Если в вашей организации трудится иностранец на основании патента, НДФЛ с его доходов рассчитывается по ставке 13% с первого дня работы независимо от его статуса (резидент или нерезидент). За весь период действия патента он уплачивает фиксированные авансовые платежи по НДФЛ. Поэтому работник может обратиться к вам с заявлением об уменьшении НДФЛ на суммы налога, которые он уже уплатил в бюджет. Однако имейте в виду, что помимо заявления от работника нужно получить уведомление от инспекции о подтверждении права на уменьшение налога.
При уменьшении НДФЛ возможны нюансы. Например, если сумма авансовых платежей окажется больше, чем сумма НДФЛ, которую вы уже удержали из дохода работника за год, незачтенный остаток авансового платежа не переносится на следующий год и не возвращается работнику.
Уменьшение налога нужно отразить в расчете 6-НДФЛ и справке 2-НДФЛ.
Как рассчитать НДФЛ с выплат иностранцу, работающему по патенту
Ставка НДФЛ с доходов иностранца, работающего по патенту, не зависит от того, является он налоговым резидентом РФ или нет. И в том, и в другом случае применяется ставка 13%. Однако этот размер определен разными положениями Налогового кодекса РФ. В отношении резидентов применяется п. 1 ст. 224 НК РФ, нерезидентов – п. 3 ст. 224 НК РФ.
В связи с этим порядок расчета НДФЛ для иностранца-резидента и того, кто резидентом не является, будет различен (п. п. 3, 4 ст. 210, п. п. 1 – 3 ст. 226, пп. 2 п. 1, п. 6 ст. 227.1 НК РФ):
- если иностранный работник является резидентом РФ, налог рассчитывайте по общим правилам:
– налоговую базу определяете нарастающим итогом с начала года и уменьшаете на налоговые вычеты;
– исчисленную базу умножаете на 13% и вычитаете ранее удержанный в текущем году НДФЛ;
- если иностранный работник не является резидентом, НДФЛ рассчитывается с каждой выплаты отдельно, налоговые вычеты не применяются.
Как уменьшить НДФЛ на сумму фиксированных авансовых платежей
Для уменьшения НДФЛ на сумму фиксированных авансовых платежей нужно:
- собрать пакет необходимых документов;
- определить сумму НДФЛ, которую можно уменьшить;
- фактически уменьшить НДФЛ.
Какие документы нужны работодателю для уменьшения НДФЛ на сумму фиксированных авансовых платежей
Чтобы уменьшить НДФЛ иностранца, работающего по патенту, на фиксированные платежи (п. 6 ст. 227.1 НК РФ):
- возьмите у работника заявление об уменьшении НДФЛ и платежный документ об уплате им фиксированного авансового платежа;
- получите уведомление от налогового органа.
Без этих документов уменьшить НДФЛ вы не сможете. Поэтому рекомендуем при заключении договора с иностранным работником решить вопрос о том, будет ли он подавать заявление об уменьшении налога. Это позволит избежать необходимости возвращать излишне удержанные суммы налога.
Заявление об уменьшении НДФЛ на сумму фиксированных авансовых платежей и документ об оплате
Заявление работник составляет в произвольной форме (утвержденной формы нет).
Рекомендуем включить в него сведения, которые позволяют точно определить:
- заявителя – например, указать Ф.И.О. иностранца, дату рождения, ИНН, данные из документа, удостоверяющего личность;
- патент – номер и дату его выдачи, период действия, кем выдан.
К заявлению работник должен приложить квитанцию или иной документ об уплате фиксированного авансового платежа (п. 6 ст. 227.1 НК РФ). Место уплаты значения не имеет. Иностранец может его уплатить как по месту трудоустройства, так и по месту жительства (пребывания). На это указано в Письме ФНС России от 16.03.2016 N БС-3-11/1096@.
Пример заявления об уменьшении НДФЛ на сумму фиксированного авансового платежа
Заявление
Прошу уменьшать НДФЛ, удерживаемый из моего дохода за 2018 г., на сумму уплаченных мною фиксированных авансовых платежей.
