Как уплатить НДФЛ и сдать отчетность по обособленному подразделению

Прежде всего необходимо определить, в какой налоговый орган нужно уплатить НДФЛ и сдать отчетность. В отношении работников (по трудовому договору) уплата налога и сдача отчетности происходит по месту учета обособленного подразделения. При этом не важно, с кем заключен договор – с обособленным подразделением или с головной организацией – и кто выплачивает доход. Главное, чтобы работник считался работником обособленного подразделения. В отношении тех, с кем заключен гражданско-правовой договор (ГПД), ситуация иная: НДФЛ уплачивается по месту учета обособленного подразделения или головной организации в зависимости от того, с кем из них заключен договор. При этом не важно, где осуществляется деятельность исполнителя по ГПД. Следующий вопрос: кто уплачивает НДФЛ и сдает отчетность?

Если у обособленного подразделения есть расчетный счет и полномочия на уплату налогов, то НДФЛ может уплачиваться им. В противном случае налог уплачивается головной организацией. Для сдачи отчетности самим обособленным подразделением расчетный счет не нужен, достаточно соответствующих полномочий у сотрудников обособленного подразделения. Обратите внимание, что несвоевременная сдача расчета по форме 6-НДФЛ по обособленному подразделению может привести к блокировке операций по счетам всей организации.

Как уплатить НДФЛ по обособленному подразделению

В какой налоговый орган нужно уплатить НДФЛ по обособленному подразделению

В обособленном подразделении фактически могут трудиться различные категории работников: те, с кем трудовые договоры заключены непосредственно обособленным подразделением либо головной организацией, те, у которых место работы указано в обособленном подразделении или головной организации. Кроме того, там могут вести деятельность и исполнители по ГПД.

НДФЛ уплачивается всегда в тот налоговый орган, где состоит на учете обособленное подразделение, но не в отношении всех указанных категорий (п. 7 ст. 226 НК РФ).

В отношении работников (по трудовому договору): по месту учета обособленного подразделения нужно уплачивать НДФЛ только за тех из них, кто считается работником такого подразделения. Подтверждением этого может быть запись о месте работы в трудовой книжке, трудовом договоре, штатном расписании.

В отношении исполнителей по ГПД место осуществления деятельности вообще не имеет значения – НДФЛ уплачивается в налоговый орган по месту учета обособленного подразделения только тогда, когда ГПД заключен непосредственно с обособленным подразделением.

Куда нужно уплатить НДФЛ, если работник в течение месяца работает в разных подразделениях

Если физлицо является работником нескольких подразделений, НДФЛ с доходов за работу в каждом подразделении нужно уплачивать в адрес налогового органа, в котором состоит на учете это подразделение (Письмо ФНС России от 14.02.2018 N ГД-4-11/2828@, п. 1 Письма Минфина России от 06.02.2018 N 03-04-06/6908, п. 1 Письма Минфина России от 14.04.2011 N 03-04-06/3-89).

Если работник в течение месяца сначала работал в одном подразделении, а затем в другом и доход выплачен общей суммой, НДФЛ с такого дохода нужно уплатить в адрес налоговых органов, где эти подразделения состоят на учете, распределив его пропорционально времени, отработанному в каждом подразделении. При этом неважно, где сотрудник работает на дату выплаты дохода (Письмо Минфина России от 30.01.2015 N 03-04-06/3505).

Фактически отработанное время в каждом подразделении подтверждается табелем учета рабочего времени (формы N N Т-12, Т-13).

Пример уплаты НДФЛ, если работник в течение месяца работал в разных подразделениях

Сергеев А.А. в одном месяце работал в двух обособленных подразделениях ООО “Альфа”:

• 11 рабочих дней он отработал в подразделении, состоящем на учете в ИФНС России N 27 по г. Москве;
• 9 рабочих дней – в подразделении, состоящем на учете в ИФНС России N 30 по г. Москве.

За месяц Сергееву А.А. начислена заработная плата в размере 100 000 руб. Налоговые вычеты по НДФЛ он не заявлял, поэтому сумма НДФЛ с его заработной платы составляет 13 000 руб. (100 000 руб. x 13%).

