После того как вы разместили извещение о проведении запроса котировок, необходимо организовывать прием конвертов с заявками. В назначенный в извещении день соберите комиссию, вскройте и рассмотрите поступившие заявки. Если заявки соответствуют требованиям, выберите из них самую дешевую. С этим участником в последующем и заключите контракт. Если отклонили всех, продлите прием заявок еще на четыре дня.
Как принять заявки на участие в запросе котировок
Организуйте прием и регистрацию заявок.
Заведите журнал регистрации котировочных заявок. Он ведется в свободной форме, требований к содержанию нет. Рекомендуем в таком журнале фиксировать номер закупки, время подачи заявки, присваиваемый ей порядковый номер, внешний вид конверта, способ подачи заявки, контактные данные подавших лиц, дату и время отзыва заявки. Регистрируйте все заявки, даже если на конверте нет информации о подавшем лице (ч. 3 ст. 77 Закона N 44-ФЗ).
Расписку в получении котировочной заявки выдавайте по требованию участника, это ваша обязанность (ч. 3 ст. 77 Закона N 44-ФЗ). Составьте ее в произвольной форме, включив информацию о закупке, дату и время получения заявки на участие.
Назначьте лиц, ответственных за сохранность поданных заявок, и определите помещение, в котором будут храниться заявки. Вы обязаны обеспечить сохранность, защищенность и конфиденциальность заявок, в противном случае должностное лицо может быть оштрафовано (ч. 4 ст. 77 Закона N 44-ФЗ).
Как вскрыть конверты с заявками на участие в запросе котировок
В день и время, указанные в извещении, соберите котировочную комиссию и вскройте конверты с заявками. Обязательно ведите аудиозапись вскрытия конвертов (ч. 1, 5 ст. 78 Закона N 44-ФЗ).
Допустите всех желающих лиц, подавших заявки, на заседание комиссии. Они имеют право вести аудио- и видеозапись процедуры (ч. 2, 5 ст. 78 Закона N 44-ФЗ).
Член котировочной комиссии при вскрытии каждой заявки должен объявить (ч. 1 ст. 78 Закона N 44-ФЗ):
- место, дату, время вскрытия конвертов или открытия заявок;
- наименование (для юрлица) либо фамилию, имя, отчество (при наличии) (для физлица);
- почтовый адрес каждого участника;
- предложение о цене контракта.
Если на заседании выявится, что один участник представил несколько заявок, верните ему все заявки, не рассматривая (ч. 4 ст. 78 Закона N 44-ФЗ).
На этом же заседании комиссии проведите рассмотрение заявок.
См. также: Создание комиссии по закупкам в рамках Закона N 44-ФЗ
Как рассмотреть котировочные заявки
Для выявления победителя комиссия должна рассмотреть и оценить представленные заявки.
Первым делом после вскрытия конвертов проверьте, содержат ли заявки все обязательные сведения из ч. 3 ст. 73 Закона N 44-ФЗ. Затем определите, соответствуют ли участники требованиям, установленным вами в извещении о проведении запроса котировок.
Отклоните котировочную заявку только в следующих случаях:
- заявка не соответствует требованиям, установленным в извещении;
- предложенная участником цена превышает НМЦК;
- участником не представлены обязательные сведения и документы.
Отклонять заявку на других основаниях нельзя (ч. 7 ст. 78 Закона 44-ФЗ).
Если все заявки отклонены, запрос котировок признается несостоявшимся. В этом случае сделайте следующее (ч. 2 ст. 79 Закона N 44-ФЗ):
- разместите на следующий день после вскрытия конвертов извещение о продлении срока подачи заявок на четыре рабочих дня;
- разошлите запросы не менее чем трем участникам, которые могут исполнить контракт.
Если подана только одна заявка, запрос котировок признается несостоявшимся. Составляйте протокол и заключайте контракт с таким единственным поставщиком, если он и его заявка соответствуют установленным в извещении требованиям (п. 1 ч. 1 ст. 79 Закона N 44-ФЗ). Также поступайте и в случаях, когда заявок подано было много, но допущена только одна (п. 2 ч. 1 ст. 79 Закона N 44-ФЗ).
Если заявок нет, запрос котировок признается несостоявшимся. В этом случае составляйте протокол и проводите закупку заново. Не забудьте при необходимости внести изменения в план-график (ч. 4 ст. 79 Закона N 44-ФЗ).
Победителем запроса котировок становится тот участник, заявка которого была допущена и содержала минимальное предложение о цене. Если таких заявок больше одной, то победителем признается тот участник, чья заявка была подана ранее. Результаты рассмотрения, оценки заявок и определения победителя зафиксируйте в протоколе (ч. 8 ст. 78 Закона N 44-ФЗ).
