Как сдать форму 6-НДФЛ

При подаче расчета 6-НДФЛ нужно учесть следующие моменты. Расчет вы направляете в налоговый орган по месту своего нахождения или жительства. За сотрудников обособленных подразделений – по месту нахождения этих подразделений. Расчет 6-НДФЛ подается по электронным каналам связи. Однако если вы выплатили доходы менее чем 25 физлицам, то его можно представить и на бумаге. Сдавать расчет нужно по окончании каждого квартала. Срок – не позднее 30 апреля, 31 июля, 31 октября, а по окончании года – не позднее 1 апреля. Это важно, так как за опоздание вас могут оштрафовать. Обратите внимание: если у вас не было никаких начислений и выплат гражданам, подавать “нулевой” расчет 6-НДФЛ не нужно.

Перед сдачей расчета рекомендуем проверить его так же, как это будет делать налоговый орган. Это поможет успешно пройти камеральную проверку.

Кто сдает расчет 6-НДФЛ

Расчет 6-НДФЛ нужно заполнять и сдавать тем, кто начисляет или выплачивает доходы сотрудникам или другим физлицам, если с этих доходов нужно уплачивать НДФЛ в бюджет. Иными словами этот расчет заполняют все налоговые агенты (п. 2 ст. 230 НК РФ, Письма Минфина России от 07.12.2015 N 03-04-06/71300, от 02.11.2015 N 03-04-06/63268).

Нужно ли сдавать “нулевую” форму 6-НДФЛ

Не нужно представлять “нулевой” расчет 6-НДФЛ, если вы не начисляли и не выплачивали доходы, с которых нужно платить налог (Письмо ФНС России от 01.08.2016 N БС-4-11/13984@ (вопрос 1)).

Рекомендуем уведомить налоговый орган о том, что вы не планируете подавать расчет 6-НДФЛ, и объяснить причину. Иначе налоговый орган может приостановить ваши операции по счетам (переводы электронных денежных средств), а также оштрафовать за несданный расчет (п. 3.2 ст. 76, п. 1.2 ст. 126 НК РФ).

Если вы все-таки решите представить “нулевой” расчет 6-НДФЛ, то налоговый орган примет его (Письмо ФНС России от 04.05.2016 N БС-4-11/7928@).

Нужно ли сдавать форму 6-НДФЛ, если у вас нет работников

Не нужно, если у вас нет работников и вы не платили вознаграждения, не дарили подарки, не выплачивали дивиденды или другие облагаемые НДФЛ доходы (Письмо ФНС России от 01.08.2016 N БС-4-11/13984@ (вопрос 1)).

Как проверить форму 6-НДФЛ: контрольные соотношения

Перед тем как сдать расчет 6-НДФЛ в налоговый орган, рекомендуем проверить его. Это можно сделать при помощи контрольных соотношений, так же как потом это будет делать налоговая инспекция:

• проверить показатели строк внутри расчета 6-НДФЛ за отчетный период;
• проверить перечисление НДФЛ в бюджет по всем периодам;
• сверить расчет 6-НДФЛ за год со справками 2-НДФЛ и Приложениями 2 к декларации по налогу на прибыль.

Проверка формы 6-НДФЛ на ошибки

1. Доходы по строке 020 должны быть больше или равны сумме вычетов по строке 030.

Ошибка означает, что сумма предоставленных вычетов больше суммы доходов. В такой ситуации проверьте:

• строку 020 – все ли доходы вы отразили за отчетный период, добавьте пропущенные, удалите лишние;
• строку 030 – не отражены ли за период лишние вычеты по НДФЛ, удалите их.

2. Исчисленный НДФЛ по строке 040 должен быть равен:

(строка 020 – строка 030) : 100 x строка 010.