Всего в этом месяце Сергеев А.А. отработал 20 дней. Следовательно, сумму НДФЛ, исчисленную с заработной платы Сергеева А.А., ООО “Альфа” распределит следующим образом:

• в ИФНС России N 27 – 7 150 руб. (13 000 руб. / 20 x 11);
• в ИФНС России N 30 – 5 850 руб. (13 000 руб. / 20 x 9).

Куда нужно уплатить НДФЛ, если работник одного подразделения (в том числе головного) командирован в другое подразделение

В такой ситуации сотрудник не становится работником подразделения, в которое он командирован. Поэтому НДФЛ с его доходов за работу как в одном, так и в другом подразделении уплатите в адрес налогового органа, где состоит на учете то подразделение, работником которого он является (п. 7 ст. 226 НК РФ, ст. 166 ТК РФ, Письма Минфина России от 11.04.2013 N 03-04-06/11990, ФНС России от 15.05.2014 N СА-4-14/9323).

Куда нужно уплатить НДФЛ с доходов дистанционных сотрудников

НДФЛ уплатите в адрес налогового органа по месту нахождения того подразделения организации (головного или обособленного), сотрудником которого является дистанционный работник (при дистанционной работе самостоятельно обособленное подразделение не формируется). То есть не нужно уплачивать налог по месту, где такой работник непосредственно исполняет трудовые обязанности (п. 2 ст. 11, п. 7 ст. 226 НК РФ, ст. 312.1 ТК РФ, Письмо Минфина России от 01.12.2014 N 03-04-06/61300).

Куда нужно уплатить НДФЛ с доходов надомников

По месту жительства надомника может образовываться обособленное подразделение. В этом случае налог с доходов надомника уплатите в налоговый орган по месту учета этого обособленного подразделения (п. 7 ст. 226 НК РФ).

Если подразделение не образуется, то НДФЛ с доходов надомника уплатите в адрес налогового органа, в котором состоит на учете сама организация (или ее уже существующее подразделение, в зависимости от того, чьим работником является надомник) (п. 7 ст. 226 НК РФ, Письмо Минфина России от 23.05.2013 N 03-02-07/1/18299).

Следует отметить, что вопрос о том, образуется ли обособленное подразделение по месту нахождения надомника, как правило, неоднозначен, поскольку для его формирования необходимо стационарное рабочее место (ст. 11 НК РФ). Условием существования такового является наличие контроля работодателя (ст. 209 ТК РФ).

Ошибка в определении того, образуется ли обособленное подразделение, может привести не только к штрафу за неуведомление о его создании, но и к уплате НДФЛ не в тот налоговый орган.

Если вы не можете сами определить, образуется ли обособленное подразделение в месте выполнения работ надомником, следует обратиться в налоговый орган:

• по месту нахождения подразделения организации, которое заключает договор с работником, или
• по месту выполнения работ надомником.

Представьте в налоговый орган документы, на основании которых привлекаете к труду надомника (в частности, трудовой договор). Налоговый орган сам определит, нужно ли вам встать на учет в связи с образованием обособленного подразделения по месту выполнения надомником работ (п. 9 ст. 83 НК РФ, Письмо Минфина России от 23.05.2013 N 03-02-07/1/18299).

Куда нужно уплатить НДФЛ, если обособленные подразделения находятся в одном муниципальном образовании (или в гг. Москве, Санкт-Петербурге, Севастополе) на территориях разных налоговых органов

Прежде всего все такие подразделения вы можете поставить на учет в одном налоговом органе (п. 4 ст. 83 НК РФ), в который и будет уплачиваться НДФЛ.

Если таким правом вы не воспользовались, то налог уплатите в налоговые органы по месту учета каждого обособленного подразделения (п. 7 ст. 226 НК РФ, Письма Минфина России от 22.01.2013 N 03-04-06/3-17, ФНС России от 27.03.2018 N ГД-4-11/5666@, от 05.10.2016 N БС-4-11/18870@).

