Как отразить в расчете 6-НДФЛ заработную плату

В расчете 6-НДФЛ зарплата отражается в общем порядке – в разд. 1 и 2. Так, в разд. 1 нарастающим итогом отражается зарплата, начисленная за весь отчетный период: I квартал, полугодие, 9 месяцев или год. В разд. 2 расчета нужно отразить сведения о выплате зарплаты за последние три месяца отчетного периода. На практике сложности чаще всего возникают, когда зарплата, начисленная в одном отчетном периоде, выплачивается в следующем периоде (например, зарплата за март выплачивается в апреле) или когда зарплата выплачивается с задержкой.

Общий порядок отражения зарплаты в расчете 6-НДФЛ

Зарплата отражается в разд. 1 и 2 расчета по общим правилам в соответствии с Порядком, утвержденным Приказом ФНС России от 14.10.2015 N ММВ-7-11/450@.

Раздел 1 расчета составляется нарастающим итогом за I квартал, полугодие, 9 месяцев и за год (п. 2 ст. 230 НК РФ, п. 3.1 Порядка заполнения расчета 6-НДФЛ).

Зарплата в разд. 1 отражается следующим образом (п. 3.3 Порядка заполнения расчета 6-НДФЛ, Контрольные соотношения показателей форм налоговой и бухгалтерской отчетности, утвержденные ФНС России 26.02.2016):

• по строке 020 указывается общая сумма дохода, начисленная по всем физлицам за отчетный период с начала года, включая сумму начисленной зарплаты;
• по строке 030 указывается общая сумма налоговых вычетов по НДФЛ, предоставленных по доходам, отраженным в строке 020;
• по строке 040 указывается НДФЛ с разницы между доходами, отраженными по строке 020, включая зарплату, и вычетами, указанными по строке 030;
• по строке 070 указывается общая сумма НДФЛ, фактически удержанного с начала года, включая налог, удержанный с выплаченной зарплаты. Если зарплата начислена, но еще не выплачена, то налог с нее в строке 070 отражать не нужно.

Важно! Если в течение отчетного периода вы выплачивали физлицам доходы, в том числе зарплату, облагаемые по разным ставкам НДФЛ, то строки 010 – 050 заполняются для каждой из ставок отдельно. При этом блок “Итого по всем ставкам” (строки 060 – 090) нужно заполнить только один раз на первой странице (п. 3.2 Порядка заполнения расчета 6-НДФЛ).

В разд. 2 расчета отражаются сведения за последние три месяца отчетного периода. Это разъяснила ФНС России (см., в частности, Письма от 15.12.2016 N БС-4-11/24063@, от 02.11.2016 N БС-4-11/20829@).

При заполнении разд. 2 нужно указать (п. 4.2 Порядка заполнения расчета 6-НДФЛ):

• в строке 100 в качестве даты фактического получения дохода – последнее число месяца, за который начислена зарплата;
• в строке 110 – дату выплаты (перечисления) зарплаты;
• в строке 120 – дату, не позднее которой НДФЛ с зарплаты следовало перечислить в бюджет, то есть это рабочий день, следующий за днем выплаты зарплаты, указанным в строке 110 (п. 7 ст. 6.1, п. 6 ст. 226 НК РФ, Письмо ФНС России от 11.05.2016 N БС-4-11/8312);
• в строке 130 – общую сумму зарплаты, выплаченной в соответствующую дату, но без вычитания НДФЛ;
• в строке 140 – общую сумму фактически удержанного с зарплаты налога.

Как заполнить 6-НДФЛ, если зарплата выплачена в последний рабочий день квартала

Зарплату, выплаченную в последний рабочий день марта, июня, сентября – за соответствующий месяц, отражайте следующим образом (п. 2 ст. 223, п. п. 4, 6 ст. 226 НК РФ, п. п. 3.1 – 3.3, 4.1, 4.2 Порядка заполнения расчета 6-НДФЛ, Письма ФНС России от 02.11.2016 N БС-4-11/20829@, от 24.10.2016 N БС-4-11/20126@).

В расчете за отчетный период, когда зарплата выплачена, сумму зарплаты, исчисленный и удержанный налог включите в суммы по строкам 020, 040 и 070 разд. 1. В разд. 2 данную операцию не отражайте.