Ошибка означает, что неверно отражена налоговая база, вычеты или сумма НДФЛ. Для исправления проверьте:

• строку 040 – верно ли начислили сумму НДФЛ по конкретной ставке, со всех ли доходов начислили НДФЛ, исправьте ошибки в доходах, вычетах, в том числе арифметические;
• строку 020 – все ли доходы по данной ставке вы отразили за период, добавьте пропущенные, удалите лишние;
• строку 030 – не отражены ли за период лишние вычеты по НДФЛ, удалите их.

3. Исчисленный НДФЛ по строке 040 должен быть больше или равен сумме фиксированных платежей по строке 050.

Ошибка указывает на то, что вы излишне уменьшили НДФЛ за иностранцев на патенте на суммы фиксированных авансовых платежей. Проверьте:

• строку 050 – не учли ли лишние фиксированные авансовые платежи по НДФЛ иностранцев, работающих по патенту;
• строку 040 – верно ли начислили сумму НДФЛ по конкретной ставке, со всех ли доходов начислили НДФЛ, исправьте ошибки в доходах, вычетах, в том числе арифметические.

4. Строка 050 может быть заполнена, только если у вас есть уведомление из налогового органа, разрешающее уменьшать НДФЛ за иностранцев, работающих по патенту, на фиксированные авансовые платежи.

Необходимо учесть разъяснения ФНС России (Письмо от 01.11.2017 N ГД-4-11/22216@):

1. В строке 020 не нужно отражать доходы, которые не облагаются НДФЛ (Письмо ФНС России от 01.08.2016 N БС-4-11/13984@ (вопрос 4)).
2. В строке 070 не нужно отражать НДФЛ, который будет удержан только в следующем отчетном периоде. Например, в расчете за I квартал не следует отражать НДФЛ с зарплаты за март, которая выплачена в апреле (Письмо ФНС России от 01.08.2016 N БС-4-11/13984@ (вопрос 6)).
3. Доход в виде пособия по временной нетрудоспособности необходимо отражать в расчете за тот период, в котором оно выплачивается (пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ, Письмо ФНС России от 01.08.2016 N БС-4-11/13984@ (вопрос 11)).
4. В строках 100, 110, 120 нужно приводить сведения об операциях, по которым срок уплаты налога наступил в периоде, за который подается расчет (Письмо ФНС России от 21.07.2017 N БС-4-11/14329@ (вопрос 3)).
5. При отражении в строке 100 сведений о зарплате необходимо указывать последний день месяца, за который она начислена (п. 2 ст. 223 НК РФ, Письмо ФНС России от 25.02.2016 N БС-4-11/3058@). Дата перечисления средств значения не имеет.

 Проверка перечисления НДФЛ в бюджет

1. Разница (строка 070 – строка 090) должна быть меньше или равна сумме НДФЛ, перечисленной в бюджет по всем физическим лицам с начала года.

Если это не соблюдается, у вас есть задолженность по НДФЛ перед бюджетом. Проверьте:

• строку 070 – нет ли лишних сумм удержанного НДФЛ;
• строку 090 – верно ли отражен возвращенный НДФЛ;
• платежи по НДФЛ – весь ли удержанный НДФЛ перечислен в бюджет.

2. Дата по строке 120 должна быть позже или соответствовать дате перечисления НДФЛ. Если не соблюдается это правило, то может быть нарушен срок уплаты НДФЛ.

Нужно проверить:

• строку 120 – правильно ли определен срок перечисления НДФЛ;
• даты платежей по НДФЛ – весь ли НДФЛ перечислен в срок.

 Сверка формы 6-НДФЛ, справок 2-НДФЛ и Приложений 2 к декларации по налогу на прибыль

Вам нужно сверить отчетность за год: форму 6-НДФЛ, справки 2-НДФЛ с признаком 1 и Приложения 2 к декларации по налогу на прибыль.

Если справку 2-НДФЛ подает правопреемник налогового агента, он указывает в ней признак 3 (гл. II Порядка заполнения справки 2-НДФЛ).

