По общему правилу компенсации не облагаются НДФЛ. Однако некоторые виды компенсаций не облагаются НДФЛ в пределах норм (например, компенсация за молоко) или при выполнении определенных условий (например, использование личного автомобиля в пределах сумм, указанных в соглашении). Если организация выплатила компенсацию свыше норматива либо не были выполнены условия для освобождения от НДФЛ, то такую сумму придется облагать НДФЛ.
Облагается ли НДФЛ компенсация за молоко
Организация по заявлению работника может выплатить денежную компенсацию взамен выдачи молока или других равноценных пищевых продуктов (п. 10 Норм и условий бесплатной выдачи молока, ч. 1 ст. 222 ТК РФ).
Компенсация не включается в доход сотрудника и не облагается НДФЛ, если размер выплаты не превышает норм (п. 4 Порядка осуществления компенсационной выплаты, ч. 1 ст. 222 ТК РФ, п. 3 ст. 217 НК РФ). Если превышает, то сумма превышения облагается НДФЛ.
Чтобы не облагать НДФЛ компенсацию за молоко в пределах норм, ее размер и порядок индексации необходимо указать (п. 4 Порядка осуществления компенсационной выплаты, ч. 1 ст. 222 ТК РФ):
- в коллективном договоре – при наличии профсоюза или иного представительного органа работников;
- в трудовом договоре с работником – если нет представительного органа работников.
Облагается ли НДФЛ компенсация за использование личного транспорта
Вы вправе не облагать НДФЛ такую компенсацию, а также возмещение расходов в связи с использованием автомобиля. Однако для этого размер такой компенсации и порядок ее расчета нужно указать либо в отдельном соглашении, либо в трудовом договоре, либо в допсоглашении к нему. В этом случае не облагается вся сумма компенсации, указанная в соглашении (ст. 188 ТК РФ, п. 3 ст. 217 НК РФ, п. 1 Письма Минфина России от 23.01.2018 N 03-04-05/3235, п. 1 Письма Минфина России от 24.11.2017 N 03-04-05/78097).
Помимо соглашения необходимо обосновать назначение компенсации и представить документы, подтверждающие:
- необходимость и условия использования личного автомобиля сотрудника (например, в должностной инструкции указано, что у работника разъездной характер работы);
- право собственности работника на автомобиль (например, копию паспорта транспортного средства) или право пользования автомобилем на законном основании (например, договор аренды ТС);
- использование автомобиля в служебных целях (например, путевые листы, авансовые отчеты, кассовые чеки, приказы руководителя, акты выполненных работ (с расшифровкой вида работы));
- размер компенсации (размер и порядок расчета можно указать в соглашении или трудовом договоре).
Такой вывод следует из Писем Минфина России от 23.01.2018 N 03-04-05/3235, от 05.12.2017 N 03-04-06/80616, от 24.11.2017 N 03-04-05/78097, ФНС России от 13.11.2018 N БС-3-11/8304@.
Внимание! Нормы компенсации, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92, установлены только для налога на прибыль, то есть для НДФЛ они не применяются (Постановление Президиума ВАС РФ от 30.01.2007 N 10627/06).
Облагается ли НДФЛ компенсация за использование личного транспорта по доверенности
Рекомендуем удерживать НДФЛ при выплате работнику компенсации за использование автомобиля, которым он управляет по доверенности. Это следует из Писем ФНС России от 13.11.2018 N БС-3-11/8304@, Минфина России от 26.09.2017 N 03-04-06/62152. В них указано, что компенсации не облагаются налогом на основании п. 3 ст. 217 НК РФ, только если имущество принадлежит работнику на праве собственности.
Существует и иная позиция: компенсация за использование автомобиля, которым работник управляет по доверенности, НДФЛ не облагается. Этот вывод основан на Письме Минфина России от 05.12.2017 N 03-04-06/80616, в котором сказано, что с компенсации за использование в служебных целях автомобиля, который принадлежит работнику на законном основании, налог не удерживается. Поскольку доверенность подтверждает законность владения и пользования транспортным средством, компенсацию можно не облагать НДФЛ.
Целесообразно все же удерживать налог при выплате компенсации, иначе велика вероятность спора с налоговыми органами.
Бесспорно, не облагается НДФЛ компенсация, если работник управляет по доверенности автомобилем, который находится в совместной собственности супругов (Письмо Минфина России от 03.05.2012 N 03-03-06/2/49).