Кто уплачивает НДФЛ и сдает отчетность по обособленному подразделению

Если у обособленного подразделения есть расчетный счет и полномочия на уплату налогов, то оно может уплачивать НДФЛ самостоятельно (ст. 19, п. 3 ст. 29 НК РФ).

В противном случае налог уплачивается головной организацией (п. п. 1, 7 ст. 226 НК РФ, Письмо ФНС России от 07.04.2015 N БС-4-11/5717@).

Как оформить платежное поручение на перечисление НДФЛ по месту нахождения обособленного подразделения

В платежном поручении на уплату НДФЛ по месту нахождения обособленного подразделения есть особенности (п. 7 ст. 226 НК РФ, п. 4 Приложения N 1 к Приказу Минфина России от 12.11.2013 N 107н, Письма Минфина России от 29.05.2017 N 03-04-06/32972, ФНС России от 12.03.2014 N БС-4-11/4431@):

• в реквизите “ИНН” плательщика всегда указывается ИНН организации (у обособленного подразделения нет своего ИНН);
• в реквизите “КПП” плательщика всегда указывается КПП, который присвоен организации по месту учета ее обособленного подразделения (независимо от того, кто уплачивает);
• в реквизите “Плательщик” – наименование того, кто непосредственно перечисляет налог: головного подразделения организации или ее обособленного подразделения;
• в реквизитах “Получатель”, “ИНН” и “КПП” получателя – соответствующую информацию о налоговом органе, в котором подразделение состоит на учете;
• в реквизите “105” – код ОКТМО муниципального образования, где находится подразделение.

В остальном платежное поручение заполните в общем порядке.

На каждое обособленное подразделение, за которое уплачивается НДФЛ, оформляется отдельное платежное поручение, даже если на территории одного налогового органа находится несколько обособленных подразделений.

Перечислить налог суммарно одним платежным поручением нельзя (Письма Минфина России от 23.12.2016 N 03-04-06/77778, ФНС России от 14.10.2016 N БС-4-11/19528@).

Как сдать отчетность по НДФЛ по обособленному подразделению

По месту учета обособленного подразделения нужно подавать (п. 2 ст. 230 НК РФ):

• справки о доходах физического лица (форма 2-НДФЛ), утвержденные Приказом ФНС России от 30.10.2015 N ММВ-7-11/485@;
• расчет сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом (форма 6-НДФЛ), утвержденный Приказом ФНС России от 14.10.2015 N ММВ-7-11/450@.

То есть состав отчетности такой же, как у головной организации.

Но в этом случае формы заполняются только в отношении (п. 2 ст. 230 НК РФ):

• работников обособленного подразделения;
• физических лиц, которые получили доходы по гражданско-правовым договорам с этим подразделением.

Отчетность может быть сдана обособленным подразделением, если его сотрудники уполномочены представлять интересы организации в налоговых органах по доверенности (п. 3 ст. 29 НК РФ, п. 3 Порядка, утвержденного Приказом ФНС России от 16.09.2011 N ММВ-7-3/576@, п. 5.1 Порядка заполнения расчета 6-НДФЛ). Это не мешает головной организации сдать отчетность самостоятельно. В случае отсутствия доверенности отчетность должна представить сама головная организация (п. 2 ст. 230 НК РФ).

Способ подачи отчетности по обособленному подразделению зависит от того, сколько сотрудников получили доход (п. 2 ст. 230 НК РФ):

• в электронной форме по ТКС, если доходы от организации в целом (то есть включая головную организацию и ее обособленные подразделения) получили 25 человек и более;
• в электронной форме по ТКС или на бумаге, если доходы от организации в целом (то есть включая головную организацию и ее обособленные подразделения) получили менее 25 человек.

Куда, в какие сроки нужно сдать и как заполнить форму 6-НДФЛ по обособленному подразделению

Расчет 6-НДФЛ по обособленному подразделению представьте в налоговый орган, где оно состоит на учете (п. 2 ст. 230 НК РФ).

