Персональный компьютер (ПК) – вещь привычная и хорошо знакомая даже детям. Его предназначение предельно понятно. Его возможности достаточно хорошо изучены. Но когда речь заходит о вычислительной технике как объекте бухгалтерского учета, тогда появляется сомнения и вопросы.
Если это ноутбук, то ясно, что это один объект. Но если это стационарный компьютер, который состоит из нескольких легко разъединяющихся элементов (монитор, системный блок, клавиатура, мышка), то как правильно его оприходовать: как один ПК или как несколько самостоятельных видов компьютерной техники? Попробуем разобраться.
Компьютер = основное средство? Не всегда
Если обобщить законодательные выкладки, то что-либо является основным средством, если соблюдаются одновременно два условия:
- Срок полезного использования (ожидаемый) больше 12 месяцев.
- Первоначальная (историческая) стоимость больше 40000 р. (по умолчанию; если в учетной политике предприятия не прописан другой лимит).
Срок функционального использования любого ПК больше года (первое условие соблюдается всегда). А вот стоимость у всех видов вычислительной техники разная.
Если удалось приобрести компьютер дешевле, чем лимитное значение, то его не стоит считать основным средством (ОС). Такой объект рассматривают, как часть материально-производственных запасов (п.4 ПБУ 5/01 и п.5 ПБУ 6/01).
Если же компьютер обошелся дороже, тогда он – законное основное средство. И его придется амортизировать.
Как определить амортизационную группу?
Для определения амортизационной группы компьютера бухгалтер должен использовать Общероссийский классификатор основных фондов ОК 013-94 (ОКОФ), который был утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 26.12.1994 г. № 359. Полезную информацию содержит и Классификация основных средств, утвержденная Постановлением Правительства РФ от 01.01.2002 г. № 1.
Чтобы правильно определить для каждого ОС группу (одну из десяти), нужно сопоставить два ключевых параметра:
- срок полезного использования (указан в интервалах «от»…«до»);
- вид основного средства (его эксплуатационное предназначение).
Каждая группа в своем составе имеет подгруппы с соответствующими кодами.
Учет поступления основных средств
У предприятия есть два классических варианта для организации учета ПК.
Вариант № 1. Один объект с обобщающим названием «Персональный компьютер». Такой подход приветствуется работниками налоговой службы. Главный аргумент инспекторов: составные части компьютера (монитор, системный блок, клавиатура и мышка) не могут использоваться сами по себе, а, значит, составляют единый учетный объект (письмо Минфина РФ от 14 ноября 2008 г. № 03-11-04/2/169). Зачастую совокупная стоимость комплектующих превышает 40000 рублей и поэтому такой ПК становится полноправной частью ОС. Это легче доказать, даже если в инвентарной карточке перечислены все составные части.
Хотя этот вариант радует налоговиков и одобряется правительством, для бухгалтера он имеет ряд неудобств:
- придется начислять амортизацию;
- нужно оформлять больше документов (карточки, акты введения в эксплуатацию, акты на списание);
- в некоторых случаях трудно правильно назвать бухгалтерский объект (например, не назовешь ПК систему, когда от одного системного блока работают несколько мониторов);
- трудности, связанные со списанием вышедших из строя ключевых элементов или с заменой их на более современные модели.
Источник поступления техники определяет корреспонденцию бухгалтерских счетов. ПК могут поступить на предприятие из таких источников:
- как вклад участников в уставной капитал;
- за плату по договору купли-продажи;
- в обмен на другие активы (подобные и неподобные);
- в результате собственного изготовления или строительства;
- безвозмездно (как подарок или пожертвование);
- как излишки, выявленные во время инвентаризации.
Выбрав данный способ учета ПК, все затраты, связанные с приобретением его отдельных составных частей, следует отразить в учете такими бухгалтерскими записями:
1) Поступил компьютер на предприятие: Дт 08 – Кт 60,71,76,98 …
(Кт зависит от источника)
2) Отражена сумма НДС: Дт 19 – Кт 60, 71, 76.
Потом при вводе в эксплуатацию, оформив для ноутбука акт о приеме-передаче объекта (ф. № ОС-1) или для стационарного многокомпонентного компьютера акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (ф. № ОС-1б), делают запись:
3) Введен в эксплуатацию ПК: Дт 01 – Кт 08.
Вариант № 2. Все компоненты компьютера учитываются отдельно как самостоятельные объекты. Такой вариант существенно облегчает жизнь бухгалтеру, который умеет обосновывать свою позицию перед контролирующими органами. Во-первых, учтенные по отдельности комплектующие, скорее всего, будут стоить меньше 40000 рублей, а, значит, в налоговом учете их можно списать как материальные затраты. Во-вторых, там, где отсутствует основное средство, отпадает необходимость начислять амортизацию. В-третьих, если какой-то объект вышел из строя, его безболезненно можно отремонтировать или заменить, отразив стоимость таких работ в виде единовременных затрат.
Практичный совет: чтобы подготовиться к вопросам со стороны налоговиков по поводу выбора такого подхода, запаситесь аргументами:
а) Можно сказать, что комплектующие – это совершенно разные инвентарные предметы, потому что:
- традиционные компоненты настольных ПК не являются в полной мере комплексом сочлененных предметов (не отвечают всем требованиям);
- могут стать запасными частями к офисной технике или могут выполнять самостоятельные функции (например, жесткий диск можно использовать как очень большой USB-флеш-накопитель для хранения информации);
- могут функционировать в любой другой комплектации, отличной от поступившей на предприятие (например, в результате поломки любое устройство может быть успешно подключено к другому компьютеру).