Облагается ли НДФЛ компенсация за детский сад
По общему правилу такая компенсация облагается НДФЛ (ст. 217 НК РФ).
Однако есть исключение. Не облагается НДФЛ компенсация за обучение детей сотрудников при соблюдении ряда условий (п. 21 ст. 217 НК РФ, п. 1 ч. 2 ст. 23 Закона N 273-ФЗ, Письмо Минфина России от 08.02.2016 N 03-04-06/6374):
- детский сад – это российская образовательная организация с лицензией;
- ее основная цель – образовательная деятельность по образовательным программам дошкольного образования и присмотр (уход) за детьми;
- детсад проводит обучение по основным и дополнительным общеобразовательным программам, в том числе по программе дошкольного образования.
Вместе с тем компенсация родительской платы за присмотр и уход за детьми облагается НДФЛ в полном объеме (п. 4 ст. 65 Закона N 273-ФЗ, Письмо Минфина России от 08.02.2016 N 03-04-06/6374).
Облагается ли НДФЛ компенсация за вредные условия труда
Доплата, которую организация установила сотруднику за работу с вредными и (или) опасными условиями труда, является частью заработной платы и облагается НДФЛ (ст. ст. 146, 147 ТК РФ, Письма Минфина России от 19.02.2018 N 03-04-06/10123, от 19.12.2017 N 03-04-05/84718).
Облагается ли НДФЛ оплата обучения сотрудника
Организация не облагает НДФЛ стоимость обучения, если работник обучается в российской организации, имеющей лицензию на образовательную деятельность, либо в иностранной образовательной организации с соответствующим статусом (п. 21 ст. 217 НК РФ).
Облагается ли НДФЛ компенсация морального вреда
Если компенсация морального вреда выплачивается по решению суда, она не облагается НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ, Письма Минфина России от 19.06.2018 N 03-04-05/41752, от 15.09.2017 N 03-04-06/59629). Компенсацией морального вреда считается выплата, связанная, например:
- с возмещением вреда, причиненного увечьем или иным повреждением здоровья;
- исполнением трудовых обязанностей;
- увольнением;
- нарушением прав потребителей.
Если организация выплачивает компенсацию в досудебном порядке или без решения суда, то такая выплата облагается НДФЛ (Письма Минфина России от 06.08.2018 N 03-04-06/55278, от 05.07.2016 N 03-04-06/39267).
Внимание! Суды считают, что компенсация морального вреда, выплачиваемая пострадавшему работнику на основании соглашения сторон, не облагается НДФЛ по п. 3 ст. 217 НК РФ (см., например, п. 7 Обзора практики рассмотрения судами дел, связанных с применением главы 23 НК РФ (утв. Президиумом Верховного Суда РФ 21.10.2015)).
Облагается ли НДФЛ компенсация за использование личного мобильного телефона
Вы вправе не облагать НДФЛ такую компенсацию. Причем она может быть как платой за использование и износ личного телефона работника, так и оплатой расходов на услуги связи. Однако нужно закрепить размер такой компенсации и порядок ее расчета либо в отдельном соглашении, либо в трудовом договоре, либо в допсоглашении к нему. Тогда не будет облагаться вся сумма компенсации в пределах этого лимита (ст. 188 ТК РФ, п. 3 ст. 217 НК РФ, п. 1 Письма Минфина России от 24.11.2017 N 03-04-05/78097).
Налоговым кодексом предельные нормы, в рамках которых суммы компенсации не облагаются НДФЛ, не установлены.
Но если вы выплатите компенсацию свыше того размера, который закреплен в соглашении, то с суммы такого превышения нужно удержать и перечислить НДФЛ (п. 1 ст. 210, п. 3 ст. 217 НК РФ).
Чтобы обосновать выплату такой компенсации, нужно иметь в наличии документы, подтверждающие:
- принадлежность самого телефона, а также номера телефона работнику (например, копию договора купли-продажи телефона, копию договора работника с оператором связи);
- размер компенсации и ее расчет (размер и порядок расчета можно указать в соглашении или трудовом договоре);
- фактическое использование телефона в служебных целях (например, детализацию звонков);
- суммы произведенных расходов (к примеру, счета оператора связи). Если вы в составе компенсации оплачиваете использование личного телефона работника, то порядок расчета размера также должен быть установлен в соглашении (ст. 188 ТК РФ). С суммы, превышающей этот размер, нужно удержать и перечислить НДФЛ (п. 1 ст. 210, п. 3 ст. 217 НК РФ).