1. Строка 020 расчета 6-НДФЛ по каждой ставке должна быть равна:

сумма строк “Общая сумма дохода” справок 2-НДФЛ по этой же ставке + сумма строк 020 Приложений 2 к декларации по налогу на прибыль по этой же ставке.

Если условие не соблюдается, проверьте, все ли доходы по каждой ставке НДФЛ вы отразили в трех отчетах. Добавьте пропущенное, удалите лишнее или подайте уточненную отчетность с исправлением ошибки при необходимости.

2. Строка 025 расчета 6-НДФЛ должна быть равна:
   • сумме дивидендов в разд. 3 по коду дохода 1010 справок 2-НДФЛ либо
   • для АО – сумме дивидендов по коду дохода 1010 Приложений 2 к декларации по налогу на прибыль.

Если равенство нарушено, проверьте, все ли выплаченные дивиденды вы отразили в отчетности, нет ли пропуска.

3. Строка 040 расчета 6-НДФЛ по каждой ставке НДФЛ должна быть равна:

сумма строк “Сумма налога исчисленная” в разд. 5 по этой же ставке справок 2-НДФЛ + сумма строк 030 Приложений 2 к декларации по налогу на прибыль по этой же ставке.

Если равенство нарушено, проверьте, верно ли начислили сумму НДФЛ по конкретной ставке, со всех ли доходов начислили НДФЛ, исправьте ошибки в доходах, вычетах, в том числе арифметические.

4. Строка 060 расчета 6-НДФЛ должна быть равна:

количество справок 2-НДФЛ с признаком 1 + количество Приложений 2 к декларации по налогу на прибыль.

Проверьте, верно ли посчитали граждан во всех отчетах, нет ли пропусков или дублей.

5. Строка 080 расчета 6-НДФЛ должна быть равна:

сумма строк “Сумма налога, не удержанная налоговым агентом” разд. 5 справок 2-НДФЛ + сумма строк 034 Приложений 2 к декларации по налогу на прибыль.

Проверьте, верно ли рассчитали в отчетах сумму НДФЛ, которую правомерно не удержали.

Каким способом сдать расчет 6-НДФЛ

Расчет 6-НДФЛ в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи вы должны представить, если в налоговом (отчетном) периоде выплатили доход 25 и более физическим лицам (п. 2 ст. 230 НК РФ).

Расчет 6-НДФЛ на бумажном носителе можно представить только в том случае, если вы выплатили доходы менее чем 25 физическим лицам (п. 2 ст. 230 НК РФ).

За несоблюдение электронного способа представления расчета по форме 6-НДФЛ, если он обязателен, вас могут оштрафовать.

Куда нужно сдавать форму 6-НДФЛ

Сдавать расчет 6-НДФЛ нужно в налоговый орган по месту своего учета (п. 2 ст. 230 НК РФ). Для организаций – это, как правило, место нахождения, для ИП – место жительства (п. 1 ст. 83 НК РФ).

Если у организации есть обособленные подразделения, то в налоговый орган по месту их учета нужно подавать расчет 6-НДФЛ в отношении доходов (п. 2 ст. 230 НК РФ):

• работников таких подразделений;
• физических лиц по гражданско-правовым договорам, заключенным с этими обособленными подразделениями.

Сроки сдачи 6-НДФЛ

Расчет 6-НДФЛ нужно сдавать в следующие сроки (п. 2 ст. 230 НК РФ):

• за I квартал – не позднее 30 апреля;
• за полугодие – не позднее 31 июля;
• за 9 месяцев – не позднее 31 октября;
• за год – не позднее 1 апреля следующего года.

Если соответствующая дата выпадает на выходной или нерабочий праздничный день, то расчет нужно сдать не позднее ближайшего следующего за ним рабочего дня (п. 7 ст. 6.1 НК РФ).

Не рекомендуем вам опаздывать со сроком представления расчета 6-НДФЛ, есть риск штрафа и иных негативных последствий.

