Как оформить увольнение в связи со смертью работника

На основании каких документов можно оформить увольнение в связи со смертью работника

Перечень документов, которые являются основанием для увольнения в связи со смертью, нормативно не определен. Основными такими документами являются свидетельство о смерти или решение суда о признании работника умершим. Такие выводы следуют из п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ, п. 1 ст. 45 ГК РФ, ст. 68 Федерального закона от 15.11.1997 N 143-ФЗ, Письма Роструда от 05.09.2006 N 1552-6.

Позаботьтесь, чтобы такие документы были у вас на руках. Скорее всего их вам предоставят родственники умершего работника. Но вы также можете сами получить повторное свидетельство о смерти работника (абз. 3 п. 2 ст. 9 Федерального закона от 15.11.1997 N 143-ФЗ).

Обязательно ли составлять акт о получении документа о смерти работника от родственников (иных лиц)

Нет, но его желательно составить, чтобы зафиксировать дату получения документа о смерти работника. Датой получения таких документов рекомендуем оформить все необходимые документы об увольнении.

Оформите такой акт в произвольной форме, так как нормативно установленной нет. В нем укажите, в частности: Ф.И.О. лица, предъявившего вам документ о смерти работника, наименование, дату и номер документа о смерти работника, а также дату его получения. Акт составьте в присутствии не менее чем двух свидетелей.

Если у вас ведется журнал входящей корреспонденции и документов, вы также можете зафиксировать получение этих документов в таком журнале.

Как получить повторное свидетельство о смерти работника

Для этого вам нужно обратиться в отделение ЗАГС, в котором зарегистрирована смерть работника. Сделать вы это можете лично, по почте, с помощью интернета — например, через портал госуслуг, а также через МФЦ. Это следует из п. 1, абз. 3 п. 2, п. 4 ст. 9 Федерального закона от 15.11.1997 N 143-ФЗ.

У вас должны быть следующие документы:

• доверенность вашему работнику, который подает документы (получает свидетельство);
• заявление по форме N 30 (утв. Приказом Минюста России от 01.10.2018 N 201), оформленное работником, который подает документы (получает свидетельство). Дополнительно рекомендуем составить в произвольной форме запрос на бланке организации на получение повторного свидетельства о смерти для оформления прекращения трудового договора с умершим работником;
• трудовой договор с умершим работником;
• подтверждение уплаты госпошлины (например, квитанция).

Это следует из п. п. 6, 7 ст. 9 Федерального закона от 15.11.1997 N 143-ФЗ, абз. 1, 6, 10 п. 5 Перечня документов, утвержденного Приказом Минюста России от 19.08.2016 N 194.

Внимание! Есть мнение, что доверенность вашему представителю на получение повторного свидетельства о смерти работника обязательно должна быть нотариально удостоверена. Это мнение является ошибочным. В рассматриваемом случае действуют стандартные правила — оформляете доверенность за подписью руководителя вашей организации (иного уполномоченного лица) с учетом п. 4 ст. 185.1 ГК РФ.

Обратите внимание, что работник, представляющий вас при оформлении повторного свидетельства, должен иметь при себе паспорт (иной документ, удостоверяющий личность), что следует из п. 7 ст. 9 Федерального закона от 15.11.1997 N 143-ФЗ, п. 1 Перечня документов, утвержденного Приказом Минюста России от 19.08.2016 N 194.

Какую дату считать датой увольнения в связи со смертью работника

Датой увольнения в этом случае считается дата смерти работника, поскольку именно с этим фактом связано прекращение трудовых отношений в силу п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ.

Датой смерти в этом случае является:

• дата, указанная в свидетельстве о смерти (ст. 68 Федерального закона от 15.11.1997 N 143-ФЗ);
• дата вступления в силу решения суда об объявлении работника умершим, если в нем не указан день предполагаемой гибели. Если он указан, то датой смерти будет день предполагаемой гибели, указанный в решении (п. 3 ст. 45 ГК РФ).

Вместе с тем документы об увольнении (в частности приказ и трудовую книжку) оформите после получения документа, который свидетельствует, что работник умер.

Как оформить приказ об увольнении в связи со смертью работника

Оформите приказ об увольнении работника в связи со смертью так же, как и при увольнении по другим основаниям. Особенность будет только в дате издания приказа и дате прекращения трудового договора, ведь, как правило, о смерти работника работодатель узнает не сразу. Поэтому дата издания и дата увольнения в приказе различаются. Об этом расскажем ниже.

Как правило, для оформления увольнения в связи со смертью работника используется форма приказа N Т-8. Но можете также использовать собственную форму приказа об увольнении.

