Акт выполненных работ – это подписанный заказчиком и подрядчиком документ, в котором фиксируются факт и результаты приемки работы.
Обязательное составление акта при приемке работы предусмотрено только для договора строительного подряда (п. 4 ст. 753 ГК РФ). Статья 720 ГК РФ не содержит требования об оформлении результатов приемки в письменном виде. Однако акт выполненных работ может быть использован сторонами в качестве письменного доказательства в суде (ст. 75 АПК РФ, ст. 71 ГПК РФ). Кроме того, составление письменного документа позволяет однозначно зафиксировать дату приемки работы, что имеет существенное значение для определения момента перехода к заказчику риска случайной гибели работы (ст. 705 ГК РФ) и возникновения обязанности заказчика оплатить работу (п. 1 ст. 711 ГК РФ).
Следует иметь в виду, что согласно сложившейся судебной практике акт фиксирует исполнение подрядчиком его обязанностей по договору и не может рассматриваться в качестве сделки по смыслу ст. 153 ГК РФ. По этой причине акт не может быть признан недействительным по правилам о недействительности сделок (Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 22.03.2012 по делу N А43-29613/2010, Постановление ФАС Московского округа от 29.07.2010 N КГ-А41/7506-10). То, что акты выполненных работ не являются сделками, означает также, что при их составлении не требуется соблюдение порядка, предусмотренного ст. ст. 78 – 79 Федерального Закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ “Об акционерных обществах” для заключения крупных сделок (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 20.03.2009 по делу N А05-3246/2008). Равным образом при составлении акта не применяются правила о заключении крупных сделок в обществе с ограниченной ответственностью (ст. 46 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ “Об обществах с ограниченной ответственностью”) и правила заключения сделок с заинтересованностью (ст. ст. 81 – 84 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ “Об акционерных обществах”, ст. 45 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ “Об обществах с ограниченной ответственностью”). Отметим, что принадлежность акта выполненных работ к сделкам отрицается не только в судебной практике, но и в юридической литературе (Ершов О.Г. Подписание акта приемки результата строительных работ: сделка, сделкоподобные или фактические действия? // “Право и экономика”, 2012, N 7).
Согласование условия о составлении акта
В соответствии с п. 4 ст. 421, п. 1 ст. 720 ГК РФ стороны могут предусмотреть в договоре, что приемка работы оформляется двусторонним актом выполненных работ (актом приемки-сдачи работ).
В таком случае в договоре могут быть определены:
– форма акта выполненных работ;
– содержание акта;
– порядок составления, направления и подписания акта;
– последствия отказа заказчика от подписания акта;
– оформление приемки выполненных работ с помощью универсального передаточного документа.
Форма акта выполненных работ по договору подряда
Глава 37 ГК РФ не содержит требований к форме акта выполненных работ. В п. 4 ст. 753 ГК РФ, регулирующей приемку работ по договору строительного подряда, указано лишь, что сдача-приемка работ оформляется актом, подписанным обеими сторонами.
Формы актов приемки некоторых видов работ содержатся в подзаконных нормативных актах. Например, Постановлением Госкомстата от 11.11.1999 N 100 утверждены унифицированные формы первичной учетной документации, в том числе форма КС-2 для приемки строительно-монтажных работ.
Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ “О бухгалтерском учете” не содержит положений об обязательном применении названных форм. Однако стороны могут предусмотреть использование формы КС-2 при заключении договора строительного подряда, а также взять ее за основу при составлении акта приемки других работ (не связанных со строительством). Условие о приемке работы по акту формы КС-2 позволит сторонам не перечислять в договоре все необходимые реквизиты акта.
Следует учесть, что некоторые реквизиты формы КС-2 применимы только к строительным работам и их не следует включать в форму акта, используемого для оформления приемки других видов работ.
Пример формулировки условия:
“Приемка выполненной работы оформляется сторонами путем составления и подписания акта выполненных работ по форме КС-2, предусмотренной Постановлением Госкомстата от 11.11.1999 N 100”.
Согласно ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ “О бухгалтерском учете” формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством РФ. Соответственно, стороны, не являющиеся организациями государственного сектора, могут использовать форму, утвержденную подрядчиком или заказчиком, или разработать форму совместно, согласовав ее в приложении к договору.
Пример формулировки условия:
“При приемке работ стороны составляют акт выполненных работ по форме, согласованной в Приложении N 1, которое является неотъемлемой частью настоящего договора”.
