект плана закупок до 1 июля текущего года. Соответственно, уже к этому сроку контрактной службе нужно обладать всей информацией о потребностях учреждения в товарах (работах, услугах) на следующие три года работы (п. 4.7 Положения о порядке взаимодействия при осуществлении закупок для государственных нужд Московской области и муниципальных нужд).
При изменении потребностей в течение года рекомендуем также оформлять это заявкой, на основании которой вы будете вносить изменения в план закупок или план-график закупок.
Как подготовить документы для планирования закупок
Законом установлены два документа для планирования закупок: план закупок и план-график закупок (ч. 1 ст. 16 Закона N 44-ФЗ).
Однако в первую очередь все расходы учреждения, в том числе и на закупки, утверждаются в плане (программе) финансово-хозяйственной деятельности (ФХД) или бюджетной смете. Эти документы готовит бухгалтерия учреждения.
План закупок должен соответствовать утвержденному плану (программе) ФХД или бюджетной смете. Поэтому при планировании закупок контрактной службе (контрактному управляющему) нужно проконтролировать, чтобы сведения о потребностях и расходы на оплату контрактов, которые предстоит оплачивать в будущих периодах, были учтены в плане (программе) ФХД или в бюджетной смете (п. 2 ст. 221 БК РФ, п. 11 Требований к плану ФХД государственного (муниципального) учреждения, утвержденных Приказом Минфина России от 28.07.2010 N 81н).
После доведения лимитов бюджетных обязательств или утверждения плана (программы) ФХД, утвердите план закупок.
На основании него составьте план-график (ч. 2 ст. 21 Закона N 44-ФЗ).
Соответствие плана закупок плану (программе) ФХД или бюджетной смете, а также плана-графика плану закупок будут проверять органы финансового контроля (п. 1 ч. 5, пп. «а» п. 2 ч. 5 ст. 99 Закона N 44-ФЗ).
Как подготовить план (программу) ФХД
Его составляют бюджетные, автономные учреждения и унитарные предприятия (пп. 3 п. 1 ст. 20 Закона N 161-ФЗ, п. 2 Требований к плану ФХД государственного (муниципального) учреждения, утвержденных Приказом Минфина России от 28.07.2010 N 81н).
Для бюджетных и автономных учреждений Требования к плану ФХД утверждены Минфином России. ГРБС определяет Порядок составления плана ФХД для своих подведомственных учреждений.
Для унитарных предприятий в законе нет требований к плану (программе) ФХД: каждый учредитель устанавливает свою форму и свой порядок его заполнения. Однако на практике планы (программы) ФХД унитарных предприятий также содержат сведения о расходах на закупки в различной степени детализации.
Как подготовить бюджетную смету
Бюджетную смету составляют органы власти и казенные учреждения.
Общие требования к ее составлению установлены Минфином России, Порядок подготовки сметы для подведомственного учреждения определяет ГРБС (п. 2 ст. 161, ст. 221 БК РФ).
Бюджетная смета содержит информацию о всех планируемых расходах учреждения: зарплате, налогах, социальных пособиях, закупках и т.д. В нее включается общая сумма расходов на закупку товаров (работ, услуг) в разрезе видов расходов.
Как подготовить план закупок
План закупок составляется на основании согласованных с ГРБС проекта плана закупок и плана ФХД или бюджетной сметы.
Составить его нужно на срок, на который принят Закон о бюджете. Сейчас он составляет три года (ч. 4 ст. 17 Закона N 44-ФЗ).
Укажите в плане закупок расходы на конкретные закупки. Они не должны превышать суммы расходов, которые вы утвердили в плане ФХД или в бюджетной смете.
Также укажите ИКЗ, наименование объекта, цель и сроки закупки, сведения о ее общественном обсуждении, информацию о том, что продукция высокотехнологичная или нужна для научных или проектных работ (ч. 2 ст. 17 Закона N 44-ФЗ).
В приложении к плану потребуется обосновать объект закупки, а также указать реквизиты нормативных актов, в которых установлены характеристики и предельные цены отдельных видов товаров (работ, услуг) или определены нормативные затраты на обеспечение функций органа власти (ч. 2 ст. 18 Закона N 44-ФЗ).
Утвердить план должен руководитель вашей организации либо иное уполномоченное лицо в течение 10 рабочих дней с даты:
- доведения лимитов на закупки до государственного (муниципального) заказчика или учреждения, которому переданы его полномочия (ч. 7 ст. 17 Закона N 44-ФЗ, пп. «а», «г» п. 2 Правил N 552, пп. «а», «г» п. 3 Требований к формированию планов закупок N 1043);
- утверждения плана (программы) ФХД бюджетного учреждения или унитарного предприятия (ч. 8 ст. 17 Закона N 44-ФЗ, пп. «б», «б(1)» п. 2 Правил N 552, пп. «б», «б(1)» п. 3 Требований к формированию планов закупок N 1043);
- заключения соглашения о выдаче субсидий на капитальные вложения автономному учреждению (пп. «в» п. 2 Правил N 552, пп. «в» п. 3 Требований к формированию планов закупок N 1043).
Как подготовить план-график закупок
План-график формируется на основании плана закупок. В нем указываются только те закупки, которые вы запланировали на первый год в плане закупок (ч. 1, 2 ст. 21 Закона N 44-ФЗ).
В плане-графике условия закупок нужно детализировать еще более подробно. Например, потребуется указать и обосновать НМЦК, способ закупки, дополнительные требования к участникам (если они есть), а также размер обеспечения заявок и контракта, сроки его исполнения и т.д. (ч. 3 ст. 21 Закона N 44-ФЗ).
Утвердить документ нужно в течение 10 рабочих дней с момента, когда получены лимиты бюджетных обязательств или утвержден план (программа) ФХД (ч. 10 ст. 21 Закона N 44-ФЗ).
В каких случаях изменить план закупок и план-график закупок
Основания для внесения изменений в план закупок установлены:
- для федеральных заказчиков в п. 11 Правил N 552;
- для региональных и муниципальных заказчиков в п. 8 Требований к формированию планов закупок N 1043.
Основания для изменения плана-графика приведены:
- для федеральных заказчиков в п. 8 Правил N 553;
- для региональных и муниципальных заказчиков в п. 10 Требований к формированию плана-графика закупок N 554. Дополнительные основания могут быть установлены высшим исполнительным органом госвласти субъекта РФ, местной администрацией (пп. «з» п. 10 Требований к формированию плана-графика закупок N 554).