Поскольку с приказом ознакомить работника под подпись невозможно, то внизу приказа сделайте соответствующую запись об этом — «с приказом невозможно ознакомить по причине смерти работника» (ч. 2 ст. 84.1 ТК РФ).

Рассмотрим подробнее, как заполнить приказ по унифицированной форме N Т-8. Учитывайте эти рекомендации, если используете собственную форму приказа об увольнении.

Как заполнить приказ об увольнении по форме N Т-8 в связи со смертью работника

При оформлении приказа по форме N Т-8 вы можете воспользоваться Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1). При этом учтите следующее.

В строке «дата увольнения» укажите дату смерти работника (о чем говорили выше).

В строке «дата составления» рекомендуем указать день получения документа, на основании которого оформляете приказ. Такую дату, как мы уже говорили выше, вы можете зафиксировать актом либо в журнале входящей корреспонденции.

В строке «Основание прекращения (расторжения) трудового договора (увольнения)» приказа правильно отразите основание увольнения — так, как оно сформулировано в п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ. Его формулировка будет зависеть от того, на основании какого документа вы увольняете работника.

Пример формулировки записи, если увольнение происходит на основании свидетельства о смерти

«смерть работника, пункт 6 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации».

Пример формулировки записи, если увольнение происходит на основании решения суда

«признание судом работника умершим, пункт 6 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации».

В строке «Основание (документ, номер, дата)» укажите реквизиты документа, на основании которого издаете приказ об увольнении. Как правило, это свидетельство о смерти работника или решение суда о признании работника умершим.

Что делать с трудовой книжкой умершего работника

Сначала внесите запись в трудовую книжку работника о прекращении трудового договора по п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ.

Заполненную трудовую книжку выдайте одному из родственников работника, если он за ней обратился. Для этого запросите у него документы, подтверждающие родство с умершим работником (например, свидетельство о браке). Если родственник умершего желает получить трудовую книжку по почте, он должен написать вам заявление с указанием такого способа получения. Если же он решил забрать трудовую книжку лично, то пусть напишет вам расписку. Это следует из п. 37 Правил ведения и хранения трудовых книжек.

Форма расписки произвольная, так как нормативно утвержденной нет.

Пример формулировки расписки о получении трудовой книжки

«Я, Курпатова Арина Михайловна (паспорт серия 45 08 N 623956, выдан Отделением УФМС России по г. Москве по району Коньково 25.04.2008, зарегистрирована по адресу: г. Москва, ул. Труда, д. 3, кв. 154), получила от ООО «Верона» ранее принадлежавшую моему отцу, Курпатову Михаилу Станиславовичу, трудовую книжку серия АТ-VI N 114669. Трудовая книжка выдана мне в связи с его смертью».

Если трудовую книжку выдать невозможно (например, никто из родственников не обратился за ней), храните ее до востребования (п. 43 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Как внести в трудовую книжку запись об увольнении в связи со смертью работника

Запись об увольнении работника в связи со смертью внесите в трудовую книжку по тем же правилам, что и другие записи об увольнении. Главное, укажите правильную формулировку основания увольнения, как в п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ, и дату увольнения.

При этом формулировка записи будет различаться в зависимости того, на основании какого документа вы увольняете работника.

Пример формулировки записи, если увольнение происходит на основании свидетельства о смерти

«Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника, пункт 6 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации».

Пример формулировки записи, если увольнение происходит на основании решения суда

«Трудовой договор прекращен в связи с признанием судом работника умершим, пункт 6 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации».

При увольнении работник должен заверить в его трудовой книжке все записи, которые вы внесли за время работы у вас (абз. 1 п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Но в рассматриваемом случае он не сможет это сделать. Обращаться к его родственникам по этому вопросу закон не требует.

Какой датой нужно оформить запись в трудовой книжке об увольнении в связи со смертью работника

Дата оформления записи в трудовой книжке об увольнении в связи со смертью работника — дата смерти работника (об этом мы говорили выше). Укажите ее в графе 2 раздела «Сведения о работе». Это следует из п. 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек, абз. 1 п. 5.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек.

А вот внести запись рекомендуем в день, когда вы получили документ о смерти работника (например, свидетельство о смерти). Выше мы рекомендовали зафиксировать получение такого документа актом.

Что делать с суммами, которые причитались умершему работнику

Суммы, которые причитаются умершему работнику, выплатите члену семьи, который с ним проживал совместно, или лицу, находящемуся на иждивении работника на день его смерти (независимо от того, проживал он с умершим или нет) (ст. 141 ТК РФ, п. 1 ст. 1183 ГК РФ).