Патент серия 77 N 17019270, выдан УВМ ГУ МВД по г. Москве. Действителен до 25.12.2018.
Приложение:
- Копия квитанции о перечислении фиксированного авансового платежа от 9 января 2018 г. – на 1 л.
Уведомление о праве уменьшать НДФЛ на фиксированные авансовые платежи
Для получения уведомления о подтверждении права на уменьшение налога обратитесь в инспекцию с заявлением по утвержденной форме (п. 6 ст. 227.1 НК РФ).
Заявление можно подать как в бумажном, так и в электронном виде. К нему рекомендуем приложить полученные от иностранного работника заявление об уменьшении НДФЛ и документ об оплате (например, квитанцию).
Уведомление налоговый орган обязан выдать в срок, не превышающий 10 рабочих дней после получения от вас заявления (п. 6 ст. 6.1, п. 6 ст. 227.1 НК РФ).
В выдаче уведомления может быть отказано, если (п. 6 ст. 227.1 НК РФ):
- в этом году уведомление в отношении данного иностранца уже выдавалось;
- у инспекции нет данных о заключении трудового или гражданско-правового договора с этим иностранцем и о выдаче ему патента.
Если период действия патента захватывает следующий год, то вы можете получить только уведомление за текущий год. В следующем году вы должны обратиться в инспекцию за новым уведомлением. Это следует из п. 6 ст. 227.1 НК РФ и из самой формы уведомления. ФНС России подтверждает такой порядок (Письмо от 07.09.2018 N БС-4-11/17454).
Пример
Иностранный гражданин получил патент на 12 месяцев с 1 февраля 2018 г. по 31 января 2019 г. Трудовой договор с организацией он заключил 2 февраля 2018 г.
1 марта 2018 г. организация получила уведомление о праве уменьшать НДФЛ на сумму фиксированных авансовых платежей. Уведомление было выдано на 2018 г.
На основании уведомления организация уменьшит НДФЛ, начисленный за период с февраля по декабрь 2018 г. включительно.
Чтобы уменьшить налог с доходов работника за январь 2019 г., организация получит уведомление на 2019 г.
Какие суммы НДФЛ можно уменьшить
Уменьшить НДФЛ, начисленный в период действия патента в текущем году, можно только на сумму фиксированных авансовых платежей, которые относятся к этому же году (ст. 216, п. п. 6, 7 ст. 227.1 НК РФ).
Уменьшать НДФЛ на суммы авансовых платежей можно только после получения уведомления из налоговой (п. 6 ст. 227.1 НК РФ, Письмо ФНС России от 07.09.2018 N БС-4-11/17454). Если уведомление пришло позже срока, уменьшить налог можно в том числе за период действия патента до выдачи уведомления (Письма ФНС России от 23.09.2015 N БС-4-11/16682@, от 10.03.2016 N БС-4-11/3920@).
Как рассчитать НДФЛ с учетом фиксированного авансового платежа по патенту
НДФЛ в течение года вы уменьшаете следующим образом: при исчислении НДФЛ с каждого дохода из полученной суммы налога вычитайте фиксированный авансовый платеж. Если фиксированный платеж оказался больше, чем исчисленный НДФЛ, остаток можно учесть при расчете НДФЛ со следующих выплат внутри одного года (п. 2 ст. 226, п. 6 ст. 227.1 НК РФ, Письмо ФНС России от 23.09.2015 N БС-4-11/16682@).
Пример расчета НДФЛ с выплат иностранцу, работающему по патенту
15 января иностранный гражданин оплатил патент сроком действия четыре месяца. Размер фиксированного авансового платежа составил (условно) 12 000 руб. (3 000 руб. x 4 мес.).
19 января иностранец вышел на работу. Его оклад – 30 000 руб. Зарплата за январь составила 14 000 руб. с учетом фактически отработанного времени.
Уведомление о праве уменьшать НДФЛ получено организацией 2 февраля.