Расчет нужно заполнять и представлять отдельно по каждому обособленному подразделению (Письма ФНС России от 09.11.2016 N БС-4-11/21223@, от 01.08.2016 N БС-4-11/13984@).

Сроки на подачу формы 6-НДФЛ такие же, как и по головной организации (п. 2 ст. 230 НК РФ):

• за I квартал, полугодие и девять месяцев – не позднее последнего дня месяца, следующего за соответствующим периодом;
• за год – не позднее 1 апреля следующего года.

Если такие даты выпадают на выходной или нерабочий праздничный день, окончание срока переносится на ближайший следующий за ним рабочий день (п. 7 ст. 6.1 НК РФ).

Заполнение формы 6-НДФЛ по обособленному подразделению имеет следующие особенности в титульном листе, независимо от того, кто сдает (п. п. 1.10, 2.2 Порядка заполнения расчета 6-НДФЛ):

• по строке “КПП” всегда указывается КПП, который присвоен организации по месту учета ее обособленного подразделения;
• по строке “Представляется в налоговый орган (код)” – четырехзначный код налогового органа, в котором подразделение состоит на учете;
• по строке “По месту нахождения (учета) (код)” – код 220;
• по строке “(налоговый агент)” – наименование организации;
• по строке “Код по ОКТМО” – код ОКТМО муниципального образования, в котором находится обособленное подразделение.

В остальном форму 6-НДФЛ нужно заполнить в том же порядке, что и расчет по самой организации.

 Как заполнить и сдать 2-НДФЛ по обособленному подразделению

 Куда сдавать 2-НДФЛ по обособленному подразделению

Сведения по форме 2-НДФЛ по обособленному подразделению представьте в налоговый орган, где это подразделение состоит на учете (п. 5 ст. 226, п. 2 ст. 230 НК РФ).

В какой срок нужно сдать 2-НДФЛ по обособленному подразделению

Срок на подачу формы 2-НДФЛ такой же, как и по головной организации, – не позднее 1 апреля следующего года (п. 2 ст. 230 НК РФ). А если 2-НДФЛ вы представляете из-за невозможности удержать налог – не позднее 1 марта следующего года (п. 5 ст. 226 НК РФ).

Если эти даты выпадают на выходной день, окончание срока переносится на ближайший следующий за ним рабочий день (п. 7 ст. 6.1 НК РФ).

Как заполнить 2-НДФЛ по обособленному подразделению

Заполнение формы 2-НДФЛ по обособленному подразделению имеет следующие особенности независимо от того, кто сдает (гл. II, III Порядка заполнения справки 2-НДФЛ):

• в поле “в ИФНС (код)” отразите четырехзначный код налогового органа, в котором обособленное подразделение состоит на учете;
• в поле “Код по ОКТМО” укажите код ОКТМО муниципального образования, в котором находится подразделение;
• в поле “КПП” укажите КПП организации, присвоенный ей при постановке на учет в связи с открытием подразделения;
• в поле “Налоговый агент” отразите наименование организации.

В остальном форму 2-НДФЛ нужно заполнять в общем порядке.

Как уплатить НДФЛ и сдать отчетность при закрытии обособленного подразделения

НДФЛ с доходов, которые выплачены до закрытия обособленного подразделения, нужно уплатить так же, как и по действующему обособленному подразделению. НДФЛ с выплат после закрытия подразделения нужно перечислять по месту учета того действующего подразделения организации (головного или обособленного), от которого физлица получают доход и которое продолжает действовать (п. 7 ст. 226 НК РФ, Письма Минфина России от 20.07.2016 N 03-04-06/42553, от 18.04.2016 N 03-04-06/22218 (п. 2)).

Например, при выплате заработной платы за переходный месяц работникам, которые переведены из закрытого обособленного подразделения в другое (действующее) подразделение, налог перечисляется по месту учета действующего обособленного подразделения, выплачивающего доход.

Порядок подачи форм 2-НДФЛ и расчета 6-НДФЛ при закрытии подразделения отличается от представления этих форм по действующему обособленному подразделению.

