Как отделу кадров и бухгалтерии оформить документы при смене директора учреждения

Как оформить увольнение директора

Какие документы нужны, чтобы начать процесс увольнения директора

Документы, необходимые для расторжения договора, зависят от основания увольнения. Например, при расторжении договора:

• по инициативе директора — получите от него заявление за один месяц до дня увольнения (ст. 280 ТК РФ);
• по соглашению сторон — подготовьте дополнительное соглашение (п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ);
• по инициативе представителя нанимателя, например, если в учреждении нарушено соотношение средней зарплаты руководителя и работников, — подготовьте решение об увольнении по итогам годового отчета или проверки деятельности учреждения (п. 1 ч. 2 ст. 278 ТК РФ).

Как издать приказ (распоряжение) об увольнении директора

Необходимость оформления приказа (распоряжения) об увольнении установлена ч. 1 ст. 84.1 ТК РФ.

В приказе (распоряжении) укажите точную формулировку основания увольнения из ст. 77 ТК РФ.

Форму приказа (распоряжения) разработайте самостоятельно либо воспользуйтесь унифицированной формой N Т-8, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.

Имеющиеся в форме реквизиты удалять нельзя. Дополнять новыми можно, однако это должно быть оформлено приказом учреждения (абз. 2 и 3 Порядка, утвержденного Постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 N 20).

Подписанный приказ (распоряжение) зарегистрируйте. Дата регистрации не должна быть позднее даты прекращения трудового договора.

Ознакомьте директора под подпись. Если это сделать невозможно или он отказывается ознакомиться с ним под подпись, в приказе (распоряжении) сделайте соответствующую запись (ч. 2 ст. 84.1 ТК РФ).

Подлинник приказа (распоряжения) подшейте в дело согласно установленной в учреждении номенклатуре дел, а его копию — в личное дело директора, если они ведутся в учреждении.

Как внести запись об увольнении директора в трудовую книжку

В день расторжения договора внесите запись об этом в трудовую книжку директора.

Запись должна быть сделана без сокращений и содержать точные формулировки из приказа (распоряжения) об увольнении.

Заверьте запись подписью сотрудника, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью учреждения и подписью увольняемого.

Такие правила установлены в п. п. 10, 11, 14, 15 и 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек.

Запись в трудовой книжке продублируйте в личной карточке директора и ознакомьте директора с записью в карточке под подпись (п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Как произвести выплаты при расторжении договора с директором

Бухгалтерия на основании приказа оформляет записку-расчет и начисляет директору денежные выплаты.

Какие выплаты положены директору

При увольнении директору полагается:

• зарплата за отработанный период (ст. 140 ТК РФ);
• три средних месячных заработка. Эта выплата не положена при увольнении по соглашению сторон или при наличии виновных действий (бездействия) директора, которые послужили основанием для увольнения (ст. 279, ч. 3 ст. 349.3 ТК РФ, Апелляционное определение Московского городского суда от 12.02.2018 по делу N 33-2977/2018);
• денежная компенсация за все неиспользованные отпуска (ч. 1 ст. 127 ТК РФ);
• пособие по временной нетрудоспособности, если директор уволен в период временной нетрудоспособности либо заболел в течение 30 календарных дней со дня увольнения (ч. 2 ст. 5 Закона N 255-ФЗ).

Срок выплат

Рассчитаться с директором нужно в последний рабочий день. Исключения составляют случаи, когда работник фактически не работал, но за ним сохранялось место работы (должность). Например, при увольнении директора в период отпуска по уходу за ребенком (ч. 4 ст. 256 ТК РФ) днем увольнения будет дата, указанная директором в заявлении об увольнении.

На это указано в ч. 3, 4 ст. 84.1, ст. 140 ТК РФ.

Какие документы нужно выдать директору

Трудовая книжка

Книжку выдайте в день увольнения под подпись в личной карточке, а также книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. На это указано в ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ и п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек.

Задержка выдачи трудовой книжки по вине работодателя влечет следующие последствия (п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек):

• день увольнения переносится, таковым становится день выдачи трудовой книжки;
• работнику возмещается денежное содержание за все время задержки;
• о новом дне увольнения издается приказ и вносится запись в трудовую книжку. Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной.

Если директор отсутствует либо отказывается получить на руки трудовую книжку, направьте ему уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправку ее по почте. Со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки. Без согласия директора пересылать ему по почте трудовую книжку нельзя.

На это указано в ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ, п. 36 Правил ведения и хранения трудовых книжек.

По письменному обращению директора, не получившего трудовую книжку после увольнения, выдайте ее не позднее трех рабочих дней со дня такого обращения (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ).

