Как сдать справку о доходах по форме 2-НДФЛ

Чтобы сдать справку 2-НДФЛ, нужно выяснить ряд вопросов: следует ли ее подавать, в какую инспекцию, в какой срок, в электронном виде или на бумаге. По общему правилу справки 2-НДФЛ подают в налоговый орган по месту нахождения по телекоммуникационным каналам связи.

Срок подачи справок 2-НДФЛ зависит от информации, которую вы представляете. Если справка содержит сведения обо всех полученных физлицом доходах за год, то ее нужно подать до 1 апреля года, следующего за отчетным. Если же это справка о том, что НДФЛ удержать невозможно, то срок ее представления – до 1 марта года, следующего за отчетным. В случае нарушения срока подачи справки вам могут начислить штраф – 200 руб. за каждую справку. При выявлении ошибок в справках 2-НДФЛ налоговому агенту следует либо скорректировать ее, либо аннулировать. Однако, если ошибки в справках выявит налоговая инспекция, она может начислить штраф 500 руб. за каждую “неправильную” справку.

Кто сдает справку 2-НДФЛ

Все организации и ИП, которые выплачивают доходы физлицам, должны сдавать справки 2-НДФЛ в налоговую инспекцию (п. п. 1, 2 ст. 226, п. 2 ст. 230 НК РФ). Это общее правило, но есть несколько исключений:

• справку можно не подавать, если вы выплачивали физлицу только необлагаемые доходы. Например, вручили подарок не дороже 4 000 руб. и других доходов не выплачивали (Письмо ФНС России от 19.01.2017 N БС-4-11/787@, п. 28 ст. 217 НК РФ);
• не нужно составлять справку при выплате доходов, с которых физлицо само должно заплатить налог и подать декларацию. Ситуации самостоятельной уплаты налога перечислены в ст. ст. 227, 228 НК РФ, например, когда вы платите:

– индивидуальному предпринимателю, частнопрактикующему нотариусу или адвокату (пп. 1, 2 п. 1 ст. 227 НК РФ);

– физлицу при покупке у него какого-нибудь имущества, например автомобиля или недвижимости (пп. 2 п. 1 ст. 228 НК РФ);

• справка 2-НДФЛ не подается на физлицо, которому выплачиваются доходы, указанные в ст. 226.1 НК РФ. Например, если у вас акционерное общество, которое платит дивиденды физлицам. В этом случае вместо справки 2-НДФЛ нужно заполнить Приложение N 2 к декларации по налогу на прибыль (п. 4 ст. 214, пп. 3, 4 п. 2 ст. 226.1, п. 4 ст. 230, ст. 289 НК РФ, п. 18.1 Порядка заполнения декларации по налогу на прибыль).

В случае когда реорганизованная организация не подала справку, за нее это должен сделать правопреемник (п. 5 ст. 230 НК РФ). Если правопреемник тоже выплачивал доход физлицу, он подает две справки: за себя и за реорганизованную организацию (Письмо ФНС России от 17.01.2018 N ГД-4-11/582@).

Нужно ли сдавать “нулевую” 2-НДФЛ

Если в истекшем году вы не выплачивали физлицу доходов, с которых нужно было удерживать НДФЛ, то “нулевую” справку 2-НДФЛ подавать не нужно. Например, если ваша организация не вела деятельность и не платила зарплату работникам или выплачивала физлицу только необлагаемые доходы, указанные в ст. 217 НК РФ.

Дело в том, что справки 2-НДФЛ должны сдавать налоговые агенты. Но если вы не платите физлицу доходов совсем или платите только необлагаемые доходы, то вы не являетесь налоговым агентом, а значит, не должны подавать справку на это физлицо. Такой вывод можно сделать из п. 1 ст. 24, п. 2 ст. 230 НК РФ, п. 2 Порядка представления справок 2-НДФЛ, Писем ФНС России от 19.01.2017 N БС-4-11/787@ и Минфина России от 08.05.2013 N 03-04-06/16327.