 Как подать форму 6-НДФЛ при закрытии обособленного подразделения

Порядок подачи расчета 6-НДФЛ при закрытии обособленного подразделения отличается от такового для действующего подразделения.

Возможны два варианта, рекомендуем использовать первый, поскольку при втором возникает неоднозначный вопрос о порядке заполнения расчета.

1. Расчет 6-НДФЛ подается до закрытия подразделения в налоговый орган по месту его учета за период с начала года до дня закрытия (п. 2 ст. 230 НК РФ, Письма Минфина России от 18.04.2016 N 03-04-06/22218 (п. 2), ФНС России от 02.03.2016 N БС-4-11/3460@).

Заполнить расчет следует так же, как по действующему обособленному подразделению.

2. Если вы не успели представить расчет до закрытия подразделения, головной организации следует отчитаться в налоговый орган по месту своего учета в срок (п. 2 ст. 230 НК РФ):

• если подразделение закрыто в I, II, III квартале – не позднее последнего дня месяца, следующего за кварталом, в котором закрыто обособленное подразделение;
• если подразделение закрыто в IV квартале – не позднее 1 апреля следующего года.

Если такие даты выпадают на выходной или нерабочий праздничный день, окончание срока переносится на ближайший следующий за ним рабочий день (п. 7 ст. 6.1 НК РФ).

Особенности заполнения и представления расчета по обособленному подразделению после его закрытия в Налоговом кодексе РФ и Порядке заполнения расчета 6-НДФЛ не предусмотрены.

Однако полагаем, что при заполнении расчета в титульном листе следует указать (п. п. 1.10, 2.2 Порядка заполнения расчета 6-НДФЛ):

• по строке “КПП” – КПП организации по месту, где находилось закрытое подразделение;
• по строке “Представляется в налоговый орган (код)” – четырехзначный код налогового органа, в котором сама организация состоит на учете;
• по строке “По месту нахождения (учета) (код)” – код 213 (для организаций – крупнейших налогоплательщиков) или 214 (для остальных организаций);
• по строке “(налоговый агент)” – наименование организации;
• по строке “Код по ОКТМО” – код ОКТМО муниципального образования, в котором находилось закрытое подразделение.

Однако рекомендуем уточнить этот вопрос в налоговом органе по месту нахождения организации или по месту учета закрываемого подразделения.

В переходный месяц, если организация переводит работников закрытого подразделения на работу в другое подразделение, которое выплачивает заработную плату, такие доходы и налог с них нужно включить в 6-НДФЛ, представляемый по месту учета подразделения, куда переведены работники. Информацию о выплатах до закрытия подразделения отражать в этом расчете не нужно, они включаются в отчетность по закрытому подразделению.

Как подать форму 2-НДФЛ при закрытии обособленного подразделения

Возможны два варианта представления справок 2-НДФЛ при закрытии обособленного подразделения. Рекомендуем использовать первый, поскольку при втором возникает неоднозначный вопрос о порядке заполнения формы.

1. Справки представляются до закрытия подразделения в налоговый орган по месту учета подразделения за период с начала года до дня закрытия (Письма Минфина России от 18.04.2016 N 03-04-06/22218 (п. 2), ФНС России от 02.03.2016 N БС-4-11/3460@). Заполнить их нужно так же, как в отношении действующего подразделения.

Повторно представлять справки по окончании года не нужно (Письмо ФНС России от 28.03.2011 N КЕ-4-3/4817).

2. Если вы не успели сдать справки до закрытия подразделения, представьте их в налоговый орган по месту нахождения самой организации. Это нужно сделать не позднее 1 апреля следующего года (п. 2 ст. 230 НК РФ). А если 2-НДФЛ вы представляете из-за невозможности удержать налог – не позднее 1 марта следующего года (п. 5 ст. 226 НК РФ).

Особенности заполнения и представления формы 2-НДФЛ по обособленному подразделению после его закрытия в Налоговом кодексе РФ и Порядке заполнения не предусмотрены.