Если в договоре требования к форме акта выполненных работ не согласованы
Стороны могут использовать форму, определенную руководителем заказчика или подрядчика в соответствии с ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ “О бухгалтерском учете”. Также они могут применить форму универсального передаточного документа, рекомендованную письмом ФНС России от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@.
Содержание акта выполненных работ по договору подряда
В Гражданском кодексе РФ не предусмотрены требования к содержанию акта выполненных работ. Однако с учетом того, что такой акт используется для целей бухгалтерского учета, в нем рекомендуется предусмотреть обязательные реквизиты, которые должны содержаться в первичных учетных документах в соответствии с ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ “О бухгалтерском учете”. К ним относятся:
– наименование документа (акт выполненных работ);
– дата составления;
– наименование экономического субъекта, составившего документ (в данном случае – наименование или ФИО заказчика и подрядчика);
– содержание факта хозяйственной жизни (т.е. сведения о видах и объеме выполненных подрядчиком работ);
– величина натурального или денежного измерения факта хозяйственной жизни (сведения о цене работ);
– должности и личные подписи лиц, совершивших сделку, операцию и ответственных за ее оформление, с указанием фамилий и инициалов (т.е. подпись лиц, уполномоченных действовать от имени заказчика и подрядчика).
Обязательно ли проставлять печать на акте выполненных работ?
Ответ: Нет, не обязательно.
Обоснование: Оттиск печати организации не относится к числу реквизитов, которые согласно ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ “О бухгалтерском учете” должен содержать первичный учетный документ (в том числе акт выполненных работ).
Печать, в соответствии с п. 5.24 Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.97-2016, заверяет подлинность подписи должностного лица.
Отсутствие печати само по себе не свидетельствует об отсутствии полномочий на подписание акта оказанных услуг (см. Постановление Арбитражного суда Дальневосточного округа от 02.06.2015 N Ф03-1931/2015 по делу N А51-24609/2014). Однако стороны, как правило, требуют от контрагента ставить печать, поскольку доступ к ней может подтвердить полномочия лица подписывать акт (см. Постановления Арбитражного суда Волго-Вятского округа от 17.05.2016 N Ф01-1606/2016 по делу N А39-4488/2015, от 31.03.2016 N Ф01-729/2016 по делу N А43-281/2015, Арбитражного суда Уральского округа от 31.01.2017 N Ф09-12312/16 по делу N А76-817/2016).
Общества с ограниченной ответственностью и акционерные общества не обязаны иметь печать. При ее наличии сведения о печати должны быть зафиксированы в уставе общества (п. 5 ст. 2 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ “Об обществах с ограниченной ответственностью”, п. 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ “Об акционерных обществах”). Если у стороны есть печать и это отражено в уставе, она может ее использовать, в том числе при составлении акта.
Стороны вправе включить в акт и иные данные (п. 4 ст. 421 ГК РФ). В частности, во избежание возможных споров рекомендуется предусмотреть включение в акт:
– реквизитов договора подряда, во исполнение которого составлен акт;
– сведений о выявленных недостатках в работе.
Включение в акт реквизитов договора подряда
Для определения того, во исполнение какого договора выполнялись работы и был составлен акт, в акте выполненных работ следует указать дату заключения и номер договора. Это особенно важно в случаях, когда между заказчиком и подрядчиком заключено несколько договоров подряда.
Пример формулировки в акте:
“Работы выполнены по договору N _____ от 01.02.2012, заключенному между _________”.
Если реквизиты договора, по которому выполнялись работы, в акте не предусмотрены:
У сторон могут возникнуть затруднения при использовании акта в качестве доказательства выполнения работ, так как он может быть признан не имеющим отношения к делу (ч. 1 ст. 67 АПК РФ, ст. 59 ГПК РФ). Однако если акт подписан обеими сторонами без замечаний и другой договор подряда сторонами не заключался, то акт, не содержащий ссылки на договор, будет признан доказательством выполнения работ.
Включение в акт сведений о видах, объеме и стоимости выполненных по договору подряда работ
В акте следует указать виды произведенных работ и их объем. Это позволит определить, надлежащим ли образом выполнены подрядчиком обязательства по договору.
Пример формулировки:
“Подрядчиком выполнены следующие виды работ:
1)_________;
2)_________;
3)_________.