Куда сдавать 2-НДФЛ

По общему правилу справки 2-НДФЛ нужно сдавать в налоговую инспекцию по месту учета вашей организации (по месту жительства ИП) (п. 2 ст. 230 НК РФ).

Если у вашей организации есть обособленные подразделения, то по работникам этих подразделений и по физлицам, с которыми подразделение заключило гражданско-правовые договоры, справки нужно сдавать в налоговую инспекцию, где обособленное подразделение состоит на учете (п. 2 ст. 230 НК РФ).

Если вы ИП и применяете ЕНВД или (и) ПСН, то по работникам, которые заняты в деятельности на ЕНВД и ПСН, справки нужно подавать в налоговую инспекцию, где ИП состоит на учете именно как плательщик ЕНВД и налога при ПСН (п. 2 ст. 230 НК РФ).

Срок сдачи 2-НДФЛ

Срок сдачи справки 2-НДФЛ в налоговый орган зависит от того, какой код указан в поле “Признак” в заголовке.

Срок сдачи 2-НДФЛ с признаком 1 или 3 – не позднее 1 апреля года, следующего за отчетным годом (ст. 216, п. 2 ст. 230 НК РФ, гл. II Порядка заполнения справки 2-НДФЛ).

Срок сдачи 2-НДФЛ с признаком 2 или 4 – не позднее 1 марта года, следующего за отчетным годом. В этот срок нужно не только сдать справку в налоговый орган, но и вручить физлицу (ст. 216, п. 5 ст. 226 НК РФ, гл. II Порядка заполнения справки 2-НДФЛ).

Если последний день срока выпадет на выходной день, то последним днем представления справки 2-НДФЛ будет ближайший следующий рабочий день (п. 7 ст. 6.1 НК РФ).

Каким способом сдавать 2-НДФЛ

Как подавать справку 2-НДФЛ – в электронном виде или на бумаге, – зависит от численности физлиц, которым вы выплатили доход (п. 2 ст. 230 НК РФ):

• если их 25 человек и больше, то справки нужно подавать только в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи;
• если до 25 человек – вы сами решаете: на бумаге или в электронной форме.

Как сдать 2-НДФЛ на бумажном носителе

Справки 2-НДФЛ на бумаге можно сдать в налоговую инспекцию следующими способами (п. 8 ст. 6.1, ст. ст. 27, 29 НК РФ, п. 3 Порядка представления справок 2-НДФЛ):

• принести самим в налоговую инспекцию. Это может сделать руководитель (ИП) или иное лицо по доверенности, например бухгалтер (п. 1 ст. 26, п. 1 ст. 27, ст. 29 НК РФ);
• отправить почтой с описью вложения.

Если вы сами подаете справки в инспекцию, то они будут считаться представленными в тот день, когда вы их передали инспектору, а если отправляете почтой – в день отправки письма (п. 4 Порядка представления справок 2-НДФЛ).

Чтобы сдать справки 2-НДФЛ на бумаге, к ним нужно составить сопроводительный реестр в двух экземплярах (п. 15 Порядка представления справок 2-НДФЛ).

Как заполнить и сдать реестр 2-НДФЛ

При представлении справок 2-НДФЛ на бумаге нужно оформить реестр сведений о доходах физлиц. Форма реестра приведена в Приложении N 1 к Порядку представления справок 2-НДФЛ.

Реестры составляются отдельно на справки 2-НДФЛ с разными признаками.

В реестре нужно указать:

• название вашей организации (Ф.И.О. предпринимателя) и ИНН;
• признак, с которым подаются справки 2-НДФЛ;
• количество справок;
• номер каждой справки, Ф.И.О. каждого физлица, на кого подается справка, и дата его рождения.

Реестр нужно оформить в двух экземплярах и сдать в налоговую инспекцию вместе со справками.

Как исправить ошибку в справке 2-НДФЛ

Если вам нужно что-то исправить в справке 2-НДФЛ, например код или сумму дохода физлица, придется сдать в налоговую инспекцию корректирующую справку.