В расчете за следующий отчетный период в разд. 1 начисленную зарплату, исчисленный и удержанный налог, вычеты учтите при расчете сумм в строках 020, 030, 040 и 070.

В разд. 2 укажите:

• по строке 100 – последнее число месяца, за который начислена зарплата (п. 2 ст. 223 НК РФ);
• по строке 110 – дату выплаты зарплаты;
• по строке 120 – следующий рабочий день после даты, которую указали по строке 110 (п. 7 ст. 6.1, п. 6 ст. 226 НК РФ, п. 4.2 Порядка заполнения расчета 6-НДФЛ);
• по строке 130 – общую сумму зарплаты, выплаченной в соответствующую дату, но без вычитания НДФЛ;
• по строке 140 – общую сумму удержанного с заработной платы налога.

Как заполнить 6-НДФЛ, если зарплата за декабрь выплачена в декабре

Зарплату, выплаченную в последний рабочий день декабря, отражайте следующим образом (п. 2 ст. 223, п. п. 4, 6 ст. 226 НК РФ, п. п. 3.1, 3.3, 4.1, 4.2 Порядка заполнения расчета 6-НДФЛ, Письмо ФНС России от 01.11.2017 N ГД-4-11/22216@).

В расчете за год, когда зарплата выплачена, суммы зарплаты, исчисленного и удержанного с нее НДФЛ включите в суммы по строкам 020, 040, 070. В разд. 2 данную операцию не отражайте.

В расчете за I квартал следующего года в разд. 2 укажите:

• по строке 100 – дату фактического получения дохода (31 декабря отчетного года) (п. 2 ст. 223 НК РФ);
• по строке 110 – дату выплаты зарплаты за декабрь;
• по строке 120 – первый рабочий день января следующего года (п. 7 ст. 6.1, п. 6 ст. 226 НК РФ, п. 4.2 Порядка заполнения расчета 6-НДФЛ);
• по строкам 130 и 140 – соответствующие суммы зарплаты за декабрь и удержанного НДФЛ.

Как отразить в расчете 6-НДФЛ аванс по зарплате

По общему правилу аванс по заработной плате отражать в расчете 6-НДФЛ отдельной суммой не нужно. Аванс отражается в составе зарплаты за соответствующий месяц. Например, аванс за апрель отражается вместе с зарплатой за апрель. Такой вывод следует из п. 2 ст. 223, п. п. 3, 4 ст. 226 НК РФ, п. п. 3.1, 3.3, 4.1, 4.2 Порядка заполнения расчета 6-НДФЛ, Письма Минфина России от 23.11.2016 N 03-04-06/69181.

Но если аванс выплачивается в последний день месяца, то по существу он является оплатой труда за месяц и при его выплате работодатель должен исчислить и удержать НДФЛ (п. 2 ст. 223 НК РФ, Определение Верховного Суда РФ от 11.05.2016 N 309-КГ16-1804). В таком случае сумма аванса в расчете 6-НДФЛ показывается как самостоятельная выплата по тем же правилам, что и зарплата. Причем в разд. 2 в строках 100 и 110 укажите последнее число месяца, за который выплачен аванс, а в строке 120 – следующий за этой датой рабочий день (п. 7 ст. 6.1, п. 6 ст. 226 НК РФ, п. п. 4.1, 4.2 Порядка заполнения расчета 6-НДФЛ).

Как отразить в 6-НДФЛ зарплату за март, выплаченную в апреле

В расчете за I квартал (п. п. 3.1, 3.3, 4.1, 4.2 Порядка заполнения расчета 6-НДФЛ):

• по строке 020 разд. 1 – включают сумму начисленной за март зарплаты;
• по строке 030 разд. 1 – включают сумму предоставленных в марте вычетов по НДФЛ;
• по строке 040 разд. 1 – включают сумму НДФЛ, исчисленного с зарплаты за март.

В прочие показатели расчета за I квартал зарплата за март и начисленный с нее НДФЛ не включаются. В том числе НДФЛ, который на отчетную дату (31 марта) не удержан с мартовской зарплаты, не нужно включать в показатель строки 080 разд. 1 (Письмо ФНС России от 24.05.2016 N БС-4-11/9194).