Копии документов, связанных с трудовой деятельностью

Данные документы выдаются безвозмездно по письменному заявлению директора. Это могут быть, например, копии приказов о назначении на должность, о переводах.

Документы должны быть заверены (ч. 4 ст. 84.1, ч. 1 ст. 62 ТК РФ) и подписаны новым директором во избежание возможных споров.

Справка о зарплате и иных выплатах

Справку готовит работник бухгалтерии по установленной форме. Она выдается в день увольнения либо по заявлению работника после увольнения не позднее трех рабочих дней со дня обращения. На это указано в п. 3 ч. 2 ст. 4.1 Закона N 255-ФЗ.

Если невозможно вручить справку в эти сроки, нужно направить работнику уведомление о необходимости явиться за ней либо дать письменное согласие на отправку справки по почте. Если работник согласен принять ее по почте, получите от него письменное подтверждение (п. 2 Порядка, утвержденного Приказом Минтруда России от 30.04.2013 N 182н).

Сведения для индивидуального (персонифицированного) учета

Эти сведения (выписки) также готовят работники бухгалтерии. Они передают документы со сведениями для индивидуального учета работнику в день увольнения, а их копии — не позднее пяти календарных дней со дня его обращения (п. 4 ст. 11 Закона о персонифицированном учете).

Для подготовки выписок возьмите сведения, которые отражаются:

• в разд. 3 «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» расчета по страховым взносам (Приложение N 1 к Приказу ФНС России от 10.10.2016 N ММВ-7-11/551@);
• в форме СЗВ-М (сведения о застрахованных лицах);
• в форме СЗВ-СТАЖ (сведения о страховом стаже застрахованных лиц).

Справка 2-НДФЛ

Справка 2-НДФЛ выдается работнику по его заявлению работниками бухгалтерии (п. 3 ст. 230 НК РФ).

Как подготовить и направить информацию об увольнении директора

Информацию об увольнении нужно направить, если директор подлежит воинскому учету или с него удерживались алименты и иные суммы.

Информация для воинского учета

Такая информация направляется в военный комиссариат и (или) орган местного самоуправления в двухнедельный срок с даты увольнения. Это делает работник, который ведет воинский учет в учреждении, по установленной форме.

На это указано в пп. «а» п. 29 Методических рекомендаций по ведению воинского учета и пп. «а» п. 32 Положения о воинском учете.

За неисполнение этой обязанности виновному лицу (работодателю или работнику, ответственному за военно-учетную работу) грозит штраф от 300 до 1 тыс. руб. (ч. 3 ст. 21.4 КоАП РФ).

Информация об алиментах и иных удержаниях

Судебному приставу-исполнителю нужно направить поступившую от него копию исполнительного документа, а взыскателю — исполнительный документ.

На них необходимо отметить основание окончания исполнения исполнительного документа и взысканную сумму. На подлиннике исполнительного документа нужно еще указать, за какой период проводилось каждое взыскание.

Эту информацию направляет, как правило, работник бухгалтерии не позднее дня, следующего за днем увольнения (ч. 4.1 ст. 98 Закона об исполнительном производстве).

Если удержания были связаны с уплатой алиментов, то дополнительно нужно направить информацию об увольнении, о новом месте работы или жительства должника (если оно известно) судебному приставу-исполнителю по месту исполнения решения о взыскании алиментов, а также лицу, получающему алименты, в трехдневный срок (п. 1 ст. 111 СК РФ). Рекомендуем направить и исполнительный документ, и сообщение одновременно не позднее дня, следующего за днем увольнения.

За несвоевременный возврат исполнительного документа предусмотрен штраф (ч. 3 ст. 17.14 КоАП РФ):

• от 15 тыс. до 20 тыс. руб. — для должностных лиц;
• от 50 тыс. до 100 тыс. руб. — для госоргана как юрлица.

Как оформить прием директора на работу

Какие документы принять для оформления директора

Во всех случаях затребуйте от будущего директора следующие документы (ст. 65 ТК РФ):

• паспорт или заменяющий его документ (например, временное удостоверение личности (форма N 2П));
• трудовую книжку;
• страховое пенсионное свидетельство;
• военный билет или удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу, если директор — военнообязанный или призывник;
• сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера своих, супруга (супруги) и несовершеннолетних детей (ч. 4 ст. 275 ТК РФ).

