Чтобы передать дела при увольнении, издайте приказ о приеме-передаче дел. Укажите в нем, в частности, сведения о тех, кто передает и принимает дела, причину и сроки передачи дел. После непосредственной передачи оформите акт, зафиксировав в нем как переданные, так и недостающие документы, ценности, выявленные в ходе процедуры недостатки. В некоторых случаях, например при увольнении материально-ответственного лица, дополнительно проведите инвентаризацию. Если вы увольняете обычного работника, который должен вернуть вам, например, полис ДМС, служебный автомобиль, можно ограничиться составлением обходного листа. Его форму и порядок заполнения вы можете определить сами в локальном нормативном акте.
Что включает в себя процедура передачи дел при увольнении работника
Процедура передачи дел при увольнении работника обычно включает в себя издание приказа о приеме-передаче дел, саму передачу дел и подписание акта приема-передачи дел.
Учитывайте, что в некоторых случаях при увольнении дополнительно нужно провести инвентаризацию, например, если увольняете материально-ответственное лицо. А в случае увольнения обычных работников, которые должны передать только некоторые документы и (или) материальные ценности, можно ограничиться составлением обходного листа (подробнее о его составлении рассказываем ниже).
Имейте в виду, что порядок передачи дел в редких случаях может быть регламентирован. Например, он предусмотрен для руководителей кредитной организации. Они, как правило, должны передать дела лицу из числа руководителей этой организации (ч. 13 ст. 24 Закона о банках и банковской деятельности).
Если для вас порядок передачи дел нормативно не установлен, вы можете определить его сами и прописать в локальном нормативном акте (ч. 1 ст. 8, ч. 1 ст. 22 ТК РФ).
Как оформить приказ о приеме-передаче дел при увольнении работника
Оформите приказ о приеме-передаче дел в произвольной форме, поскольку нормативно утвержденной нет.
Рекомендуем указать в нем, в частности:
- Ф.И.О. и должность увольняющегося работника, который передает дела;
- Ф.И.О. и должность лица, принимающего дела;
- Ф.И.О. и должности иных работников, которые участвуют в передаче дел (например, это может быть заместитель директора, руководитель отдела, специалист по кадрам, секретарь);
- причину проведения приема-передачи дел — увольнение работника;
- сроки проведения приема-передачи дел.
Если объем передаваемых дел значительный, рекомендуем создать специальную комиссию, состав которой укажите в приказе.
Рекомендуем ознакомить с приказом под подпись всех лиц, которые в нем упоминаются.
Как составить акт приема-передачи дел при увольнении работника
Составьте акт приема-передачи дел в произвольной форме, поскольку нормативно утвержденной нет. Рекомендуем указать в акте, в частности:
- Ф.И.О. и должность увольняющегося работника, а также Ф.И.О. и должности лиц, принимающих дела;
- наименования и количество переданных увольняющимся работником документов и ценностей (если их много, можно, например, составить опись и оформить ее как приложение к акту);
- результаты приема-передачи дел. Если выявлены недочеты, то желательно отразить их, привести список документов и ценностей, которые должны были находиться у работника, но отсутствуют (утрачены) на момент передачи дел;
- подписи всех лиц, участвующих в приеме-передаче дел.
Акт составляют, как правило, в двух экземплярах. Один хранится у вас в организации, а другой остается у увольняющегося работника.
В каких случаях нужно проводить инвентаризацию при увольнении работника
Проведите инвентаризацию, если увольняете, в частности:
- материально-ответственное лицо;
- работника в связи с хищением, растратой, умышленным уничтожением или повреждением имущества вашей организации, если эти факты установлены вступившим в законную силу приговором суда или постановлением судьи, органа, должностного лица, уполномоченных рассматривать дела об административных правонарушениях (по пп. «г» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).
Такие выводы следуют из ч. 3 ст. 11 Закона о бухгалтерском учете, абз. 4, 5 п. 22 Методических указаний по бухгалтерскому учету МПЗ, абз. 4, 5 п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности.
Вы можете в локальном нормативном акте предусмотреть и другие случаи проведения инвентаризации при увольнении работников (ч. 3 ст. 11 Закона о бухгалтерском учете).
Проводите инвентаризацию по общим правилам, которые утверждены Методическими указаниями по инвентаризации. В частности, создайте инвентаризационную комиссию. Она проверяет, например, фактические остатки основных средств, запасов, товаров, денежных средств и вносит результаты в специальные описи (акты) (п. п. 2.2, 2.5, 2.6 Методических указаний по инвентаризации).
Обязателен ли обходной лист при увольнении работника
Нет, не обязателен, поскольку законом это не предусмотрено. Но рекомендуем вам использовать обходной лист. Вы сможете проверить по нему, какие документы и (или) материальные ценности, находящиеся у работника, переданы им при увольнении. Например, в обходном листе ставят отметку о том, что работник вернул полис ДМС, мобильный телефон, автомобиль, ноутбук, которые вы предоставили ему на время работы.
Требование об обязательном оформлении обходного листа при увольнении работника вы можете предусмотреть, например, в правилах внутреннего трудового распорядка.
Учтите, что вы не вправе задерживать выплату окончательного расчета и выдачу трудовой книжки, если работник не сдал обходной лист в день увольнения, поскольку ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ не дает вам такого права.
Порядок оформления обходного листа рассмотрим ниже.
Как оформить обходной лист при увольнении работника
Порядок оформления обходного листа при увольнении работника из обычной коммерческой организации законом не предусмотрен. Вы можете разработать форму обходного листа и порядок заполнения самостоятельно и закрепить в локальном нормативном акте (ч. 1 ст. 8, ч. 1 ст. 22 ТК РФ).
Например, вы можете установить, что в случае увольнения работника его непосредственный руководитель обязан выдать ему обходной лист. А работник, передавая документы и (или) материальные ценности ответственным лицам, должен представлять им обходной лист, где они ставят отметку о получении, подпись и дату.