В расчете за полугодие (п. п. 3.1, 3.3, 4.1, 4.2 Порядка заполнения расчета 6-НДФЛ):

• по строке 020 разд. 1 – включают сумму зарплаты, начисленной за март;
• по строке 030 разд. 1 – отражают вычеты;
• по строке 040 разд. 1 – включают сумму НДФЛ, начисленного с зарплаты за март;
• по строке 070 разд. 1 – включают сумму НДФЛ, удержанного при выплате мартовской зарплаты;
• по строке 100 разд. 2 – в качестве даты фактического получения дохода указывают последнее число месяца, за который начислена зарплата, – 31 марта текущего года (п. 2 ст. 223 НК РФ);
• по строке 110 разд. 2 – дату, когда зарплата за март была перечислена (п. 4 ст. 226 НК РФ);
• в строке 120 разд. 2 – рабочий день, следующий за днем выплаты зарплаты, указанным в строке 110 (п. 7 ст. 6.1, п. 6 ст. 226 НК РФ, п. 4.2 Порядка заполнения расчета 6-НДФЛ);
• по строке 130 разд. 2 – включают сумму зарплаты за март до удержания налога;
• по строке 140 разд. 2 – включают сумму НДФЛ, который был удержан с зарплаты за март.

В расчете за 9 месяцев и в расчете за год сведения о зарплате за март учитываются при расчете показателей разд. 1, которые формируются за соответствующий период нарастающим итогом (п. 3.1 Порядка заполнения расчета 6-НДФЛ, Письмо ФНС России от 16.01.2017 N БС-4-11/499).

Как отразить в 6-НДФЛ зарплату за июнь, выплаченную в июле

В этой ситуации суммы начисленной и выплаченной зарплаты отражаются в расчете 6-НДФЛ в порядке, аналогичном тому, как отражается мартовская зарплата, выплаченная в апреле (см. также п. 2 Письма ФНС России от 09.08.2016 N ГД-4-11/14507, вопрос 6 Письма ФНС России от 01.08.2016 N БС-4-11/13984@).

В расчете за полугодие суммы начисленной за июнь зарплаты, НДФЛ и вычетов по ней учитывают только при расчете показателей строк 020, 030 и 040 разд. 1 (п. п. 3.1, 3.3 Порядка заполнения расчета 6-НДФЛ, Письмо ФНС России от 24.05.2016 N БС-4-11/9194).

В расчете за 9 месяцев зарплата за июнь, соответствующие вычеты и НДФЛ учитываются (п. п. 3.1, 3.3, 4.1, 4.2 Порядка заполнения расчета 6-НДФЛ):

• в разд. 1 по строкам 020, 030, 040, 070;
• в разд. 2 по строкам 100 – 140. Причем по строке 100 в качестве даты фактического получения дохода указывается 30 июня отчетного года, по строке 110 – дата, когда зарплата за июнь была перечислена, а по строке 120 – рабочий день, следующий за днем, указанным в строке 110 (п. 7 ст. 6.1, п. 2 ст. 223, п. п. 4, 6 ст. 226 НК РФ, п. 4.2 Порядка заполнения расчета 6-НДФЛ).

В расчете за год сведения о зарплате за июнь учитываются при расчете показателей разд. 1, которые формируются за соответствующий период нарастающим итогом (п. 3.1 Порядка заполнения расчета 6-НДФЛ, Письмо ФНС России от 16.01.2017 N БС-4-11/499).

Как отразить в 6-НДФЛ зарплату за сентябрь, выплаченную в октябре

В этой ситуации суммы начисленной и выплаченной зарплаты отражаются в расчете 6-НДФЛ в порядке, аналогичном тому, как отражается мартовская зарплата, выплаченная в апреле.

В расчете за 9 месяцев суммы начисленной за сентябрь зарплаты, НДФЛ и вычетов по ней учитывают только при расчете показателей строк 020, 030 и 040 разд. 1 (п. п. 3.1, 3.3 Порядка заполнения расчета 6-НДФЛ, Письмо ФНС России от 24.05.2016 N БС-4-11/9194).

В расчете за год зарплата за сентябрь, вычеты и НДФЛ с нее учитываются (п. п. 3.1, 3.3, 4.1, 4.2 Порядка заполнения расчета 6-НДФЛ):

• в разд. 1 по строкам 020, 030, 040, 070;
• в разд. 2 по строкам 100 – 140. Причем по строке 100 в качестве даты фактического получения дохода указывается 30 сентября отчетного года, по строке 110 – дата, когда зарплата за сентябрь была перечислена, а по строке 120 – рабочий день, следующий за днем выплаты зарплаты, указанным в строке 110 (п. 7 ст. 6.1, п. 2 ст. 223, п. п. 4, 6 ст. 226 НК РФ).

