Когда клиент приходит ко мне с готовой инвестицией и уверенностью, что «документы уже собраны», я почти всегда задаю один вопрос: а они заверены так, как этого требует страна подачи? Я старший консультант по инвестиционной иммиграции в BRIDGES, и по моему опыту именно на этом шаге теряется больше всего времени. Справка есть, свидетельство есть, а принять их не могут, потому что на документе нет нужного удостоверения. Разберу, чем апостиль отличается от консульской легализации, кто их проставляет и где заявители ошибаются.
Иностранное ведомство не обязано верить на слово, что печать российского ЗАГСа или подпись российского нотариуса настоящие. Поэтому документ, выданный в одной стране, для использования в другой проходит процедуру, которая подтверждает подлинность подписи, полномочия должностного лица и подлинность печати. Содержание документа при этом никто не проверяет. Апостиль не делает справку «правдивее», он лишь подтверждает, что её выдал реальный орган.
Апостиль предусмотрен Гаагской конвенцией 1961 года, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов. Если и страна, где документ выдан, и страна, куда его подают, участвуют в конвенции, достаточно одного штампа апостиля. Его ставит уполномоченный орган того государства, которое выдало документ.
Для российских документов это означает, что апостиль проставляют в России, а не за границей. Причём орган зависит от вида документа:
Отсюда первая практическая сложность: если человек уже уехал, получить апостиль на российский документ из-за рубежа можно, но обычно только через представителя по доверенности. Подробнее о том, как это устроено, можно прочитать на странице про апостиль и истребование документов из России.
Если страна, куда вы подаёте документы, не участвует в Гаагской конвенции, апостиль там не принимают. Тогда нужна консульская легализация. Это многоступенчатая процедура: документ последовательно заверяют в органах страны выдачи, затем в консульстве страны назначения. Каждый этап занимает время, и сроки сложно предсказать заранее.
Порядок для каждой страны свой, поэтому я всегда начинаю с проверки двух вещей: участвует ли страна назначения в конвенции и нет ли между государствами договора, который вообще освобождает от удостоверения. Например, между участниками Минской конвенции 1993 года о правовой помощи документы принимаются без легализации и без апостиля. Если ни одно исключение не подходит, остаётся консульская легализация документов, и её лучше закладывать в план заранее.
Первая ошибка: ставят апостиль на перевод вместо оригинала или наоборот. Для многих программ нужен апостиль на сам документ, а затем перевод вместе с апостилем. Есть страны, которые требуют перевод присяжного переводчика уже на своей территории. Порядок действий нужно сверить до того, как вы что-то заверяете.
Вторая ошибка: путают срок действия апостиля и срок действия документа. Сам апостиль бессрочный. Но принимающее ведомство часто требует, чтобы отдельные документы, например справка о несудимости или выписка из банка, были выданы не раньше определённого срока до подачи. Если справку получили слишком рано, апостиль на ней не спасёт.
Третья ошибка: исправляют данные в одном документе и забывают про остальные. Транслитерация фамилии в загранпаспорте, свидетельстве о браке и переводе должна совпадать. Расхождение в одной букве превращается в запрос дополнительных пояснений.
Четвёртая ошибка: собирают пакет на всю семью по одному шаблону. У ребёнка, супруга и родителей разный набор документов, а значит разные органы и разные сроки получения апостиля.
Удостоверение документов кажется формальностью, но именно оно часто растягивает подготовку к ВНЖ или второму гражданству на недели. Апостиль проще и быстрее, легализация дольше и требует больше этапов, а иногда не нужно ни то, ни другое. Разобраться в этом до начала сбора пакета дешевле, чем переделывать документы после отказа в приёме.
Если у вас есть вопрос по конкретной стране или документу, пишите в комментариях, постараюсь подсказать.
Дарья Мельник, BRIDGES