Если же необходимо отменить справку, например из-за того, что вы сдали ее не в ту инспекцию или не на того человека, подайте аннулирующую справку (гл. I Порядка заполнения справки 2-НДФЛ).

Как подать уточненную справку 2-НДФЛ

Уточненная (далее – корректирующая) справка 2-НДФЛ подается по той же форме, что и первичная (п. 5 Порядка представления справок 2-НДФЛ).

В заголовке корректирующей справки нужно указать (гл. II Порядка заполнения справки 2-НДФЛ):

• в поле “N ______” – номер первичной справки;
• в поле “от __.__.__” – дату составления корректирующей справки;
• в поле “Номер корректировки” – номер корректировки по порядку. При первой корректировке – 01, второй – 02 и т.д.

Если на момент заполнения корректирующей справки 2-НДФЛ за прошедшие налоговые периоды изменились персональные данные физлица, разд. 2 справки нужно заполнять с учетом этих изменений (Письмо ФНС России от 27.03.2018 N ГД-4-11/5667@).

Разделы 1 – 5 корректирующей справки 2-НДФЛ нужно заполнить в том же порядке, что и первичной, только указав в них правильные данные.

 Как подать аннулирующую справку 2-НДФЛ

Аннулирующую справку 2-НДФЛ нужно подавать по той же форме, что и первичную (п. 5 Порядка представления справок 2-НДФЛ).

В ней необходимо заполнить только заголовок и разд. 1 и 2. Другие разделы заполнять не нужно (гл. I Порядка заполнения справки 2-НДФЛ).

В заголовке аннулирующей справки укажите (гл. II Порядка заполнения справки 2-НДФЛ):

• в поле “N ______” – номер первичной справки;
• в поле “от __.__.__” – дату составления аннулирующей справки;
• в поле “Номер корректировки” – код 99.

В разд. 1 – 2 перенесите данные из представленной ранее первичной справки.

Как сдать справку 2-НДФЛ при реорганизации

Справки 2-НДФЛ нужно сдать до окончания реорганизации.

Иначе отчитаться за реорганизованную организацию должен будет правопреемник (правопреемники), который подает справки в инспекцию по месту своего учета (п. 5 ст. 230 НК РФ).

Специальных сроков подачи сведений правопреемником не установлено, поэтому он должен руководствоваться общими правилами.

Какие штрафы установлены за нарушения при сдаче 2-НДФЛ

За нарушения при сдаче справки 2-НДФЛ к налоговому агенту могут применяться штрафы и другие негативные последствия. Причем разные штрафы установлены:

• за ошибки и недостоверные сведения в справке 2-НДФЛ;
• за несвоевременное представление справки 2-НДФЛ.

Штраф за недостоверные сведения в 2-НДФЛ

Налоговый кодекс РФ не устанавливает перечень сведений, которые признаются недостоверными. По мнению ФНС России, недостоверными сведениями могут признаваться любые заполненные реквизиты сведений по форме 2-НДФЛ, не соответствующие действительности (п. 3 Письма ФНС России от 09.08.2016 N ГД-4-11/14515).

Если в поданной справке 2-НДФЛ будут неправильные данные (например, ИНН физлица, номер его паспорта, код или сумма дохода и т.д.), это повлечет штраф в размере 500 руб. за каждую “неправильную” справку (п. 1 ст. 126.1 НК РФ, п. 3 Письма ФНС России от 09.08.2016 N ГД-4-11/14515).

Штрафа можно избежать, если представить уточненную справку. Главное – сделать это до того, как налоговый орган сообщит вам об ошибке (п. 2 ст. 126.1 НК РФ).

Штрафы за непредоставление 2-НДФЛ в срок

Если не сдать справки 2-НДФЛ в срок, налоговая инспекция вас оштрафует:

• 200 руб. – с организации (ИП) за каждую несданную справку (п. 1 ст. 126 НК РФ);
• от 300 до 500 руб. – с руководителя организации (примечание к ст. 2.4, ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ).

При этом неважно, опоздали вы с подачей справок на один день или не сдали их вовсе, на размер штрафа это не повлияет.