В силу возникшей необходимости подрядчиком также проведены дополнительные виды работ:
1)_________;
2)_________”.
Также в акте выполненных работ должна быть указана их стоимость.
Если в соответствии с п. 4 ст. 709 ГК РФ цена в договоре является приблизительной, в акте следует указать окончательную цену работ. После подписания акта сторонами работа будет подлежать оплате по этой цене. Однако в дальнейшем заказчик сможет доказывать в суде, что цена была завышена.
Если цена работы по договору является твердой, но в акте указана цена, отличная от установленной договором, суды по-разному определяют цену, по которой должна быть оплачена работа. Согласно одной позиции работа оплачивается по цене, указанной в договоре, согласно другой – применяется цена, содержащаяся в акте.
Если сведения об объеме и стоимости выполненных работ в акте не предусмотрены:
Акт, не содержащий сведений об объеме и стоимости выполненных работ, не будет признан доказательством выполнения работы.
Включение в акт сведений об обнаруженных недостатках выполненной по договору подряда работы
Если в ходе приемки заказчик обнаружил в работе недостатки, он вправе указать на них в акте выполненных работ (п. 2 ст. 720 ГК РФ).
Пример формулировки:
“При осмотре результата работы заказчиком выявлены следующие недостатки:
1)_________;
2)_________;
3)_________.”.
Следует иметь в виду, что при подписании акта заказчик может не иметь технической возможности включить в него сведения о недостатках работы. Это возможно, если акт был подготовлен подрядчиком и не содержит соответствующего раздела или в случае, когда стороны предусмотрели использование формы КС-2, установленной Приказом Госкомстата от 11.11.1999 N 100, в которой также не предусмотрено графы для указания на недостатки. В такой ситуации заказчику следует отказаться от подписания акта с указанием мотивов отказа (обнаружение недостатков) и изложить сведения о недостатках в отдельном документе, который в соответствии с п. 1 ст. 720 ГК РФ должен быть вручен или направлен подрядчику.
Если сведения о недостатках не включены в акт выполненных работ:
В судебной практике существует позиция, согласно которой подписание акта выполненных работ без замечаний может лишить заказчика права в дальнейшем ссылаться на недостатки работ. В то же время существует и другая точка зрения, в соответствии с которой заказчик в этой ситуации лишается права ссылаться только на явные недостатки. Кроме того, есть практика, в соответствии с которой за заказчиком сохраняется право предъявить претензии по качеству работы, если он представит доказательства.
Следует учитывать, что заказчик после приемки работы вправе заявить о выявленных им скрытых недостатках (п. 4 ст. 720 ГК РФ). В то же время, если он принял работу без проверки и подписал акт, то в дальнейшем он не сможет ссылаться на недостатки, которые могли быть выявлены при проверке (явные недостатки), если иное не установлено договором подряда (п. 3 ст. 720 ГК РФ).
Порядок направления и подписания акта выполненных по договору подряда работ
В соответствии с п. 1 ст. 720 ГК РФ осмотр и приемка работы осуществляются заказчиком в присутствии подрядчика. Одновременно с приемкой составляется и подписывается акт выполненных работ. Однако в ряде случаев возможно направление акта выполненных работ ранее осмотра их результата. Так, направление акта может быть использовано подрядчиком как уведомление заказчика о готовности работы к приемке.
С учетом возможности направления акта заказчику в договоре следует согласовать порядок его направления. В частности, можно предусмотреть адрес, по которому направляется акт выполненных работ, и перечень документов, необходимых заказчику для приемки. Следует также установить срок, в который заказчик обязан осмотреть и принять результат работы и подписать акт выполненных работ.
Пример формулировки условия:
“После завершения работы подрядчик направляет заказчику акт выполненных работ по адресу: _________. К акту прилагаются: ____________. Заказчик осматривает, принимает работу и подписывает акт в течение _______ дней.
Стороны в соответствии с п. 4 ст. 421 ГК РФ вправе предусмотреть в договоре направление акта не только по почте, но и с использованием факсимильной связи.
Также акт может быть направлен посредством электронной связи. Для того чтобы акт, направленный по факсу или электронной почте, мог быть использован в суде в качестве доказательства, сторонам следует согласовать в договоре возможность использования документов, полученных посредством факсимильной, электронной или иной связи (ч. 3 ст. 75 АПК РФ). Для снижения вероятности споров относительно получения факсимильного сообщения другой стороной в договоре рекомендуется предусмотреть номера телефонов сторон, используемых для отправления факса, а также установить, что факсимильное сообщение должно быть зафиксировано в журнале учета факсимильных отправлений.