И вежливо упомяните, что вы знакомы с судебными решениями в пользу таких аргументов (например, определение Высшего арбитражного суда РФ от 16.05.2008 г. № 6047/08) )
б) Покажите определенные предприятием сроки полезного использования каждого компонента ПК. Они должны существенно отличаться друг от друга, но соответствовать нормативным границам для компьютерной техники. Помочь в этом может техническая документация производителя. А затем сошлитесь на п. 6 ПБУ 6/01, который предусматривает для таких случаев ведение отдельного учета для каждого компонента.
Но помните: этот вариант легче обосновать, если в сопроводительных документах основные компоненты компьютера отражены отдельно и имеют свою стоимость.
Если же бухгалтер начнет самостоятельно дробить объект «Компьютер Lenovo H-50» на части, это вызовет много вопросов у проверяющих. Детализация в документах также поможет при модернизации или частичной ликвидации.
Остановившись на этом методе, бухгалтер будет иметь несколько объектов. Часть из них по стоимости станет ОС и их следует учитывать так же, как в способе № 1. А более дешевые комплектующие будут оприходованы как МПЗ. И в бухгалтерском, и в налоговом учете (когда собственник компьютера является плательщиком налога на прибыль) вся стоимость должна быть списана единовременно (п. 5 ПБУ 6/01, п. 1 ст. 256 НК РФ). Это может выглядеть так:
- Поступил монитор на предприятие: Дт 10 – Кт 60,71,76,98 …
(в зависимости от источника). - Отражена сумма НДС: Дт 19 – Кт 60, 71, 76.
- Списана стоимость монитора на затраты: Дт 20 – Кт 10.
Ускоренная амортизация компьютера
Амортизацию нужно начислять ежемесячно исходя из первоначальной стоимости ПК и срока его эксплуатации.
Самым распространенным методом является прямолинейный:
А=Первоначальная стоимость : Ожидаемое количество лет эксплуатации : 12.
Но можно использовать и нелинейные подходы.
В бухгалтерском учете можно использовать ускоренную амортизацию для компьютера, но при этом нельзя уменьшать срок его полезного использования. А налоговый учет сегодня не дает такой возможности, потому что оргтехника не зафиксирована в ст. 259.3 НК РФ.
Если бухгалтер готов амортизировать объекты дважды различными методами – один раз для себя, а второй раз для налоговиков – это его право.
[box type=”warning”] Внимание! С 01 января 2019 года вступят в силу дополнения в п.1 статьи 259.3 НК, которая регламентирует использование ускоренной амортизации с коэффициентом 2. Изменения следующего характера: для основного технического оборудования (перечень разрабатывает Правительство РФ), которое эксплуатируется с применением самых лучших из доступных технологий, можно будет применить коэффициент 2 при расчете износа (ФЗ от 21.07.2014 № 219-ФЗ).[/box]
То есть если предприятие использует особый вид высокотехнологичной компьютерной техники (не примитивный ПК), и эта техника является для данного предприятия основным (производственным) оборудованием, тогда бухгалтер может применить метод ускоренной амортизации. Вероятнее всего, эта поправка затронет только узкоспециализированные IT-компании.
Можно ли «малоценный» ПК отправить в инвентарь производственный и хозяйственный?
Некоторые полагают, что недорогой (меньше 40000 р. или другого лимита) компьютер можно учитывать в виде технического или производственного инвентаря. Нормативного подтверждения этой версии нет.
Действительно, в нескольких группах ОКОФ есть такой компонент, как инвентарь. Но его расшифровка не содержит даже намека на компьютер. Даже категория «Учебное оборудование» в группе 3 не может прямо относиться к офисной технике.
Единственный логичный способ учета «малоценного» ПК – это считать его частью МПЗ. Такие ценности и их движение нужно контролировать (п.5 ПБУ 6/01, абз.4). Для этого не стоит использовать карточки учета основных средств.
Минфин разрешил использовать первичные документы для учета запасов: приходный ордер (Ф. № М-4), требование-накладная (Ф. № М-11), карточка учета материалов (ф. № М-17) и др. (Письмо от 30.05.2006 г. № 03-03-04/4/98). Благодаря такому несложному учету персонал будет более бережно относиться к технике.
Раздел, в который следует занести компьютер
Все комплектующие компьютера и дополнительное оборудование к нему (модем, сканер, принтер и др.) относятся ко второй амортизационной группе (срок службы от 2 до трех лет включительно).
В зависимости конфигурации и предназначения конкретную компьютерную технику следует определить в одну из подгрупп:
- код 14 3020000 6 «Техника электронно-вычислительная» (для универсальных ПК)
- код 14 3020205 5 «ЭВМ специализированные» (используются для решения очень узкой группы задач или четко определенных узких функций: рабочие станции, серверы, ЭВМ военного назначения; системы спутниковой связи и наблюдения)
- код 14 3020206 8 «ЭВМ управляющие» (техника, которая управляет определенными процессами в режиме реального времени: микропроцессоры, транспьютеры, датчики контроля, система управление автоматизированными технологическими линиями).
Однако, если учет составных частей ПК будет осуществляться отдельно, тогда нужно обращать внимание на срок эксплуатации. Например, блок бесперебойного питания (ИБП) попадет не во вторую, а в третью группу (от 3 до 5 лет) с кодом 143222000.
Обобщим:
- для правильного учета компьютера нужно выбрать наиболее подходящий вариант (что будет отражено, как и почему);
- подготовить юридическое обоснование своей учетной политики на случай налоговой проверки;
- безупречно оформлять первичную документацию и в полной мере начислять амортизацию.
Словом, работайте много и последовательно, как компьютер.