Полагаем, что при заполнении справок следует указать (гл. II, III Порядка заполнения справки 2-НДФЛ):

• в поле “в ИФНС (код)” – четырехзначный код налогового органа, в котором состоит на учете головное подразделение;
• в поле “Код по ОКТМО” – код ОКТМО муниципального образования, в котором находилось закрытое подразделение;
• в поле “КПП” – КПП организации по месту, где находилось закрытое подразделение;
• в поле “Налоговый агент” – наименование организации.

Однако рекомендуем уточнить этот вопрос в налоговом органе по месту нахождения организации или по месту учета закрываемого подразделения.

В переходный месяц, если организация переводит работников закрытого подразделения на работу в другое подразделение, которое выплачивает заработную плату за переходный месяц, такие доходы нужно отразить в формах 2-НДФЛ, представляемых по месту учета подразделения, куда переведены работники. Информацию о выплатах до закрытия подразделения отражать в этих справках не нужно, она будет отражена в отчетности по закрытому подразделению.

4. Какие штрафы предусмотрены за нарушения при уплате НДФЛ и представлении отчетности по нему по обособленным подразделениям
5. Налог не уплачен (или уплачен не полностью). Штраф в этом случае составит 20% от суммы налога, которую нужно было перечислить (ст. 123 НК РФ).

Обратите внимание: при неполной уплате налога штраф рассчитывается исходя из недоплаченной суммы.

Если НДФЛ по обособленному подразделению вы уплатили не по месту его учета, а по месту учета головного или другого обособленного подразделения, оштрафовать вас в этом случае не должны – ответственность за это не установлена. Пени в таком случае также не начисляются (Письма Минфина России от 10.10.2014 N 03-04-06/51010, ФНС России от 02.08.2013 N БС-4-11/14009, Постановление Президиума ВАС РФ от 24.03.2009 N 14519/08). Тем не менее в таком случае рекомендуем подать заявление с целью уточнить реквизиты платежа (п. п. 7, 8 ст. 45 НК РФ).

2. Нарушен срок подачи расчета 6-НДФЛ. Штраф составит 1 000 руб. за каждый полный или неполный месяц со дня, установленного для представления расчета 6-НДФЛ (п. 1.2 ст. 126 НК РФ).

Обратите внимание, что, если расчет по обособленному подразделению не подан в течение 10 рабочих дней после срока подачи, налоговый орган вправе осуществить приостановление операций по счетам организации (переводов электронных денежных средств) (п. 6 ст. 6.1, п. 3.2 ст. 76 НК РФ). Такое приостановление может быть осуществлено по счетам всей организации.

Если расчет 6-НДФЛ по обособленному подразделению вы представили в срок, но не в тот налоговый орган, по нашему мнению, негативных последствий быть не должно, поскольку Налоговый кодекс не предусматривает специальной ответственности в этом случае. Однако не исключено, что налоговый орган по месту нахождения обособленного подразделения может посчитать иначе. При обнаружении такой ошибки рекомендуем исправить ее: следует представить уточненный расчет с нулевыми показателями и подать первичный расчет в верный налоговый орган.

3. Нарушен срок подачи справки 2-НДФЛ. В этом случае штраф составит 200 руб. за каждую непредставленную справку (п. 1 ст. 126 НК РФ).

Если справку 2-НДФЛ вы подали в срок, но не в тот налоговый орган, где подразделение состоит на учете, по нашему мнению, негативных последствий быть не должно, поскольку Налоговый кодекс РФ не предусматривает специальной ответственности в этом случае. Тем не менее не исключено, что налоговый орган по месту нахождения обособленного подразделения может посчитать иначе. При обнаружении такой ошибки рекомендуем аннулировать представленную справку и представить новую в верный налоговый орган.

4. Несоблюдение электронного способа подачи 6-НДФЛ, если он обязателен, влечет штраф. Его размер – 200 руб. за каждый “бумажный” расчет, который должен быть представлен в электронном виде (ст. 119.1 НК РФ).
5. Неверные сведения в отчетности также влекут наложение штрафа в размере 500 руб. за каждый документ с недостоверными сведениями (п. 1 ст. 126.1 НК РФ).