Как облагаются НДФЛ командировочные выплаты

ДАТА ПУБЛИКАЦИИ:
ДАТА ОБНОВЛЕНИЯ:
АВТОР:

При решении вопроса о том, как облагать НДФЛ такие выплаты, сначала нужно определить, облагаются ли они. Как правило, это зависит от того, превышены ли нормы расходов и есть ли подтверждающие документы. Например, если сотрудник документально подтвердил расходы на наем жилья, то их компенсация вообще не облагается НДФЛ. А вот если документов нет, то, решая вопрос, “облагать или нет”, вы должны определить, превышены ли нормы компенсации расходов на наем жилья, которые установлены в законе. Рассчитать налог нужно в последний день месяца, в котором был утвержден авансовый отчет по командировке, удержать – при ближайшей выплате сотруднику дохода (к примеру, зарплаты), а перечислить – не позднее рабочего дня, следующего за днем такой выплаты.

Отметим, что свои особенности есть при компенсации расходов по загранкомандировке, а также командированного дистанционного работника.

 

Как облагаются НДФЛ суточные

В каких случаях суточные не облагаются НДФЛ

Суточные не облагаются НДФЛ в пределах следующих норм (п. 3 ст. 217 НК РФ):

  • 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории России;
  • 2 500 руб. за каждый день нахождения в командировке за границей.

Как удержать НДФЛ с суточных, выплаченных сверх норм

Если суточные выше норм, с суммы превышения нужно удержать НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Для этого рассчитайте:

  • сумму превышения фактически выплаченных суточных над нормами;
  • сумму НДФЛ, применив соответствующую ставку (13% – для резидентов или 30% – для нерезидентов (п. п. 1, 3 ст. 224 НК РФ)). Сделать это нужно на последний день месяца, в котором был утвержден авансовый отчет по командировке (пп. 6 п. 1 ст. 223, п. 3 ст. 226 НК РФ). Удержать исчисленный налог нужно при ближайшей выплате сотруднику дохода, например зарплаты (п. 4 ст. 226 НК РФ).

Срок уплаты НДФЛ с суточных – не позднее рабочего дня, следующего за днем такой выплаты (п. 6 ст. 6.1, п. 6 ст. 226 НК РФ).

Пример расчета НДФЛ с суточных сверх норм

Менеджер Петров пробыл в командировке на территории РФ три дня.

Авансовый отчет по командировке утвержден руководителем организации в марте.

Суточные были рассчитаны исходя из размера, установленного в коллективном договоре, – 1 000 руб. за каждый из трех дней командировки, и составили 3 000 руб.

Таким образом, сверхнормативные суточные составили 900 руб. (3 000 руб. – (700 руб. x 3 дня)).

С этой суммы бухгалтер организации удержит НДФЛ в день выплаты зарплаты за март и перечислит его в бюджет не позднее рабочего дня, следующего за днем выплаты зарплаты. Сумма налога составит 117 руб. (900 руб. x 13%).

 

Как облагается НДФЛ компенсация проезда командированному работнику

Не облагаются НДФЛ следующие виды расходов на проезд в командировке, если они документально подтверждены (п. 3 ст. 217 НК РФ):

  • расходы на проезд до места назначения и обратно;
  • сборы за услуги аэропортов;
  • комиссионные сборы;
  • расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок;
  • расходы на провоз багажа.

Расходы на авиаперелет могут подтверждаться, например, авиабилетом или маршрут/квитанцией электронного билета, а также посадочным талоном. Затраты на такси можно подтвердить заказ-нарядом и квитанцией либо чеком ККТ.

Компенсация за проезд облагается НДФЛ, если документы работник не представил, но расходы ему возмещены.

В этом случае вам нужно рассчитать НДФЛ на последнее число месяца, в котором утвержден авансовый отчет по командировке. Далее исчисленный налог необходимо удержать при ближайшей выплате сотруднику денежного дохода, а перечислить в бюджет – не позднее рабочего дня, следующего за датой такой выплаты. Такой вывод следует из п. 6 ст. 6.1, пп. 6 п. 1 ст. 223, п. п. 3, 4, 6 ст. 226 НК РФ.

Облагается ли НДФЛ компенсация расходов на VIP-зал вокзала или аэропорта

Расходы на VIP-зал не облагаются НДФЛ при условии, что они документально подтверждены, например, чеком, квитанцией (п. 3 ст. 217 НК РФ). Такую компенсацию следует отнести к расходам на проезд в командировке (см. Письма Минфина России от 25.10.2013 N 03-04-06/45215, от 15.08.2013 N 03-04-06/33238).