Порядок предоставления таких сведений для директора:

— федерального учреждения утвержден Постановлением Правительства РФ от 13.03.2013 N 208;

— регионального учреждения — нормативным правовым актом субъекта РФ;

— муниципального учреждения — нормативным правовым актом органа местного самоуправления;

• согласие на обработку персональных данных. Вам нужно будет обрабатывать персональные данные, поэтому обязательно возьмите с гражданина такое согласие (гл. 14 ТК РФ). Оно должно содержать сведения, предусмотренные ч. 4 ст. 9 Закона о персональных данных.

Если у работника нет трудовой книжки и страхового пенсионного свидетельства, вы их оформляете.

Если к должности установлены особые требования, нужно затребовать дополнительные документы (ст. 65 ТК РФ), например:

• документ об образовании и о квалификации (диплом, аттестат);
• документ, подтверждающий прохождение медосмотра;
• справку о наличии (отсутствии) судимости.

По желанию работник может представить:

• свидетельство ИНН.

Если у директора нет ИНН, то поле «ИНН в Российской Федерации» в справке 2-НДФЛ не заполняйте (гл. IV Порядка заполнения формы сведений о доходах физического лица «Справка о доходах физического лица» (форма 2-НДФЛ)). Его личность налоговые органы идентифицируют по другим персональным данным, указанным в справке;

• справку 2-НДФЛ за текущий год с предыдущего места работы и документы, подтверждающие право на вычеты по НДФЛ (например, свидетельства о рождении детей). Эти документы требуются, если работник хочет получать вычеты по НДФЛ;
• справку о сумме зарплаты за текущий и два предшествующих года. Она нужна, если работник хочет, чтобы при расчете пособий по больничным и детских пособий вы учитывали зарплату, полученную им от предыдущих работодателей.

Сделайте копии со всех представленных документов, а оригиналы верните работнику (Доклад Роструда).

Заявление о приеме на работу будущему директору писать необязательно. Таким документом может быть решение о назначении директора. Его принимает руководитель органа-учредителя (п. 4 ст. 123.21 ГК РФ).

Как заключить трудовой договор с директором

Заполните трудовой договор на основе типовой формы (ч. 3 ст. 275 ТК РФ).

Работодателем будет орган-учредитель, и он вправе установить испытательный срок, который не должен превышать шесть месяцев (ст. 70 ТК РФ).

В трудовом договоре устанавливается срок трудового договора. Договор может быть срочным и заключаться на срок до пяти лет либо бессрочным (ч. 1 ст. 58 ТК РФ).

Как издать приказ (распоряжение) о назначении на должность и сделать запись в трудовую книжку

При приеме на работу директора обязательно издается приказ (распоряжение) о приеме на работу по форме N Т-1. В нем директор должен расписаться как от имени учреждения — в строке «руководитель учреждения», так и от имени работника — в строке «с приказом (распоряжением) работник ознакомлен» (ст. 68 ТК РФ).

Внесите запись в трудовую книжку о приеме на работу директора без сокращений. Она должна содержать точные формулировки из Трудового кодекса РФ и приказа (распоряжения) о приеме на работу. В графе 4 раздела «Сведения о работе» впишите реквизиты документа о назначении директора (п. 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек).

С какими документами нужно ознакомить нового директора

До подписания трудового договора ознакомьте директора с правилами внутреннего трудового распорядка и локальными нормативными актами учреждения. Сделайте это под подпись (ст. 68 ТК РФ).

Ознакомьте директора также с личной карточкой под подпись на странице 2. В личную карточку внесите все сведения из документов, представленных директором, а также приказа (распоряжения) о назначении на должность.

Директор должен подписать передаточный акт и принять дела.

Кого уведомить при приеме директора

При приеме работника нужно уведомить:

• военный комиссариат и (или) орган местного самоуправления в двухнедельный срок с даты приема на работу. Это делает работник, который ведет воинский учет в учреждении, по установленной форме. На это указано в пп. «а» п. 29 Методических рекомендаций по ведению воинского учета и пп. «а» п. 32 Положения о воинском учете.

За неисполнение этой обязанности виновному лицу (работодателю или работнику, ответственному за военно-учетную работу) грозит штраф от 300 до 1 000 руб. (ч. 3 ст. 21.4 КоАП РФ);

• орган власти в течение 10 дней с даты заключения трудового договора, если директор — бывший государственный или муниципальный служащий и уволился со службы не больше двух лет назад (ст. 64.1 ТК РФ).

За нарушение этого правила на должностное лицо, которое подписало трудовой договор, могут наложить штраф от 20 до 50 тыс. руб.

Штрафа не будет, если вы докажете, что новый директор не сообщил о том, что он уволился с прежней службы не более двух лет назад, и вы не могли это узнать из трудовой книжки (п. п. 6, 7 Обзора судебной практики, утвержденного Президиумом Верховного Суда РФ 30.11.2016).