Срок сдачи 6-НДФЛ за II квартал

Срок сдачи расчета 6-НДФЛ за полугодие (II квартал) – не позднее 31 июля (п. 2 ст. 230 НК РФ).

Если эта дата выпадает на выходной или нерабочий праздничный день, сдать расчет 6-НДФЛ нужно не позднее ближайшего следующего за ней рабочего дня (п. 7 ст. 6.1 НК РФ).

Срок представления 6-НДФЛ за 9 месяцев

Срок представления расчета 6-НДФЛ за 9 месяцев – не позднее 31 октября (п. 2 ст. 230 НК РФ).

Если эта дата выпадает на выходной или нерабочий праздничный день, сдать расчет 6-НДФЛ нужно не позднее ближайшего следующего за ней рабочего дня (п. 7 ст. 6.1 НК РФ).

Какие штрафы установлены за нарушения при сдаче 6-НДФЛ

В отношении расчета 6-НДФЛ есть риск штрафов и других негативных последствий в зависимости от нарушения:

• за несвоевременное представление;
• за ошибки и недостоверные сведения;
• за нарушение способа представления.

Штрафы за несвоевременное представление 6-НДФЛ

За нарушение срока представления расчета по форме 6-НДФЛ вам могут начислить штраф. Размер штрафа – 1 000 руб. за каждый полный или неполный месяц со дня, установленного для представления расчета, и до дня, когда он был представлен (п. 1.2 ст. 126 НК РФ, Письмо ФНС России от 09.08.2016 N ГД-4-11/14515 (п. 1)).

Налоговые органы также вправе приостановить операции по банковским счетам (переводы электронных денежных средств), если вы не представили расчет в течение 10 рабочих дней по истечении установленного срока (п. 6 ст. 6.1, п. 3.2 ст. 76 НК РФ).

Помимо этого за непредставление в срок расчета по форме 6-НДФЛ работника организации, ответственного за его представление, могут оштрафовать на сумму от 300 до 500 руб. (ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ).

Штрафы за ошибки и недостоверные сведения в форме 6-НДФЛ

За ошибки, недостоверные сведения в расчете по форме 6-НДФЛ с вас могут взыскать штраф в размере 500 руб. (п. 1 ст. 126.1 НК РФ).

По мнению ФНС России, недостоверными сведениями могут быть любые заполненные реквизиты расчета, не соответствующие действительности. Таким образом, оштрафовать могут за ошибки (Письмо ФНС России от 09.08.2016 N ГД-4-11/14515 (п. 3)):

• в персональных данных налогоплательщика;
• кодах доходов и вычетов;
• суммовых показателях.

В то же время налоговые органы могут снизить штраф, если ошибки не привели к уменьшению суммы НДФЛ, которую нужно уплатить в бюджет, или нарушению прав граждан (пп. 3 п. 1, п. 4 ст. 112 НК РФ, Письмо ФНС России от 09.08.2016 N ГД-4-11/14515 (п. 3)).

Если вы самостоятельно выявили ошибки в поданном расчете 6-НДФЛ, то рекомендуем представить в налоговый орган уточненный расчет. Сделать это нужно до того, как вы узнаете, что налоговый орган обнаружил в расчете недостоверные сведения. В этом случае вас не должны оштрафовать по п. 1 ст. 126.1 НК РФ (п. 2 ст. 126.1 НК РФ).

Штраф за несоблюдение способа представления формы 6-НДФЛ

Если вы обязаны сдавать расчет электронным способом, но представите его на бумаге, вас могут оштрафовать на 200 руб. (ст. 119.1 НК РФ).

Как проводится камеральная проверка 6-НДФЛ

При камеральной проверке расчета 6-НДФЛ налоговый орган проверяет, правильно ли вы заполнили отчетность.

Срок камеральной проверки – три месяца с даты, когда вы представили расчет 6-НДФЛ (п. 2 ст. 88 НК РФ).