Внимание! Пленум Верховного Суда РФ в п. 65 Постановления от 23.06.2015 N 25 разъяснил, что юридически значимое сообщение может быть направлено в любой форме, соответствующей характеру сообщения и отношений, если иное не установлено законом, договором, не следует из обычая или практики, установившейся во взаимоотношениях сторон. При выборе формы необходимо учитывать наличие возможности достоверно установить впоследствии, от кого исходило сообщение и кому было адресовано.
В соответствии с п. 64 указанного Постановления стороны вправе согласовать, что акт выполненных работ направляется исключительно предусмотренным договором способом. В этом случае направление такого акта иным способом (например, ценным письмом с описью вложения вместо согласованного в договоре направления курьером) будет считаться ненадлежащим.
Пример формулировки условия:
“Акт выполненных работ может быть направлен посредством факсимильной связи (N факса ________). Акт, направленный с использованием факсимильной связи, признается доказательством выполненных работ, если он направлен с факса подрядчика на факс заказчика по указанному в договоре номеру, а сведения об отправке факса внесены в журнал учета факсимильных отправлений подрядчика”.
Если порядок составления и направления акта выполненных работ не согласован
В этом случае акт должен быть подписан сторонами в момент приемки (п. 1 ст. 720 ГК РФ) или подписан подрядчиком и направлен заказчику по адресу его государственной регистрации (п. п. 2, 3 ст. 54 ГК РФ).
Акт должен быть составлен и подписан на бумажном носителе, поскольку акт, представленный в иной форме (если она не предусмотрена договором), может быть не принят судом в качестве доказательства выполнения работы на основании ч. 3 ст. 75 АПК РФ.
В то же время в судебной практике акт, направленный с помощью факсимильной связи, признается надлежащим доказательством выполнения работы.
Подписание акта выполненных работ
Для придания акту доказательственной силы он должен быть подписан уполномоченными лицами заказчика и подрядчика.
Стороны могут определить в договоре лиц, имеющих право на осуществление приемки работы. Для этого следует указать:
– Ф.И.О. этих лиц;
– подтверждающие полномочия документы, которые будут предъявлены при подписании акта.
Если стороны являются юридическими лицами, то указанный документ могут подписывать:
– органы юридического лица, действующие в соответствии с законом, иными правовыми актами и учредительным документом (п. 1 ст. 53 ГК РФ). Например, в хозяйственных обществах это единоличный исполнительный орган: директор, генеральный директор, президент (ст. 40 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ “Об обществах с ограниченной ответственностью”, ст. 69 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ “Об акционерных обществах”);
– представители (сотрудники организации, иные лица), действующие от имени юридического лица на основании надлежащим образом оформленной доверенности (абз. 1 п. 1 ст. 182, п. 4 ст. 185.1 ГК РФ). Полномочия представителя также могут явствовать из обстановки, в которой он действует (абз. 2 п. 1 ст. 182 ГК РФ).
Как правило, акт подписывается уполномоченным лицом лично. Однако в силу п. 2 ст. 160, п. 4 ст. 421 ГК РФ стороны также вправе предусмотреть в договоре возможность использования в акте факсимильного воспроизведения подписи, электронной подписи или иного аналога собственноручной подписи.
Пример формулировки условия:
“При подписании акта выполненных работ допускается использование факсимильного воспроизведения подписи генерального директора заказчика”.
При отсутствии соответствующего условия акт выполненных работ, подписанный с использованием факсимиле подписи, может быть не признан надлежащим доказательством по делу
Если порядок подписания акта выполненных работ не согласован
Акт должен быть подписан либо заказчиком и подрядчиком собственноручно (если это физические лица или индивидуальные предприниматели), либо лицами, действующими от их имени на основании доверенности (ст. ст. 182, 185, 185.1 ГК РФ), либо в соответствии с п. 1 ст. 53 ГК РФ уполномоченными органами юридических лиц (если стороны – юридические лица).
Отказ заказчика от подписания акта выполненных по договору подряда работ
После того как подрядчик завершил работы и направил заказчику акт выполненных работ, может сложиться ситуация, когда заказчик отказывается от подписания акта.