Уменьшению подлежит НДФЛ, начисленный за весь период действия патента (с января по апрель включительно).
С учетом уменьшения сумма НДФЛ к удержанию и перечислению в бюджет составит:
| Месяц | Доход (руб.) | Начисленный НДФЛ (руб.) | НДФЛ к удержанию и перечислению в бюджет с учетом уменьшения (руб.) | Остаток фиксированного авансового платежа (руб.) |
| Январь | 14 000 | 1 820 (14 000 x 13%) | 0 (1 820 – 12 000) | 10 180 (12 000 – 1 820) |
| Февраль | 30 000 | 3 900 (30 000 x 13%) | 0 (3 900 – 10 180) | 6 280 (10 180 – 3 900) |
| Март | 30 000 | 3 900 (30 000 x 13%) | 0 (3 900 – 6 280) | 2 380 (6 280 – 3 900) |
| Апрель | 30 000 | 3 900 (30 000 x 13%) | 1 520 (3 900 – 2 380) | 0 |
Если по итогам года сумма уплаченного за этот год фиксированного авансового платежа окажется больше, чем сумма НДФЛ, удержанная из дохода работника за год, то незачтенный остаток авансового платежа не переносится на следующий год и не возвращается налогоплательщику (п. 7 ст. 227.1 НК РФ).
Можно ли уменьшить НДФЛ, если уведомление получено в следующем налоговом периоде
Уменьшить НДФЛ текущего года по уведомлению, которое получено в этом году, но по платежам за прошлый год нельзя. НДФЛ можно уменьшить только на сумму фиксированных авансовых платежей, которые относятся к этому же году (п. 6 ст. 227.1 НК РФ). Если уведомление получено в следующем налоговом периоде, то вы должны пересчитать НДФЛ за истекший год и вернуть излишне удержанную сумму (Письмо ФНС России от 10.03.2016 N БС-4-11/3920@).
| См. также: Как вернуть излишне удержанный НДФЛ налогоплательщику |
Как отразить в отчетности уменьшение НДФЛ на фиксированные платежи
Расчет 6-НДФЛ
НДФЛ с доходов иностранца, работающего по патенту, отражается в расчете 6-НДФЛ в следующем порядке (п. п. 3.1, 3.3, 4.1 – 4.2 Порядка заполнения расчета 6-НДФЛ, Письмо ФНС России от 17.05.2016 N БС-4-11/8718@):
- сведения о доходах иностранца отражаются в разд. 1 расчета по ставке 13%. При этом:
– сумма дохода, начисленная иностранцу, включается в расчет показателя строки 020 вместе с суммами дохода остальных сотрудников;
– сумма фиксированного авансового платежа, на которую был уменьшен НДФЛ, отражается по строке 050;
- в разд. 2 расчета 6-НДФЛ сумма удержанного налога (строка 140) отражается за вычетом фиксированных авансовых платежей.
Как заполнить разд. 2, если НДФЛ оказался меньше авансовых платежей
В этом случае разд. 2 нужно заполнить так (Письмо ФНС России от 17.05.2016 N БС-4-11/8718@):
- по строке 100 указывается дата фактического получения доходов, отраженных по строке 130;
- по строкам 110, 120 и 140 проставляются нули, поскольку налога к удержанию и перечислению не будет;
- по строке 130 – сумма фактически полученных доходов (без вычитания суммы удержанного налога) на указанную по строке 100 дату.
Справка 2-НДФЛ
Сумму фиксированных авансовых платежей, на которую вы уменьшили НДФЛ иностранца, работающего по патенту, нужно отразить в разд. 5 справки 2-НДФЛ в поле “Сумма фиксированных авансовых платежей”.
В поле “Уведомление, подтверждающее право на уменьшение налога на фиксированные авансовые платежи” укажите номер и дату налогового уведомления, а также код налогового органа, выдавшего его.
На это указано в разд. VII Порядка заполнения справки 2-НДФЛ.
