Перед началом рабочего дня необходимо обеспечить кассира-операциониста разменной монетой и купюрами в количестве, достаточном для расчетов с покупателями. Разменные деньги можно выдать кассирам-операционистам напрямую из кассы организации или через уполномоченное лицо (раздатчика). Операции по передаче разменных денег между кассой организации и операционными кассами должны быть правильно оформлены и отражены в бухгалтерском учете.
Порядок выдачи разменных денег из кассы и их возврат в кассу
Порядок передачи разменной монеты и купюр кассирам-операционистам зависит от количества операционных касс и их местонахождения. Если их немного и они находятся в непосредственной близости от главной кассы организации, то разменные деньги можно выдавать из кассы напрямую.
Если операционных касс много, то выдавать кассирам-операционистам разменные деньги целесообразно через уполномоченное лицо (раздатчика). Им могут быть, например, старший кассир, заведующий магазином, старший по торговому залу.
Законодательством прямо не установлено, что разменные деньги можно оставлять в денежном ящике ККТ на конец дня. Поэтому во избежание споров с налоговыми органами рекомендуем по окончании смены разменную монету и купюры возвращать в кассу организации, чтобы в денежном ящике ККТ наличных денег не оставалось.
В конце смены кассиры-операционисты возвращают разменные деньги в кассу организации напрямую или через уполномоченное лицо.
Документальное оформление передачи разменных денег
Документальное оформление передачи разменных денег зависит от того, как кассиры-операционисты их получают – непосредственно в кассе организации или через раздатчика.
Разменные деньги кассиры-операционисты получают в кассе организации
Выдачу кассиру-операционисту разменной монеты и купюр из кассы организации оформляйте расходным кассовым ордером, а их возврат в кассу – приходным кассовым ордером (п. п. 5, 6 Указания N 3210-У).
В расходном кассовом ордере фамилия, имя и отчество кассира-операциониста указываются в строке “Выдать”, а в приходном кассовом ордере и квитанции к нему – в строке “Принято от”.
В строке “Основание:” укажите:
- в расходном кассовом ордере – “для размена”;
- в приходном кассовом ордере и квитанции к нему – “возврат размена”.
По каждому расходному и приходному кассовому ордеру сделайте записи в кассовой книге (пп. 4.6 п. 4 Указания N 3210-У).
Разменные деньги кассирам-операционистам выдает уполномоченное лицо (раздатчик)
Если разменную монету и купюры кассиры-операционисты получают не напрямую в кассе организации, а через уполномоченное лицо (раздатчика), то операции по передаче денег оформляйте следующим образом.
| Наименование операции | Документальное оформление |
| Выдача из кассы организации разменных денег раздатчику | 1. На сумму выдаваемых раздатчику денег оформите расходный кассовый ордер (Указание N 3210-У). В строку “Выдать” впишите фамилию, имя и отчество раздатчика. В строке “Основание:” укажите “для размена”. 2. На основании расходного кассового ордера сделайте запись в кассовой книге (пп. 4.6 п. 4 Указания N 3210-У) |
| Передача разменных денег раздатчиком кассиру-операционисту | Для подтверждения факта передачи денег можно использовать один из следующих документов: – книгу учета принятых и выданных кассиром денежных средств по форме N КО-5 (Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88); – документ, форма которого определена руководителем организации и утверждена учетной политикой (ч. 4 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете, п. 4 ПБУ 1/2008 “Учетная политика организации”). Такой документ должен содержать все обязательные реквизиты первичного учетного документа |
| Возврат кассиром-операционистом разменных денег раздатчику | |
| Возврат раздатчиком разменных денег в кассу организации | 1. На сумму полученных от раздатчика денежных средств оформите приходный кассовый ордер (п. 5 Указания N 3210-У). В строку “Принято от” впишите фамилию, имя и отчество раздатчика. В строке “Основание:” укажите “возврат размена”. Такие же записи сделайте в квитанции к приходному кассовому ордеру. 2. На основании приходного кассового ордера сделайте запись в кассовой книге (пп. 4.6 п. 4 Указания N 3210-У) |
Отражение в бухгалтерском учете операций по передаче разменных денег
В бухгалтерском учете операции по передаче разменных денег отражают записями по субсчетам счета 50 “Касса”.
| Содержание операций | Дебет | Кредит | Первичный документ |
| Выданы денежные средства для размена в операционной кассе | 50-2 | 50-1 | Расходный кассовый ордер |
| Отражен возврат размена из операционной кассы | 50-1 | 50-2 | Приходный кассовый ордер |