Как отразить в 6-НДФЛ зарплату за декабрь, выплаченную в январе

В этой ситуации суммы начисленной и выплаченной зарплаты отражаются в расчете 6-НДФЛ в порядке, аналогичном тому, как отражается мартовская зарплата, выплаченная в апреле.

В расчете за год суммы начисленной за декабрь зарплаты, НДФЛ и вычетов по ней учитывают при расчете показателей строк 020, 030 и 040 разд. 1 (п. п. 3.1, 3.3 Порядка заполнения расчета 6-НДФЛ).

В том числе ФНС России разъясняет, что НДФЛ, начисленный с декабрьской зарплаты, который в декабре не был удержан, не отражается в строке 080 расчета (см., например, Письма ФНС России от 29.11.2016 N БС-4-11/22677@, от 24.05.2016 N БС-4-11/9194).

В расчете за I квартал следующего года зарплата за декабрь и НДФЛ с нее учитываются только (п. п. 3.3, 4.1, 4.2 Порядка заполнения расчета 6-НДФЛ, Письмо ФНС России от 29.11.2016 N БС-4-11/22677@):

• в разд. 1 по строке 070;
• в разд. 2 по строкам 100 – 140. Причем по строке 100 в качестве даты фактического получения дохода указывается 31 декабря отчетного года, по строке 110 – дата, когда зарплата за декабрь была перечислена, а по строке 120 – рабочий день, следующий за днем выплаты зарплаты, указанным в строке 110 (п. 7 ст. 6.1, п. 2 ст. 223, п. п. 4, 6 ст. 226 НК РФ).

Также в следующем году в расчетах за полугодие, 9 месяцев и в годовом суммы НДФЛ с декабрьской зарплаты, удержанные в январе, включаются в сумму по строке 070 разд. 1 (п. п. 3.1, 3.3 Порядка заполнения расчета 6-НДФЛ).

Как отразить в 6-НДФЛ задержку зарплаты

Зарплату, выплаченную с задержкой, в расчете 6-НДФЛ отражают в общем порядке. Компенсации за задержку зарплаты НДФЛ не облагаются (п. 3 ст. 217 НК РФ, Письмо Минфина России от 28.02.2017 N 03-04-05/11096). Суммы компенсаций в расчете 6-НДФЛ не отражаются.

Вопросы возникают, когда начисление, выплата зарплаты и срок перечисления НДФЛ приходятся на разные отчетные или налоговые периоды. В таких случаях действуют следующие правила.

Начисленная, но не выплаченная зарплата в 6-НДФЛ

Невыплаченная зарплата отражается в расчетах 6-НДФЛ начиная с отчетного периода, в котором она была начислена, до окончания отчетного года. Суммы начисленной зарплаты, соответствующих вычетов и НДФЛ отражаются только в строках 020, 030 и 040 разд. 1 (п. п. 3.1, 3.3 Порядка заполнения расчета 6-НДФЛ, Письмо ФНС России от 24.05.2016 N БС-4-11/9194).

Выплата зарплаты с опозданием

Зарплата, выплаченная с опозданием, отражается в расчете 6-НДФЛ в следующем порядке (п. п. 3.1, 3.3, 4.1, 4.2 Порядка заполнения расчета 6-НДФЛ):

• в разд. 1 в строке 070 нужно отразить сумму НДФЛ, которая удержана с такой зарплаты, в том отчетном периоде, когда произошла ее выплата. Если начисление зарплаты приходится на этот же отчетный период, то суммы начисленной зарплаты, соответствующие вычеты и исчисленный с нее налог также отразите в строках 020, 030 и 040 разд. 1;
• в разд. 2 по строкам 100 – 140 операция отражается за тот квартал, в котором наступил срок уплаты НДФЛ с выплаченной зарплаты. Причем по строке 100 в качестве даты фактического получения дохода указывается последнее число месяца, за который зарплата была начислена, по строке 110 – дата, когда зарплата была выплачена, а по строке 120 – следующий рабочий день после даты, указанной в строке 110 (п. 7 ст. 6.1, п. 2 ст. 223, п. п. 4, 6 ст. 226 НК РФ).