В настоящее время не существует каких-либо нормативных правовых актов, устанавливающих обязательные требования к содержанию фирменного бланка организации, его структуре, наличию реквизитов.
Поскольку вопросы оформления фирменного бланка организации не урегулированы на законодательном уровне, порядок его оформления остается на усмотрение организации.
Вместе с тем наличие фирменного бланка унифицирует делопроизводство как внутри организации, так и при документообороте со сторонними лицами. Адресаты корреспонденции получат необходимую информацию об организации, ее реквизитах и контактных данных.
Есть ряд общих требований по оформлению делового письма. К ним можно отнести положения некоторых ГОСТов:
— «ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Стандартомопределяются состав реквизитов документов; правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий; виды бланков, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов на документе; образцы бланков; правила создания документов. Положения настоящего стандарта распространяются на документы на бумажном и электронном носителях. Отдельный раздел ГОСТа Р 7.0.97-2016 посвящен бланкам документов (раздел 6);
— «ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», которым устанавливаются термины, в т.ч. рекомендуемые для применения во всех видах документации по делопроизводству, использующих результаты этих работ.
В силу п. 48 ГОСТ Р 7.0.8-2013 под бланком документа понимается лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа.
В ГОСТе Р 7.0.97-2016 рассматриваются как традиционные бланки на бумаге, так и электронные шаблоны бланков. При этом бланк на бумаге и электронный шаблон должны быть идентичны по составу реквизитов, порядку их расположения, гарнитурам шрифта. Бланки с изображением государственного герба изготавливаются только полиграфическим способом. Электронные шаблоны бланков должны быть защищены от изменений.
ГОСТом Р 7.0.97-2016 устанавливаются следующие виды бланков документов организации(п. 6.6): общий бланк; бланк письма; бланк конкретного вида документа.
Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме делового (служебного) письма.
Общий бланк и бланк для письма в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных актов различаются между собой набором реквизитов (п. 6.7 ГОСТ Р 7.0.97-2016).
Бланк письма содержит в себе следующие реквизиты:
— герб (эмблему организации или товарный знак);
— наименование организации;
— справочные данные об организации;
— дату и регистрационный номер документа;
— ссылку на регистрационный номер и дату документа (если это ответ на какой-либо документ);
а также ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 12, 15, 17. Бланк письма структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк письма должностного лица — реквизит 07 (раздел 4 ГОСТ Р 7.0.97-2016).
ГОСТ Р 7.0.97-2016 содержит схемы расположения реквизитов на бланке документа, как при использовании традиционного углового бланка, так и при продольном расположении реквизитов (приложение Б к ГОСТу Р 7.0.97-2016).
ГОСТом Р 7.0.97-2016 рекомендовано бланки документов организации изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов (п. 6.2).
Макеты бланков, как на бумаге, так и в электронной форме, утверждаются руководителем организации.
Поскольку ГОСТ Р 7.0.97-2016 предусматривает диспозитивное право организации на такой бланк, применять ли вышеуказанные ГОСТы при оформлении фирменного бланка, организация решает самостоятельно (ч. 1 ст. 26 Федерального закона от 29.06.2015 N 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации»).
Принимая во внимание отсутствие каких-либо императивных норм в отношении содержания фирменного бланка, исходя из обычаев делового оборота, при оформлении такого бланка рекомендуем включать:
— фирменный логотип (товарный знак) организации (при его наличии);
— наименование хозяйственного общества и его организационно-правовую форму;
— местонахождение фирмы (юридический и фактический адреса);
— индивидуализирующие признаки организации (ОГРН, ИНН);
— контактные данные (телефон, факс, адрес электронной почты и др.);
— банковские реквизиты юридического лица;
— дату и регистрационный номер документа.