Составьте протокол рассмотрения и оценки котировочных заявок. В протоколе укажите (ч. 8 ст. 78 Закона N 44-ФЗ):
- информацию о заказчике;
- информацию о существенных условиях контракта;
- сведения обо всех участниках, подавших заявки;
- сведения об отклоненных заявках с обоснованием причин отклонения (ссылки на нормы закона и извещения о запросе котировок, которым не соответствуют заявки);
- предложение о наиболее низкой цене;
- информацию о победителе запроса котировок;
- информацию об участнике, предложившем цену контракта такую же, как и победитель, или сделавшем второе предложение по цене после победителя.
Протокол можно составить самостоятельно в текстовом редакторе или заполнить соответствующую форму в личном кабинете заказчика в ЕИС и распечатать ее. Это позволит сэкономить время, поскольку часть необходимой для протокола информации формируется в ЕИС автоматически. Заполнив электронную форму, вы одновременно подготовите протокол для размещения в ЕИС.
Оформите его в двух экземплярах. Один экземпляр останется у заказчика, другой вы передадите победителю с проектом контракта.
Подписанный всеми членами комиссии протокол разместите в ЕИС в день подписания.
Отвечайте на запрос разъяснений запроса котировок, только если он подан в отношении результатов рассмотрения и оценки заявок. У вас есть на это два рабочих дня с даты получения запроса. Участник может подать такой запрос на бумаге или в форме электронного документа. Отвечайте на запрос непосредственно участнику, в ЕИС ответ не размещайте (ч. 10 ст. 78 Закона N 44-ФЗ).
Не отвечайте на запросы разъяснений положений извещения, проекта контракта и других документов, прилагаемых к извещению о проведении запроса котировок. Законом N 44-ФЗ такие разъяснения не предусмотрены.
Как заключить контракт по результатам запроса котировок
Для этого заполните проект контракта данными из заявки и направьте вместе с экземпляром протокола рассмотрения и оценки заявок победителю. Сделайте это не позже двух рабочих дней со дня подписания протокола (ч. 8 ст. 78 Закона N 44-ФЗ).
Победитель в сроки, которые вы установили в извещении, должен представить вам подписанный со своей стороны контракт, обеспечение его исполнения и выписку из ЕГРЮЛ или нотариальный перевод документов о регистрации иностранного юридического лица (ч. 8, 11 ст. 78 Закона N 44-ФЗ).
Проверьте выписку из ЕГРЮЛ. Победитель может представить или оригинал, или нотариально заверенную копию. Выписка должна быть выдана не раньше, чем за шесть месяцев до даты размещения в ЕИС извещения о запросе котировок (ч. 11 ст. 78 Закона N 44-ФЗ). Проверьте по данным из выписки, не является ли победитель запроса котировок офшорной компанией (ч. 8.2 ст. 31 Закона N 44-ФЗ).
Если замечаний не выявили, подпишите контракт.
Срок заключения контракта по результатам запроса котировок: не раньше чем через семь дней с даты размещения в ЕИС протокола рассмотрения и оценки заявок и не позже чем через двадцать дней с даты подписания этого протокола (ч. 13 ст. 78 Закона N 44-ФЗ). При этом учитывайте, что вы должны направить проект контракта победителю не позже двух рабочих дней с даты подписания протокола, а победитель — подписать контракт в сроки, установленные извещением (ч. 8 ст. 78 Закона N 44-ФЗ).
Признайте победителя запроса котировок уклонившимся от заключения контракта, если он:
- не представил подписанный проект контракта в срок (ч. 11 ст. 78 Закона N 44-ФЗ);
- не представил выписку из ЕГРЮЛ (перевод иностранных документов о госрегистрации) либо представил документы, но они не соответствуют требованиям (ч. 11 ст. 78 Закона N 44-ФЗ);
- не предоставил обеспечение исполнения контракта, если оно требовалось (ч. 5 ст. 96 Закона N 44-ФЗ).
Рекомендуем составить протокол для фиксации факта уклонения. Разместите его в ЕИС и направьте сведения о таком участнике в ФАС России для включения в РНП (п. 4 ст. 104 Закона N 44-ФЗ).
Направьте контракт второму участнику, если победитель уклонился. Второй участник обязан заключить такой контракт. Если и второй участник уклоняется от заключения, проводите новую закупку. В обоих случаях уклонения вы можете обратиться в суд с иском о возмещении убытков (ч. 12 ст. 78 Закона N 44-ФЗ).
