Что такое спецификация к договору поставки и как ее составить, образец спецификации

Что такое спецификация к договору поставки

Спецификация к договору поставки — это двусторонний документ, в котором содержится перечень поставляемых товаров с указанием их наименования, количества, сорта, марки и т.п. При необходимости в спецификации указывают также качественные характеристики и цену товара. Часто в спецификацию выносятся условия, которые сторонам неудобно указывать в договоре (например, ввиду большого количества наименований поставляемого товара). В спецификации обычно указываются товары, поставляемые одновременно (одной партией).

Когда нужно составлять спецификацию

Необходимость составления спецификации вытекает из содержания вашего договора поставки. Она потребуется, когда:

• ее составление прямо предусмотрено договором;
• в договоре не полностью согласованы (не конкретизированы) условия о наименовании и (или) количестве поставляемого товара. Например, в договоре поставки указали вид товара — деревянная офисная мебель, но не определили категорию (столы, тумбы, шкафы и т.д.) и модель. В такой ситуации спецификация необходима, чтобы согласовать предмет договора. Если ее (или иного документа, в котором вы согласовали данные условия) нет, договор поставки может быть признан незаключенным (п. 3 ст. 455, п. 2 ст. 465, п. 5 ст. 454, п. 1 ст. 432 ГК РФ);
• в договоре не определен (не полностью определен) ассортимент товара. Например, вы заключили договор на поставку одежды, согласовали вид, модель, цвет и общее количество (пальто женское, модель «Лайма», цвет светло-зеленый, 50 шт.). При этом в договоре не указано, какие размеры нужны покупателю и в каком количестве. Если не составить спецификацию или иной подобный документ, условие об ассортименте окажется несогласованным. Как следствие, покупатель не сможет требовать передачи товара в ассортименте или отказаться от принятия и оплаты товара, ссылаясь на то, что он не соответствует ожидаемому ассортименту (п. 1 ст. 467, п. 1 ст. 468 ГК РФ). Если существо обязательства предполагает поставку товара в ассортименте, поставщик будет вправе определить его самостоятельно исходя из известных ему на момент заключения договора потребностей покупателя или отказаться от исполнения договора (п. 2 ст. 467 ГК РФ);
• вы заключили рамочный договор поставки и нужно согласовать условия конкретной поставки, которые в рамочном договоре остались открытыми (п. 1 ст. 429.1 ГК РФ). Например, заключен рамочный договор поставки сувенирной продукции. Покупатель выбирает из каталога поставщика необходимые ему товары в нужном количестве и стороны согласуют поставку этого товара путем подписания спецификации. Без согласования условий о конкретном наименовании и количестве товара конкретная сделка не будет считаться заключенной, права и обязанности по ней не возникнут (п. 1 ст. 432, п. 2 ст. 307 ГК РФ).

Как составить спецификацию к договору поставки

Поскольку в спецификации, как правило, отражены существенные условия договора поставки, нужно соблюсти простую письменную форму (п. 1 ст. 432, п. 1 ст. 161 ГК РФ). Спецификация составляется в виде одного документа, подписанного сторонами, по одному экземпляру для каждой из сторон.

Составить спецификацию вы можете в произвольной форме. К ней нет обязательных требований. Но если вы утвердили форму спецификации как приложение к договору, нужно использовать ее (ст. 309 ГК РФ).

Укажите в спецификации:

• дату и место составления (не обязательно, если спецификация — приложение к договору и подписывается вместе с ним);
• номер спецификации (при необходимости);
• реквизиты договора поставки;
• наименования сторон, Ф.И.О. и должности (либо данные о доверенности) лиц, которые подписывают спецификацию;
• перечень поставляемых товаров с подробным описанием по каждой позиции;
• количество товара по каждой позиции в соответствующих данному товару единицах измерения;
• цену за единицу товара в каждой позиции, сумму для всех товаров данной позиции, общую стоимость указанного в спецификации товара (при необходимости);
• дополнительные условия, характеристики текущей поставки (при необходимости). Например, если по условиям рамочного договора поставки способ доставки определяется отдельно для каждой партии товара, его следует указать в спецификации.

Подписать спецификацию должны уполномоченные на это лица. Особенно важно это в случае, когда с помощью спецификации вы согласовываете существенные условия договора. В противном случае вы можете столкнуться с проблемой подписания договора неуполномоченным лицом.

Как описать товар в спецификации

В спецификации рекомендуем максимально полно описывать каждую позицию поставляемого товара. Сведений должно быть достаточно, чтобы однозначно определить каждый экземпляр поставляемой продукции. Это поможет избежать споров, упростит формирование партии товара для поставщика и ее приемку для покупателя.

Для каждой товарной позиции укажите:

• наименование (вид, категорию) товара. Можно воспользоваться каталогами поставщика или классификаторами, например ОК 034-2014 (КПЕС 2008);
• товарный знак (торговую марку), модель, артикул;
• технические характеристики и иные признаки, позволяющие отличить товар, в том числе при поставке в ассортименте (материал изготовления, размер, цвет, мощность и т.п.).

Когда товарных позиций много, удобно привести эти данные в виде таблицы.