Учет расходов прошлых лет зависит от причин, по которым они появились. Если они возникли в результате ошибок (искажений) при исчислении налоговой базы за прошлые периоды, то вам нужно корректировать налоговую базу прошлого периода. Это общее правило. Но есть исключения, к примеру вы можете пересчитать налоговую базу и сумму налога за текущий период при невозможности определить период совершения этой ошибки.
А если расходы прошлых лет появились в результате возникновения новых обстоятельств (и не связаны с ошибками), то их можно учесть в составе внереализационных расходов текущего периода.
В каких случаях возникают расходы прошлых лет
Расходы прошлых лет могут возникнуть в следующих случаях:
- в результате возникновения новых обстоятельств, из-за которых появились или увеличились расходы, относящиеся к прошлым годам.
К таким обстоятельствам можно отнести, например, возврат вам покупателем в текущем периоде некачественного товара, выручка от продажи которого была учтена в прошлом году. В результате такого возврата возникают новые расходы в размере возвращенной покупателю оплаты за поставленный некачественный товар (Письмо Минфина России от 25.07.2016 N 03-03-06/1/43372);
- при обнаружении ошибок (искажений) в исчислении налоговой базы за прошлые периоды.
Такая ситуация может сложиться, к примеру, если товары поставлены в одном году, а документы по ним (накладные или акты) получены в другом (Письмо Минфина России от 24.03.2017 N 03-03-06/1/17177).
Какими документами подтвердить расходы прошлых лет
Документами, которыми можно подтвердить расходы прошлых лет, является вся первичная бухгалтерская документация (ст. 313 НК РФ).
Если документы, подтверждающие расходы, отсутствуют, то вы не имеете права учесть их при расчете налога на прибыль (п. 1 ст. 252, п. 49 ст. 270 НК РФ).
См. также: Первичные учетные документы для целей налога на прибыль
Как учесть расходы прошлых лет при расчете налога на прибыль
Если расходы прошлых лет появились (увеличились) в результате возникновения новых обстоятельств, то вы можете их учесть в составе внереализационных расходов текущего периода (пп. 1 п. 2 ст. 265 НК РФ, Письмо Минфина России от 25.07.2016 N 03-03-06/1/43372).
Если расходы прошлых лет возникли из-за ошибок (искажений) при исчислении налоговой базы за прошлые периоды, учитывайте следующее.
По общему правилу при обнаружении таких ошибок (искажений) нужно пересчитывать налоговую базу и сумму налога за период, в котором были совершены соответствующие ошибки (п. 1 ст. 54 НК РФ). В этом случае вам нужно подать уточненную декларацию по налогу на прибыль (п. 1 ст. 81 НК РФ). При этом следует помнить, что за этим могут последовать негативные последствия. Так, например, представление уточненной декларации может повлечь за собой выездную проверку того периода, за который вы ее сдадите (п. 4 ст. 89 НК РФ, Письмо ФНС России от 29.05.2012 N АС-4-2/8792).
Но есть несколько исключений, когда вы можете скорректировать налоговую базу за период, в котором были обнаружены ошибки (п. 1 ст. 54 НК РФ, Определение Верховного Суда РФ от 15.09.2017 N 308-КГ17-12603):
- если невозможно определить период совершения ошибок;
- если такие ошибки привели к излишней уплате налога в прошлых периодах.
При этом вам нужно учитывать, что, по мнению Минфина России, исправление в текущем периоде ошибок прошлых лет, которые повлекли излишнюю уплату налога, возможно с учетом положений ст. 78 НК РФ, то есть только в том случае, когда со дня излишней уплаты налога прошло не более трех лет. Такой вывод следует из анализа Письма Минфина России от 27.06.2016 N 03-03-06/1/37152.
Помимо этого следует помнить, что если ошибка произошла в периоде, в котором у вас образовался убыток или налоговая база была равна нулю, то исправлять искажения необходимо в периоде совершения ошибки (Письмо Минфина России от 07.05.2010 N 03-02-07/1-225). А также в том случае, если в результате ошибки в прошлом периоде были занижены расходы, а в текущем периоде получен убыток (Письмо Минфина России от 24.03.2017 N 03-03-06/1/17177).
Как отразить расходы прошлых лет в декларации по налогу на прибыль
Расходы прошлых лет, которые появились или увеличились в связи с новыми обстоятельствами, отражайте в декларации по налогу на прибыль по строкам 300 – 301 Приложения N 2 к листу 02, а также в общей сумме внереализационных расходов по строке 040 листа 02 (п. 5.2 Порядка заполнения декларации по налогу на прибыль).
Расходы, которые возникли из-за ошибок в налоговом учете в прошлых годах, отражаются как отдельный вид расходов текущего периода. В декларации по налогу на прибыль за текущий период такие расходы покажите в строках 400 – 403 Приложения N 2 к листу 02 (п. 7.3 Порядка заполнения декларации по налогу на прибыль).
Пример отражения расходов прошлых лет в декларации по налогу на прибыль
ООО “Альфа” в I квартале 2018 г. вернула покупателю сумму оплаты в размере 20 000 руб. за поставленный в 2017 г. некачественный товар. Других внереализационных расходов в I квартале 2018 г. у организации не было.
Кроме того, в I квартале 2018 г. организация получила накладные и акты по товару, который был отгружен в 2017 г. Всего в 2017 г. организация не учла расходы в размере 100 000 руб.
В декларации по налогу на прибыль за I квартал 2018 г. организация отразит расходы прошлых лет в следующем порядке:
- по строке 300 Приложения N 2 к листу 02 декларации – 20 000 руб.;
- по строке 301 Приложения N 2 к листу 02 декларации – 20 000 руб.;
- по строке 040 листа 02 декларации – 20 000 руб.;
- по строке 400 Приложения N 2 к листу 02 декларации – 100 000 руб.;
- по строке 401 Приложения N 2 к листу 02 декларации – 100 000 руб.