Внимание! Есть мнение, что к членам семьи относятся только супруг(а) умершего работника, его дети, родители. Это не так. Также к ним могут относиться братья, сестры, бабушки, дедушки, внуки. Такие выводы следуют из ст. ст. 2, 93 — 95 СК РФ.

Выплаты произведите в течение недели со дня предъявления вам необходимых документов (ст. 141 ТК РФ, п. 1 ст. 1183 ГК РФ, абз. 1 п. 68 Постановления Пленума ВС РФ от 29.05.2012 N 9).

О том, какие суммы и при каких условиях нужно выплатить, расскажем ниже.

Какие суммы выплачиваются членам семьи (иждивенцам) умершего работника

Обратившемуся выплачиваются все причитающиеся работнику на дату смерти суммы, в том числе зарплата, компенсация за неиспользованный отпуск. Это следует из п. 6 ч. 1 ст. 83, ч. 1 ст. 127, ч. 1 ст. 140, ст. 141 ТК РФ.

Дополнительно может потребоваться выплатить:

• пособие на погребение (в установленном размере) первому, кто за ним обратится. Выплатите его в день обращения, но при условии, что за ним обратились не позднее шести месяцев со дня смерти работника и предоставили заявление на эту выплату, а также оригинал справки о смерти из ЗАГСа. Отметим, что за таким пособием может обратиться не только родственник, но и другое лицо, которое взяло на себя обязанность по погребению умершего.

Это следует из п. 1, абз. 3 п. 2, абз. 1 п. 3 ст. 10 Федерального закона от 12.01.1996 N 8-ФЗ, п. 9 Временного порядка, утвержденного Постановлением ФСС РФ от 22.02.1996 N 16, пп. «б» п. 84 Методических указаний, утвержденных Постановлением ФСС РФ от 07.04.2008 N 81;

• материальную помощь, если она предусмотрена в локальном нормативном акте, например в Положении о материальной помощи работникам. Это следует из ч. 1 ст. 8 ТК РФ.

При каких условиях суммы, причитающиеся умершему работнику, выплачиваются членам его семьи (иждивенцам)

Суммы, о которых мы говорили выше, выплатите при соблюдении следующих условий:

• срок обращения к вам за выплатой не превысил четырех месяцев с момента смерти работника, что следует из п. 1 ст. 1114, п. 2 ст. 1183 ГК РФ. Если этот срок нарушен, указанные суммы не выплачивайте. Они включаются в состав наследства, поэтому их рекомендуем внести на депозит нотариуса, что следует из пп. 1 п. 1 ст. 327, п. 2 ст. 1172, п. 3 ст. 1183 ГК РФ;
• вам представлены документы, подтверждающие право обратившегося лица на получение выплат при увольнении работника в связи со смертью (ст. 141 ТК РФ). Перечень таких документов нормативно не определен. Полагаем, что обратившийся гражданин должен предъявить вам паспорт (иной документ, удостоверяющий личность), документ, свидетельствующий, что он является членом семьи умершего и совместно с ним проживал или состоял на иждивении умершего, а также заявление в произвольной форме, которое зафиксирует дату и факт обращения за выплатами.

Вы вправе выплатить соответствующие суммы первому обратившемуся за ними лицу (если выполнены перечисленные выше условия), так как законодательством не предусмотрено специального порядка. Если же к вам одновременно обратились несколько родственников, предложите им самостоятельно решить вопрос, кому и в каком размере полагается выплата (о чем они должны предоставить вам совместное заявление), либо обратиться в суд.

Риски при нарушении порядка увольнения в связи со смертью работника

В этом случае возможны, в частности, следующие риски:

• административная ответственность по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ за различные нарушения процедуры увольнения. Например, это возможно, если неправильно оформите трудовую книжку при увольнении;
• административная ответственность по ст. 13.20 КоАП РФ за нарушение правил хранения трудовой книжки умершего работника, не полученной его родственниками, в соответствии с п. 43 Правил ведения и хранения трудовых книжек;
• административная ответственность по ч. 6, 7 ст. 5.27 КоАП РФ и материальная ответственность по ст. 236 ТК РФ за невыплату или неполную выплату положенных умершему работнику сумм (если ваши действия не содержат уголовно наказуемого деяния). Например, такое возможно, если не выплатите родственникам суммы, причитающиеся работнику на день смерти.

Внимание! Есть мнение, что родственники умершего при обращении в суд для взыскания причитающихся сумм смогут взыскать лишь зарплату, не полученную работником за три месяца, предшествовавших дню его смерти. Это не так. Взыскать они смогут также иные суммы, причитающиеся работнику на день увольнения, и не за три месяца, а за год, предшествующий дню увольнения. Обусловлено это сроком обращения в суд с учетом ч. 2 ст. 392 ТК РФ.