Ваш расчет 6-НДФЛ автоматически проверят по контрольным соотношениям (Письмо ФНС России от 16.07.2013 N АС-4-2/12705 (пп. 1, 2 п. 2.4)). Поэтому перед направлением расчета в налоговый орган следует проверить его самостоятельно.

Если вы правильно заполнили расчет 6-НДФЛ, у вас не вправе потребовать какие-либо дополнительные документы (п. 7 ст. 88 НК РФ). В этом случае налоговый орган проводит проверку на основании тех документов, которыми он располагает, и акт камеральной проверки не составляется (п. 5 ст. 88 НК РФ). Проверка считается оконченной по истечении трех месяцев.

Если же в расчете 6-НДФЛ есть ошибки, противоречия с 2-НДФЛ и другой отчетностью, налоговый орган вправе потребовать от вас пояснения или исправления расчета, а вы должны направить пояснения или исправить отчет в течение пяти рабочих дней (п. 6 ст. 6.1, п. 3 ст. 88 НК РФ).

Вместе с пояснениями или исправлениями вы можете представить в налоговый орган регистры налогового, бухгалтерского учета и другие документы, которые подтвердят достоверность указанных вами сведений (п. 4 ст. 88 НК РФ).

Если при камеральной проверке налоговый орган выявит неудержанную сумму НДФЛ, нарушения в сроках перечисления налога, другие правонарушения, за которые вас могут оштрафовать, то по проверке составят акт (п. 5 ст. 88, ст. 100 НК РФ).

Как и при других камеральных проверках, акт составляется в течение 10 рабочих дней после окончания проверки. Вам его должны передать в течение пяти рабочих дней с момента составления (п. 6 ст. 6.1, п. п. 1, 5 ст. 100 НК РФ). Если вы не согласны с актом, в течение месяца с даты его получения вы можете подать свои письменные возражения (п. 6 ст. 100 НК РФ). После рассмотрения всех материалов выносится решение по проверке (п. 1 ст. 101 НК РФ).

Как корректировать ошибки в расчете 6-НДФЛ

Если в 6-НДФЛ вы не отразили какие-либо сведения или нашли ошибки, то нужно сдать уточненный расчет за тот же период (п. 6 ст. 81 НК РФ, Письмо ФНС России от 25.01.2017 N БС-4-11/1250@). Это могут быть ошибки в суммах доходов, вычетах, суммах налога, персональных данных работников и другие неточности. Также нужно представить уточненный расчет, если вы пересчитываете налог за истекший год (Письмо ФНС России от 21.09.2016 N БС-4-11/17756@).

Конкретных сроков для сдачи корректирующего расчета 6-НДФЛ нет. Его желательно подать до того, как ошибку найдет налоговый орган. Так вы сможете избежать штрафа за предоставление недостоверных сведений (п. 2 ст. 126.1 НК РФ).

Уточненный расчет нужно заполнить по форме, действовавшей в период, за который вносятся изменения (п. 5 ст. 81 НК РФ). Он заполняется так:

• в строке “Номер корректировки” – “001”, если исправляете расчет впервые, “002” – если во второй раз и т.д. (п. 2.2 Порядка заполнения расчета 6-НДФЛ);
• в строках, где допустили ошибки, укажите верные значения вместо ошибочных.

В остальных строках расчета укажите те же данные, что и в первичном расчете 6-НДФЛ.

Если в 6-НДФЛ вы неверно указали КПП или ОКТМО, то нужно также сдать уточненный расчет 6-НДФЛ. Но нужно заполнить и сдать в налоговый орган два расчета 6-НДФЛ с учетом следующего (Письмо ФНС России от 12.08.2016 N ГД-4-11/14772):

• в одном расчете следует указать номер корректировки “000”. В нем проставляют верные значения КПП или ОКТМО. Остальные строки переносят из первичного расчета;
• второй расчет подают с номером корректировки “001”. КПП или ОКТМО указывают те же, что и в ошибочном отчете. Во всех разделах расчета проставляют нули.