Заказчик может отказаться от принятия результата работ, т.е. от подписания акта выполненных работ, по основаниям, предусмотренным Гражданским кодексом РФ. Так, в силу п. 2 ст. 405, п. 3 ст. 708 ГК РФ заказчик вправе не принимать работу, если подрядчик нарушил сроки исполнения договора и заказчик утратил интерес к исполнению.
Если заказчик отказался принимать выполненные работы и представил мотивированный отказ, то подрядчик должен доказать, что работы выполнены им качественно и в объеме, предусмотренном договором.
Заказчик, отказавшийся от принятия результата работ в соответствии с п. 2 ст. 405 ГК РФ, вправе потребовать от подрядчика возмещения убытков.
Кроме того, стороны могут установить в договоре основания и последствия отказа заказчика от приемки работы и, соответственно, от подписания акта выполненных работ. Так, они могут предусмотреть, что заказчик, обнаруживший недостатки в выполненной работе, вправе заявить об этом подрядчику, отказавшись от приемки работы и подписания акта выполненных работ.
Пример формулировки условия:
“Заказчик вправе отказаться от приемки работы и подписания акта выполненных работ, если в момент приемки в работе выявлены недостатки.
Немотивированный отказ заказчика от подписания акта выполненных работ
На практике заказчик может отказаться от подписания акта без какого-либо обоснования. Однако следует учитывать, что при этом он не освобождается от оплаты выполненных работ.
При немотивированном отказе заказчика от подписания акта подрядчик может подписать акт в одностороннем порядке и использовать его в суде в качестве доказательства выполнения работы.
Однако для того чтобы акт выполненных работ, подписанный только подрядчиком, мог быть принят в качестве доказательства, подрядчик, завершив работу, должен уведомить об этом заказчика (направить ему акт выполненных работ или оповестить иным образом). При неисполнении данной обязанности неподписанный заказчиком акт не признается доказательством выполнения работы.
Универсальный передаточный документ как форма акта приемки работ, выполненных по договору подряда
Стороны могут составить акт приемки выполненных работ в форме универсального передаточного документа (УПД), предложенной к использованию ФНС России в Письме от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@ “Об отсутствии налоговых рисков при применении налогоплательщиками первичного документа, составленного на основе счета-фактуры”.
Форма УПД основана на форме счета-фактуры и объединяет в себе указанные в ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ “О бухгалтерском учете” обязательные реквизиты первичных учетных документов и информацию счетов-фактур, используемых в целях исполнения законодательства по налогам и сборам, которая предусмотрена ст. 169 НК РФ.
В договор подряда стороны могут включить условие о составлении акта приемки выполненных работ в форме УПД. Это не противоречит ни положениям гл. 37 ГК РФ о подряде, ни требованиям ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ “О бухгалтерском учете”.
Пример формулировки условия:
“Приемка выполненной работы оформляется сторонами путем составления и подписания универсального передаточного документа по форме, предусмотренной в письме ФНС России от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@”.
Предложенная ФНС форма предполагает два возможных статуса УПД:
– документ, объединяющий счет-фактуру и передаточный акт (статус документа “1”);
– только передаточный акт (статус документа “2”).
Во втором случае не заполняются поля (или в них ставятся прочерки), которые предназначены для показателей, установленных в качестве обязательных исключительно для счета-фактуры. Статус УПД указывается при заполнении формы путем проставления отметки в соответствующей графе. Однако важно помнить, что фактический статус зависит от заполнения полей (реквизитов) формы (Приложение N 4 к Письму ФНС России от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@). Если заполнены только поля, предназначенные для первичного учетного документа (передаточного акта), то УПД может использоваться для подтверждения факта выполнения работ, но не будет применяться в качестве счета-фактуры.
ФНС России в указанном Письме отметила, что форма универсального передаточного документа носит рекомендательный характер и не ограничивает права хозяйствующих субъектов на использование иных соответствующих условиям ст. 9 Закона N 402-ФЗ форм первичных учетных документов (из действовавших ранее альбомов или самостоятельно разработанных) и формы счета-фактуры, установленной Постановлением от 26.12.2011 N 1137.
Стороны имеют право по своему усмотрению дополнить образец формы УПД любыми сведениями и данными, которые отражают специальные условия сделки (Письмо ФНС России от 23.12.2015 N ЕД-4-15/22619).