Но, поскольку вопрос законом не урегулирован, исключить претензии при проверке нельзя. Поэтому лучше иметь обоснования, почему работнику потребовался VIP-зал: например, руководящему сотруднику нужно было провести срочные переговоры во время ожидания в аэропорту. Также рекомендуем предусмотреть расходы на VIP-зал в коллективном договоре (ином внутреннем акте организации) в составе возмещаемых расходов. Это укрепит ваши позиции на случай возможных претензий по результатам налоговой проверки.

 

Как облагается НДФЛ оплата проживания в командировке

Если расходы на наем жилого помещения документально подтверждены, то их компенсация не облагается НДФЛ в размере фактических расходов (п. 3 ст. 217 НК РФ). Документами, подтверждающими проживание в гостинице, служат бланк строгой отчетности или чек ККТ, в арендованной квартире – договор найма квартиры и документ об оплате.

При отсутствии подтверждающих документов либо их неверном оформлении от НДФЛ они освобождаются только частично – в пределах норм (п. 3 ст. 217 НК РФ):

  • 700 руб. за каждый день командировки на территории России;
  • 2 500 руб. за каждый день командировки за границей.

С такого превышения нужно рассчитать НДФЛ, включив его в облагаемый доход сотрудника на последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет по командировке (пп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ).

Далее исчисленный налог необходимо удержать при ближайшей выплате сотруднику денежного дохода, а перечислить в бюджет – не позднее рабочего дня, следующего за датой такой выплаты. Такой вывод следует из п. 6 ст. 6.1, пп. 6 п. 1 ст. 223, п. п. 3, 4, 6 ст. 226 НК РФ.

 

Как облагаются НДФЛ выплаты при загранкомандировке

Если работник командируется за рубеж, работодатель помимо обычных расходов (компенсации проезда, оплаты проживания) компенсирует ряд дополнительных затрат (п. 23 Положения о служебных командировках):

  • на оформление визы, загранпаспорта и других выездных документов;
  • обязательные консульские и аэродромные сборы;
  • сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
  • оформление обязательной медицинской страховки;
  • иные обязательные платежи и сборы.

Компенсация этих расходов не облагается НДФЛ при условии, что они фактически совершены и документально подтверждены (п. 3 ст. 217 НК РФ). В противном случае на сумму командировочных нужно начислить НДФЛ.

Если документы составлены на иностранном языке, может потребоваться их построчный перевод на русский язык (п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности).

Важно учитывать следующие моменты:

  • суточные при загранкомандировке не облагаются НДФЛ в пределах 2 500 руб. за каждый день нахождения в командировке (п. 3 ст. 217 НК РФ). Если суточные выплачены в большем размере, с суммы превышения нужно удержать НДФЛ;
  • пересчет в рубли компенсации расходов, выплаченных работнику в иностранной валюте (в том числе суточных), производится по курсу Банка России на последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет по командировке (п. 5 ст. 210, пп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ).

Удерживать и перечислять в бюджет НДФЛ в этом случае нужно так же, как при командировке по России: налог необходимо удержать при ближайшей выплате сотруднику денежного дохода, а перечислить в бюджет – не позднее рабочего дня, следующего за датой такой выплаты. Такой вывод следует из п. 6 ст. 6.1, пп. 6 п. 1 ст. 223, п. п. 4, 6 ст. 226 НК РФ.

Пример расчета НДФЛ по выплатам в связи с загранкомандировкой

Заместитель директора Сидоренко в январе пробыл в командировке за пределами России четыре дня.

Согласно коллективному договору размер суточных при загранкомандировках составляет 50 евро. Суточные были выданы Сидоренко накануне отъезда в командировку в размере 200 евро (50 евро x 4 дня).

По возвращении из командировки Сидоренко составил авансовый отчет, который был утвержден руководителем организации также в январе.

Предположим, что курс Банка России на 31 января составил 60 руб/евро.

Таким образом, рублевая сумма суточных составила 12 000 руб. (200 евро x 60 руб.).

Сумма превышения суточных над нормативом составила 2 000 руб. (12 000 руб. – (2 500 руб. x 4 дня)).

С этой суммы бухгалтер удержит НДФЛ и перечислит его в бюджет не позднее рабочего дня, следующего за днем выдачи зарплаты за январь. Сумма налога составит 260 руб. (2 000 руб. x 13%).

 

Как облагаются НДФЛ выплаты при командировке дистанционного работника

Даже если сотрудник работает удаленно, работодатель должен компенсировать ему расходы на командировку в общем порядке – так же, как и обычному работнику (ст. 168, ч. 3 ст. 312.1 ТК РФ). О порядке удержания НДФЛ с различных видов выплат при командировках читайте выше.

Однако есть одна особенность – командировкой будет считаться также поездка работника к работодателю, если его офис расположен в другом городе. А это значит, что в этом случае также нужно выплачивать командировочные (см. Письмо Минфина России от 08.08.2013 N 03-03-06/1/31945).


Не нашли ответа на свой вопрос?

Узнайте, как решить именно Вашу проблему

Email - [email protected]